Het belang van theoretische kennis en ervaring bij een praktisch beroep als planner.

 

De processen.

Het plannen van processen wordt gezien als een complexe aangelegenheid die veel ervaring vereist. Alle processen waar we dagelijks mee te maken hebben worden vaak op een planmatige wijze uitgevoerd. Zo wordt er veel planmatig gewerkt binnen o.a. de afdelingen: marketing, verkoop, inkoop, productie, personeel, financieel en productontwikkeling

De drie meest gebruikte planningen zijn:

  1. Strategisch (lange termijn)
  2. Tactisch (middellange termijn)
  3. Operationeel (korte termijn)

Wat kennis- en ervaringsbehoefte betreft loopt het vereiste niveau van laag bij operationeel naar hoog bij strategisch. Dit is begrijpelijk omdat strategische planningen een grotere impact hebben in de bedrijfsvoering van organisaties.

De 3 hoofdvaardigheden.

De mate van planning wordt bepaald door de aard van de bedrijfstak met de bijbehorende processen. Ook het doel van de planning stelt weer z’n eigen eisen.

Het goed plannen van processen bevat 3 hoofdvaardigheden:

  1. Het logisch ordenen, verwerken en delegeren van taken en werkzaamheden.
  2. Het adequaat reageren en inspelen op onverwachte veranderingen.
  3. Het anticiperen op komende ontwikkelingen/orders.

Een goede planner zal al deze 3 hoofdvaardigheden in voldoende mate moeten beheersen. Als planner heb je binnen je bevoegdheid immers veelal te maken met zowel de korte- als de lange termijn processen.
Ervaring in en kennis van deze drie hoofdvaardigheden is zeker geen overbodige luxe. Een goede uitvoering vraagt ook om een efficiënt samenspel van kennis en vaardigheden. De vaardigheden leer je over het algemeen in de praktijk en zullen groeien door ervaring, maar voor voldoende kennis zal toch ook een goede theoretische opleiding of training nodig zijn.

Zodra de planner deze drie hoofdvaardigheden en de opgedane kennis voldoende beheerst zal de kwaliteit van het planwerk sterk verbeteren. Er zal immers door de planner minder in hokjes (eigen taken) worden gedacht, maar meer als onderdeel van de gehele keten.
Het inzicht van de planner en de taakuitvoering door de planner zal zich dan ook meer ontwikkelen van puur activiteit georiënteerd naar keten georiënteerd, wat uiteindelijk de totale kwaliteit van het proces ten goede komt. Er zal minder suboptimalisatie binnen de organisatie voorkomen en dat zal weer leiden naar een verhoging van de service en een verlaging van de kosten.

Het plannen van de bedrijfsprocessen doe je dus door het toepassen van kennis en vaardigheden.
Vaak wordt er wel gezegd dat de praktijk de beste leermeester is, dat is in principe ook zo, maar om de praktische vaardigheden goed op te bouwen is toch enige theoretische kennis vereist. Om maar een voorbeeld te noemen: "Je rijbewijs heb je immers ook gehaald door een combinatie van theorie en praktijk".

Op de automatische piloot.

Het risico van het alleen maar leren plannen uit de praktijk is dat je goed kan inspelen op die situaties die je in je eigen praktijk bent tegengekomen, maar in vreemde situaties ben je minder effectief. Je gaat als planner als het ware handelen op de “automatische piloot”, maar is er dan wel altijd optimaal gehandeld?. In de processen die door de planner worden aangestuurd gaat het vaak om grote bedragen en verantwoordelijkheden, waar we ons niet altijd even bewust van zijn. Achtergrondkennis vanuit de organisatie (zoals tarieven en kosten) is ook een belangrijke bron van informatie voor het verkrijgen van het totale inzicht in het proces. Hoe meer kennis en actuele informatie je in je hoofd hebt, des te minder reageer je in (onverwacht) afwijkende situaties op je onderbuikgevoelens. Zoals we weten is je onderbuik is niet altijd de beste raadgever.

“De logistieke planner”.

Als voorbeeld wil ik even de functie van transportplanner aanhalen. Deze functies zijn tegenwoordig erg complex en vereisen daardoor meer kennis en vaardigheden dan in het verleden. Het op de kaart kunnen aanwijzen van je laad en los adressen en deze op route zetten is niet meer voldoende om een goede planning te maken. Wat je in de praktijk in de transportwereld vaak ziet is dat een chauffeur met een goede staat van dienst en veel ervaring op de auto na verloop van tijd naar een planningsfunctie op kantoor gaat. Op zich is daar uiteraard niks mis mee, je haalt immers praktijkkennis en –ervaring naar de planningsafdeling, maar het heeft soms bepaalde gevaren in zich.
Bij een logistieke planning is bij een goede planner ook voldoende theoretische achtergrond, denk hierbij aan: planningsmethodieken, automatiseringskennis, talenkennis, sociale vaardigheden, etc. Dit zijn vaardigheden die niet iedereen voldoende van nature bezit.

De engineer van de toekomst.

We kunnen stellen dat de planner van nu is de engineer in de toekomst. De eisen die tegenwoordig (en in de toekomst) aan planners worden gesteld liggen daarom ook op een hoger niveau. We moeten immers voorkomen dat een goede chauffeur op de weg een brokkenpiloot op de planning wordt. Bij goede vaardigheden en voldoende kennis is niet alleen de onderneming gebaat, ook de planner zal met meer plezier en gemak zijn of haar werk doen. Er is nu ook meer ruimte voor mogelijke taakverruiming, taakverrijking en taakroulatie.

Kortom: Een goede planning is het resultaat van een combinatie van kennis en ervaring.

 

Deze bovenstaande beschrijving en voorbeelden van het planningsproces zijn hoofdzakelijk gebaseerd op de planning van logistieke processen, maar met een kleine vertaalslag zijn ze uiteraard ook toepasbaar/wenselijk in alle andere planningsprocessen en bedrijfstakken.

 
Categorie Organisatie Advies