De verbouwing van het Rijksmuseum werd in eerste instantie geraamd op 275 miljoen euro en 5 jaar looptijd maar werd uiteindelijk bijna 400 miljoen euro en duurde bijna 10 jaar. In de serie “Het nieuwe Rijksmuseum” spatte de onmacht bij de museum directeur van het scherm. Hij vertelde het gevoel te hebben op een rijdende trein te zitten zonder te kunnen stoppen. Heb je je wel eens afgevraagd, hoe het kan dat de meeste bouwprojecten de geplande einddatum overschrijden? En dat de bouwkosten soms gierend uit de bocht vliegen? Hoe komt het dat een plan, die wij van te voren bedenken vaak niet uitkomt zoals we bedacht hadden?

De reden van dit soort overschrijdingen zit m in de schaal waarop we de dingen bekijken. Vaak wordt een bouwplanning gemaakt door een projektleider van een aannemer. Zo’n planning is vaak grof van opzet en van de grote lijn. Daarnaast moet een projektleider kunnen inschatten van alle onderaannemers hoe veel tijd iets kost. Hoe lang duurt het heien, het tegelen, het metselen van een scheidingswand, etc.

Daarbij is er een belangrijk probleem: Hij heeft nooit zelf geheid, getegeld of gemetseld. Daarom maakt hij gebruik van vuistregels. Die regels zijn gemiddelden die gebaseerd zijn op jaren ervaring. Je zou zeggen, so far so good.

Maar juist daar gaat het mis. Het zijn juist kleine details die bepalen of iets langer duurt of niet. Daarom is het niet de projectleider die zou moeten plannen maar de mensen die zelf het werk maken. Deze mensen weten hoe lang iets duurt. Ze schatten vaak de tijd goed en houden rekening met schijnbaar onbelangrijke details.

Stel nu dat er op deze manier een planning onstaat? Komt het dan goed? Zijn alle projecten dan op tijd en binnen budget en “All is well in the world”?

Continue veranderingen maken vergaderen op regelmatige basis noodzakelijk

Nee. Er is meer nodig dan alleen een goede realistische planning. In een Lean bedrijf zoals Toyota zegt men het volgende over planningen:  “Plans are things that change”. Dus mensen bij Toyota gaan er van uit dat Planningen altijd wijzigen. In de ogen van Toyota zijn planningen dus niet stabiel, maar zijn continu onderhevig aan verandering.  Toyota heeft daarom dagelijks overleg over het vijf jaars productieplanning…. Dagelijks!

Daarom is het cruciaal dat er ook in bouwprojecten niet wekelijks of maandelijks, maar dagelijks de planning wordt besproken.  Door de mensen die zelf gepland hebben en die het werk daadwerkelijk maken.  De reden voor zo'n dagelijkse bouwvergadering is dat iedere overschrijding klein begint... met een paar uurtjes.  Dat is het moment op de overschrijding nog direct in te halen. Een kleine overschrijding is immers vaak eenvoudig op te vangen, een grote vaak niet meer.

Juist dat dagelijkse (staand) overleg zorgt voor meer dan alleen goede afronding. Iedere dag weer samen problemen oplossen, samen moeten werken omdat dat de enige manier is, langzaam groeien als team. Na een tijdje kan het zomaar gebeuren dat de cultuur van het team verandert. Mensen zijn geen medewerker meer van een metselbedrijf maar van het project. En dan ontstaat teamgevoel, en uiteindelijk zelfs plezier.
 
Categorie Organisatie Advies