Hoe voorkom ik psychische klachten bij mijn medewerkers? Dit is ongeveer de meest gestelde vraag die ik als bedrijfsmaatschappelijk werker krijg. Als je weet hoe je psychische klachten kan voorkomen, scheelt je dat de helft in je ziekmeldingen! Maar, om ze te voorkomen, zul je eerst psychische klachten moeten herkennen.

 De eerste stap is te screenen op afwijkend gedrag van je medewerkers, om zo de signalen te herkennen. Belangrijk is dus dat je het gedrag van je medewerker goed kent.  Ineens is je medewerker een stuk stiller of gaat alleen zitten in de kantine. Of je merkt dat je medewerker vaker geïrriteerd is, meer moppert of erg gestrest is. Allemaal signalen die kunnen wijzen op psychische klachten.

Stap twee is met je medewerker in gesprek te gaan! Maar ja hoe ga je in gesprek met een medewerker die gestrest is? Vaak zit die persoon niet te wachten op een gesprek; hij heeft het druk, is gejaagd en krijgt trouwens vaak maar de helft mee van wat je zegt. Iemand die gejaagd is zal niet goed luisteren. In zijn hoofd is hij al bezig met andere, voor hem meer belangrijke zaken.

schreeuwen

Ik maak vaak mee, dat een medewerker in de wachtstand zit. Hij wacht op:  betere tijden, het weekend, de vakantie, een rustigere periode. Maar tegen de tijd dat er rust is en het lijf zou moeten ontspannen is er zoveel stresshormoon opgebouwd dat hij psychisch niet tot rust over gaat. Het lichaam staat nog op scherp.

Om als leiding gevende niet te bemoeiend over te komen, zou ik zeggen dat je je zorgen maakt. Geef weer welk gedrag je ziet en vraag of je medewerker dit herkent? Vraag naar de oorzaken van het gedrag en vraag ook wat de medewerker zelf zou kunnen doen om weer tot rust te komen. Stel ook de vraag wat jij als leidinggevende zou kunnen doen voor je medewerker.

Stap drie: Verken mogelijkheden en oplossingen. (tools) Achterhaal wat de stress of psychische klachten veroorzaakt. En bekijk samen wat oplossingen zijn zodat de werknemer aan het werk blijft.

Weet de medewerker niet goed waar de stress vandaan komt en wordt werken aan oplossingen daardoor moeilijk? Laat hem dan de Checklist belastende arbeidsomstandigheden invullen. Daarmee krijg je precies in kaart waar de stress op de werkvloer zit. Naast dat de stress uit het werk kan voorkomen, kan het ook uit de privé situatie of de persoon voortkomen. Stress uit de privé situatie kun je als leidinggevende natuurlijk minder mee, want dit ligt buiten jouw beïnvloedingsmogelijkheden. Wanneer je twijfelt of het een combinatie van werk en privé oorzaken is, kun je bekijken wat je zelf nog kunt doen of wanneer je en naar wie je kunt doorverwijzen.

Stap vier: Werken aan oplossingen. Geef je medewerker het gevoel van controle / overzicht terug. Hierbij kun je oplossingen zoeken op het gebied van de arbeidsinhoud, de arbeidsomstandigheden, de arbeidsvoorwaarden, en eventueel in de arbeidsverhoudingen. Op de "Checklist belastende werkomstandigheden" staan 42 mogelijkheden hoe stress verminderd kan worden!

Je zult niet alle stressoren kunnen oplossen voor je medewerkers, maar wanneer je in één of twee tegemoet kunt komen wordt het al wat makkelijker voor je medewerker. Vaak is het beter om preventief de werkdruk wat te verlichten door tijdelijk taken over te dragen om zo uitval te voorkomen. Dit is vaak beter dan dat de medewerker door blijft modderen tot hij of zij vast loopt.  Koppel er wel een termijn aan. Dus: “zullen we afspreken dat de aankomende twee weken een collega die taken overneemt en dat we na 2 weken bekijken hoe jij die taken weer oppakt?”

Oké, ik snap dat je er geen voorstander van bent om het werk te verplaatsen naar iemand anders! Maar als je wilt voorkomen dat iemand uitvalt, dan zal hij eerst moeten zorgen dat deze het gevoel heeft dat de draaglast minder is, zodat je medewerker de ruimte heeft om de draaglast / draagkracht weer in balans te brengen. Geef je niet het gevoel dat de persoon de ruimte heeft? Dan is de kans op uitval groot en ligt in plaats van een aantal taken, een functie tijdelijk stil.

tips

Stap vijf: Geef je medewerker Tips om stressvrij te blijven, en spreek je waardering uit, dat hij of zij is blijven werken door hem of haar regelmatig  een compliment te geven! Dit is wel een van de meest makkelijke en goedkoopste remedies tegen werkstress. Als je medewerker het gevoel heeft dat jij achter hem staat en jij zijn prestatie opmerkt, geeft dat vleugels. Laat je niet weerhouden dat medewerkers je complimenten weg wuiven. Dit is een standaard mechanisme om niet arrogant over te komen. Kritiek komt vaak hard binnen, maar met complimenten weten de meeste mensen zich geen raad. Laat je daardoor niet weerhouden, maar blijf je waardering en complimenten uitspreken.

 Waar doe ik het allemaal nog voor?

Doe je dat niet? Dan heeft dit meestal een negatief effect:  Vaak zie ik mensen afknappen, omdat ze al een tijdje aan het overleven zijn, en de leidinggevende doet in de ogen van de medewerker te weinig met de signalen dat de werkdruk te hoog is. Vaak is de leidinggevende hier wel mee bezig maar omdat dit meestal een langer termijn oplossing is, wordt er vergeten terug te communiceren wat de status is. Na een tijd op de tenen te hebben gelopen, krijgt de medewerker het gevoel:  “waar doe ik het allemaal nog voor?” En omdat hij dit zelf ook niet weet en het idee heeft dat de leidinggevende de inspanningen niet waardeert, kan een opmerking die verkeerd valt net de druppel zijn waardoor iemand volledig afknapt en het werk neer legt. Om die situaties te voorkomen kan een beetje aandacht of een compliment de stimulans geven en de medewerker het gevoel geven dat zijn werk en inspanningen er toe doet. Geef toe, dat wil jij toch ook graag horen? Juist dit levert op het eind van de dag een voldaan gevoel op, ook al zijn de taken nog niet helemaal af.

Dit zijn 5 stappen hoe je psychische klachten kunt voorkomen. Deel gerust dit artikel. Heb jij andere tips die zich in de praktijk bewezen hebben? Laat het mij dan weten. Ik ben erg benieuwd naar jou ervaring.

 
Categorie Organisatie Advies