Time Management door onthaasten

100 tips om geen slaaf maar meester van uw tijd te worden en te blijven.

Overkomt het u ook altijd? U heeft haast en, of de duvel er mee speelt, staan steevast alle lichten op rood als u er aankomt of komt u in een file terecht die normaal gesproken op die dag niet bestaat. U kijkt op uw horloge en schrikt omdat u even de tijd was vergeten. Als u nu niet snel weggaat komt  u te laat op die belangrijke afspraak. U springt in de auto en halverwege de route bedenkt u dat u bepaalde documenten of andere belangrijke zaken als uw portemonnee en/of mobieltje bent vergeten. Dan praten we natuurlijk maar helemaal niet over het snel even via e-mail een bericht met bijlagen versturen om er achter te komen dat u de bijlagen, alweer, vergeten bent mee te sturen en  er een 'werkvoorraad' is (lees: achterstand) in het behandelen van mail en te voeren  telefoongesprekken. Enfin, loopt u uw eigen herinneringen er maar eens een keer op na welke tijdrovende hersteloperaties u in het verleden heeft moeten verrichten om de in de haast gemaakte fouten goed te maken. Uw bloeddruk laten we dan ook maar even buiten beschouwing want die zal zeker niet gedaald zijn.

Waar heeft u het zo druk mee?
Vraag aan een willekeurige manager of medewerker hoe het gaat en in negen van de tien gevallen zult u te horen krijgen dat ze het druk hebben! Herman van Veen heeft er ooit een liedje aan gewijd:’Maak plaats, maak plaats, we hebben ongelofelijke haast!’ Het is overigens interessant om naar de antwoorden te luisteren die de vraag ‘Waarmee heb je het dan zo druk?’ oplevert.
‘Weet ik veel; ik heb het gewoon heel erg druk!’.

Herkent u iets van het voorgaande? Ja? Leest u dan even verder want dan krijgt u wat suggesties om een duidelijk antwoord te geven op de gestelde vraag of, misschien nog wel beter, de vraag niet aan u gesteld behoeft te worden omdat u alles onder controle heeft en u geen slaaf maar meester van uw tijd bent.

Multitasken bron van veel ellende
Er lopen nog steeds mensen rond die in de veronderstelling leven dat multitasken echt mogelijk is. Mannen zouden in ieder geval van deze vorm van werken niet kunnen behappen; dat zou een vrouwelijk privilege zijn, maar dat is een van de vele psychologische broodjes aap.  Wetenschappelijk is al ruim voldoende onderbouwd dat *bewuste multitasking naar het land der fabeltjes moet worden verwezen. Leest u het boek van Prof. Dijksterhuis,’Het slimme onderbewuste’ er maar eens op na als u mij niet gelooft.

Een bekende vorm van multitasken kennen we allemaal: autorijden en telefoneren. Geen van beide taken kunnen gelijktijdig even efficiënt worden uitgevoerd. De snelheid gaat eruit, men let niet meer op het verkeer en voor men het weet komen er ongelukken van. Een vervelende bijkomstigheid kan een forse bekeuring zijn als je door de politie wordt betrapt.

Je kunt soms horen dat mensen aan het multitasken zijn; bijvoorbeeld als zij een telefoongesprek proberen te voeren en gelijktijdig met de computer bezig zijn. Onlangs was ik het slachtoffer van zo’n multitasker die dacht twee dingen gelijktijdig te kunnen doen. Ik formuleerde een onverstaanbare zin en aan de andere kant hoorde ik een bekend instemminggeluid. Gevolg? Geïrriteerdheid aan mijn kant, gevoelens van schuld bij de ander toen ik hem daarover aansprak. ‘Sorry, maar ik heb het ook zo druk. Daarom probeer ik twee dingen tegelijk.’  Is een veelgehoord excuus. Kortom, u kunt uw aandacht maar bij één ding tegelijk houden.

Uitstel grootste tijdverspiller
In eerdere columns heb ik u de kortste time management cursus gegeven die u maar kunt volgen.
De cursus bestond uit de volgende vijf vragen: Moet ik dit nu doen? Leg de klemtoon iedere keer op een ander woord en u heeft al een belangrijk middel in handen om het minder druk te hebben.

De belangrijkste veroorzaker van het ‘druk’ hebben is echter het uitstellen van werkzaamheden. Meestal is dat een vervelende klus. Ieder van ons heeft zo zijn eigen gedachten over wat vervelend is, maar iedereen heeft wel iets. Door alleen al te denken aan die vervelende klus, die we niet willen maar wel moeten uitvoeren, wordt onze stemming nadelig beïnvloed. Door de klus uit te stellen zakken deze gevoelens helaas niet weg, maar worden juist heviger naarmate de druk om de klus af te ronden toeneemt. Uitstellen veroorzaakt negatieve gevoelens, verhoogt de bloeddruk, we zijn sneller geïrriteerd en die gevoelens worden niet zelden in onze omgeving geventileerd. Gevolg? Lagere productiviteit en wij zijn minder aangenaam voor onze directe omgeving. Wilt u tijd winnen, lekkerder in uw vel zitten en u minder opgejaagd voelen? Probeer het volgende dan eens uit.

1. Begin de dag direct met het werken aan die rotklus. U neemt niet eerst een kop thee of koffie want dat is een beloning die u nog niet verdient.
2. Zorg ervoor dat u niet gestoord kan worden, want de verleiding is dan groot dat u die storing eigenlijk wel prettig vindt. Wees hard voor uzelf en laat zien dat u gedisciplineerd kunt werken. Kom desnoods een half uur eerder op kantoor of werk eerst thuis alvorens naar kantoor te gaan.
3. Plaats een tweezijdig bordje op uw bureau en schrijf aan de kant die u kunt lezen: DOE HET NU! Op. Aan de andere kant de woorden NIET STOREN AUB willen nog wel eens helpen om het aantal storingen te verminderen.
4. Is de klus te groot om in een dag af te krijgen, verdeel dan de klus over een paar aan elkaar gesloten dagen. Maak daarom een planning en houdt u eraan! Uiteraard zet u het begin van het werken aan die rotklus als eerste in de agenda.
5. Beloon uzelf na het afronden van de rotklus met een kop koffie of wat anders dat u lekker vindt. Neem daar gerust even de tijd voor.
6. Ervaar na afloop dat heerlijke gevoel dat u na de vervelende klus een aantal leuke dingen kunt gaan doen. Uw omgeving merkt de opluchting en ervaart dat u prettiger in de omgang bent.
7. Heeft u na het opvolgen van deze suggesties toch nog haast? Haast u dan in ieder geval langzaam! Richt uw aandacht op één ding, doe daarmee wat u moet doen, en ga pas daarna over om u te concentreren op de volgende taak.

In mijn boek 'Schat, het wordt wat later' komt u nog  93 andere tips tegen.