In tijden van economische tegenwind worden we vaak gedwongen om te zoeken naar innovaties. Een vaak onderschatte innovatie is het verbeteren van de interne processen. Bij veel bedrijven is het voorraadbeheer een belangrijk proces, vooral omdat er veel kapitaal in omgaat en ook bepalend is voor het serviceniveau. Het is dus van groot belang om dit proces eens nader te bekijken, om zo te komen tot een vermindering van de kosten die verband houden met voorraden.
Voorraden komen in vrijwel iedere onderneming voor, van een kleine zelfstandige dienstverlener tot aan de grote handels- of productiebedrijven. Uiteraard verschilt de impact van het hebben van voorraad per bedrijf.

Bij het nemen van beslissingen die betrekking hebben op voorraden moeten we ons zelf altijd een vijftal vragen stellen.

Deze vragen zijn kort te omschrijven als:

1. Wat houden we op voorraad?
2. Waarom houden we het op voorraad?
3. Hoeveel houden we op voorraad?
4. Wanneer houden we het op voorraad?
5. Hoe houden we het op voorraad?

Om de bovenstaande 5 vragen goed en volledig te kunnen beantwoorden zijn twee zaken van groot belang. Het betreft een goede productieplanning en (vraag)voorspelling. Dit is niet eenvoudig, aangezien planningen vaak complex zijn en niemand beschikt over een “glazen bol”. Het gevolg is vaak dat er teveel of te weinig product beschikbaar is op het juiste moment. Vaak is dit ook het gevolg van onvoldoende afstemming tussen de afdelingen: inkoop, verkoop, productie en logistiek. Om de financiële impact van voorraden te beheersen en onder controle te houden is het belangrijk om de totale voorraad regelmatig onder de loep te nemen.

Zo kunnen we in 8 eenvoudige stappen komen tot minder voorraadkosten.

De 8 stappen die we moeten zetten zal ik hieronder benoemen en kort beschrijven.

Stap 1. Procesbeschrijving.
We beginnen met het beschrijven van de processen. Belangrijk zijn de handelingen en/of bewerkingen die worden uitgevoerd, welke artikelen (of artikelgroepen) zijn er in deze processen aanwezig. Te denken valt aan grondstoffen, halffabricaten,  onderdelen, onder handen werk, eindproducten. Dit is eenvoudig in een schema vast te leggen.

Stap 2. Beschrijven en waarderen van de voorraden.
Na de procesbeschrijving gaan we over tot het waarderen van de voorraden. Hierin beschrijven we van ieder artikel het jaarvolume, gemiddelde voorraadhoogte en de prijs per eenheid. Nauw verwante artikelen kunnen we ook indelen in artikelgroepen, de waardering wordt dan door het gewogen gemiddelde gevormd.

Stap 3. Indelen van de voorraden.
We gaan nu de artikelen in een rangorde plaatsen op basis van bijvoorbeeld de grootheden: omzet, omloopsnelheid, aantal orders, ordergrootte, houdbaarheid, etc. Welke grootheden worden gebruikt is afhankelijk van het proces. Door de artikelen in rangorde te zetten krijgen we inzicht in de impact van ieder artikel op de voorraadkosten. Aan de hand van het verkregen inzicht kunnen we prioriteiten stellen in het verbeteren van het voorraadbeheer.

Stap 4. Voorspellen van de vraag en het aanbod.
Vervolgens gaan we een voorspelling maken van de toekomstige artikelvraag per tijdsinterval. Dit is niet eenvoudig, maar kan toch met een goede benadering worden uitgevoerd door een analyse te maken van de historische gegevens van voorgaande jaren/seizoenen en een inschatting van de huidige marktsituatie en/of de vastgelegde afspraken voor in de toekomst. De tijdintervallen kunnen afhankelijk van het proces, de markt en het artikel variëren van dag tot maand.

Stap 5. Bepalen van de essentiële voorraadniveaus.
Afhankelijk van de vraagvoorspelling kunnen de essentiële voorraadniveaus worden vastgesteld. Hiermee wordt bedoeld: hoeveel moet er minimaal op voorraad zijn om altijd aan de vraag te kunnen voldoen?

Stap 6. Bepalen van de juiste bestelmethodiek.
Bij het bepalen van de juiste bestelmethodiek gaat het niet alleen om het verbruik per tijdsinterval, maar spelen ook de bestelkosten een grote rol. In de praktijk wordt vaak een methode toegepast die gebaseerd is op bestelmomenten en bestelhoeveelheden.

Stap 7. Beschrijven van het beleid.
Aan de hand van de bovenstaande 6 stappen hebben we het volgende bepaald: de juiste hoeveelheden, voorkomende invloeden, juiste voorspelde volumes en de meest aansluitende bestelmethodiek. Om de juiste werkwijze en rekenmethode in de organisatie blijvend te kunnen toepassen moeten deze voorraadprocessen goed worden beschreven.

Stap 8. Implementeren van het beleid.
Ter afsluiting gaan we het beschreven beleid in de organisatie implementeren. De situaties kunnen echter na verloop van tijd veranderen en dan is het voor de continuïteit van een goed voorraadbeheer belangrijk om het beleid regelmaat onder de loep te nemen. Hiervoor moeten de 8 stappen bij voorkeur jaarlijks worden herhaald.

Door deze stappen te volgen krijgen we grip op de voorraad en wordt een verlaging van de voorraadkosten werkelijkheid. Dit echter ook zonder afbreuk te doen aan het vereiste serviceniveau. Deze methode is zowel toepasbaar voor kleine als grote ondernemingen in zowel productie als handels sectoren.

 

Meer inzicht willen verkrijgen in uw voorraadbeheer en uw logistieke bedrijfsprocessen is nu eenvoudig mogelijk. Neem contact met mij op of vraag de gratis Logistieke Bedrijfscheck aan.

 
Categorie Organisatie Advies