Uw organisatie al ingericht voor blijvend veranderen?
Ook uw organisatie ontkomt er niet aan!!
Dalende koopkracht, veranderend consumentengedrag, toenemende financieringsproblemen, snelle technologische en maatschappelijke ontwikkelingen en een overheid die steeds meer vraagt van en overlaat aan organisaties, vallen over onze bedrijven en organisaties heen. Men kan door de bomen het bos niet meer zien en dat zorgt dan weer voor veel onrust en onzekerheid.
Ervaart u dit ook? Wel willen inhaken op die veranderingen, maar dit niet kunnen door de steeds snellere, elkaar opvolgende veranderingen? Toch zal ook uw organisatie moeten anticiperen op die veranderingen en daarop flexibel kunnen reageren. U zou wel willen wegkijken, maar dat kan niet. Er is namelijk geen alternatief; u moet wel vooruitkijken! Dit zal ook van u en uw organisatie veel aandacht vergen.
Waar gaat het in de praktijk fout
Veel managers zien de noodzaak van veranderen ook wel, maar zijn echter van mening dat zij daar nu even geen tijd voor hebben. Door de steeds wijzigende omstandigheden, onvolkomenheden in de organisatie en fouten die daardoor weer gemaakt worden, moeten zij namelijk veel aandacht besteden aan operationele problemen. Omdat deze vanwege tijdsdruk en capaciteitsgebrek niet structureel worden aangepakt en doorgeschoven worden naar de toekomst, komen er steeds meer problemen bij. Bovendien krijgen de niet aangepakte problemen steeds meer een structureel karakter en vormen derhalve een extra kostenpost, die mogelijk weer een aanslag doet op de financiële reserves. Kortom de grip op de organisatie neemt af en de organisatie dreigt, zowel in financieel als organisatorisch opzicht, in een neerwaartse spiraal terecht te komen. Pas op het moment dat men ziet dat het zo niet verder kan, komt men tot de constatering dat al veel eerder ingegrepen had moeten worden. Drastische en kostbare maatregelen zijn dan echter al onontkoombaar geworden.
Zie hier het relaas dat al vele organisaties is overkomen. Naast bedrijven, vooral ook te denken aan publieke organisaties als scholengemeenschappen, wooncorporaties, ziekenhuizen en stichtingen van verschillend pluimage.
Wat waren fundamentele fouten
Natuurlijk wil geen enkele organisatie het zover laten komen. Hoe heeft het, afgezien van genoemde operationele perikelen, dan toch zover kunnen komen. Hieronder mogelijke oorzaken die ik in de praktijk heb kunnen waarnemen:
- Onvoldoende vertaling van de visieontwikkeling naar de eigen organisatie. Er vindt meestal wel visieontwikkeling plaats, dat tijdens het ontwikkelproces ook in in- en externe ontwikkelingen wordt meegenomen. Het probleem zit echter veelal in het vertalen van deze visie naar de organisatie toe. Snapt iedere medewerker waar het naar toe moet gaan. Weet iedereen vervolgens zijn eigen rol en verantwoordelijkheid daarin. Die laatste punten blijven echter onderbelicht, waardoor doelen niet gerealiseerd zullen worden.
- Onduidelijke doelstellingen, bedrijfsprocessen en functiebeschrijvingen, waardoor de planning en afhandeling van noodzakelijke bedrijfsactiviteiten niet gewaarborgd is. Daardoor zijn continu “crash acties” noodzakelijk om de zaak draaiende te houden. Het jaar erop blijken dezelfde “crash acties” weer noodzakelijk, alleen zijn er dan weer een aantal bijgekomen, waardoor men achter de feiten blijft aanlopen. De operationele activiteiten en kosten lopen steeds verder op;
- Vooruit schuiven van noodzakelijke structurele veranderingen en investeringen in de organisatie, omdat men daarvoor wellicht externe krachten moet inhuren, waarvoor men geen budget zegt te hebben;
- Door ontoereikende informatie- en rapportagesystemen is men niet op de hoogte van de actuele status van de organisatie, waardoor onvoldoende sturend kan worden opgetreden. De organisatie kan dus niet “in control” komen;
- De kwaliteit van het management en medewerkers laat te wensen over. Management is onvoldoende toegerust voor hun taak om zaken in goede banen te leiden. Medewerkers worden vaak onvoldoende aangesproken op gemaakte afspraken en hun verdere functioneren;
- Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht zijn niet voldoende geëquipeerd voor hun functie, om tegenspel te bieden aan bovenvermelde ontwikkelingen.
Conclusies die men uit bovenstaande omissies kan trekken:
- De voorspelbaarheid en de kwaliteit van de bedrijfsvoering, om te kunnen voldoen aan de bedrijfsdoelstellingen en de eisen en wensen van de stakeholders verslechteren voortdurend;
- Het uitstellen van noodzakelijke veranderingen en innovaties leiden tot steeds meer operationele bedrijfsactiviteiten, die weer tot een steeds hoger kostenniveau leiden. Uiteindelijk zijn de kosten hoger en de kwaliteit lager, dan die van een organisatie die tijdig heeft ingespeeld op noodzakelijke veranderingen en innovaties;
Devies
- Ontwikkel de bedrijfsvisie o.a. gericht op de ontwikkelingen die op de organisatie afkomen.
- Richt je organisatie zodanig in, dat de bedrijfsprocessen van “buiten” naar “binnen” geïmplementeerd zijn, zodat op externe ontwikkelingen flexibel gereageerd kan worden.
- Zorg voor capabel management dat actief en planmatig stuurt en kritische toezichthouders, die kennis van zaken hebben en die daadwerkelijk toezicht houden.
- Stel eisen aan de capaciteiten van het personeel, maak functiebeschrijvingen en werkafspraken en zorg dat zij zich aan de gemaakte afspraken en planning houden.
- Plan noodzakelijke veranderingen en innovaties en voer die daadwerkelijk en tijdig uit. Uiteindelijk bent u beter af, zowel bedrijfsmatig als financieel.
- Zorg voor goed ingerichte en beheerde informatie- en managementsystemen voor adequate besturing van de organisatie, zodat deze “in control” komt en blijft.
- Laat u bijstaan door een professionele organisatie, die geleerd heeft om met een frisse blik naar uw organisatie te kijken, u te adviseren en te helpen met veranderen.
Wim Weegink, managing partner en business architect en innovatiemanager bij ValueXL.
Wim heeft een bedrijfskundige ICT achtergrond met een ruime kennis en ervaring, opgedaan in tal van verandertrajecten, ook in complexe en politiek gevoelige organisaties.
ValueXL is een bureau, gespecialiseerd in verbeter- en vernieuwingsvraagstukken in de bedrijfsvoering binnen organisaties. Het credo van ValueXL is "verbeteren en vernieuwen in samenhang".
Goede bedrijfsresultaten en goede vooruitzichten zijn voor veel organisaties allang niet meer vanzelfsprekend. In 2008 is met de intrede van de recessie, een periode aangebroken waarin ontwikkelingen zo snel gaan, dat organisaties zich daar onvoldoende op hebben kunnen voorbereiden en inrichten. Snelheid is nu gewenst.
Innovatie is voor veel organisaties van cruciaal belang. ValueXL laat organisaties excelleren door snelheid te bewerkstelligen in het snel boven tafel krijgen van mogelijke opties om de bestaande bedrijfsvoering te vernieuwen. Wij adviseren hoe en waar, op korte termijn, vernieuwingen kunnen worden doorgevoerd, met het accent op snelheid, resultaat en risicobeperking.
Te denken aan o.a. de volgende aspecten:
* Snel innoveren van het bestaande dienstenportfolio, en leveren van diensten waar afnemers om vragen. Dit in een geactualiseerd business model;
* Inzichtelijk maken van verstorende elementen die (persoonlijke) targets beïnvloeden en hoe deze aan te pakken of te elimineren;
* Bezuinigingen doorvoeren, zonder dat dit direct ten koste gaat van de business en kwaliteit van de dienstverlening;
* Inzicht krijgen in de financiële en bedrijfsvoering risico’s en hoe daar mee om te gaan;
* Inzicht krijgen in de kwaliteit van de bedrijfsprocessen en de sturing daarop.
Op basis van de resultaten uit dat onderzoek, kunnen direct één of meer van de gewenste veranderingen in gang worden gezet, o.a. met behulp van methodieken als "lean" en "agile / scrum". Daarbij geven wij zelf sturing aan de processen om die veranderingen snel en succesvol door te voeren.
Tot slot: Wij werken desgewenst op basis van transparante "fixed prices" voor het onderzoek en het vervolgtraject. Dus geen financiële ontsporingen en onzekerheden voor opdrachtgevers.
