debiteurenbeheer.1 pngBijna elk bedrijf heeft er mee te maken. Debiteuren en dus een debiteurenbeheer. Dit is niets minder dan te zorgen dat de debiteuren op tijd betalen. En het is van essentieel belang omdat zonder inkomende geldstroom geen enkel bedrijf kan overleven. Als de debiteuren niet betalen kan dit zelfs een faillissement van je bedrijf betekenen.
Ondernemers vinden het vaak lastig om een klant te vragen om de factuur te betalen als deze is vervallen. En toch is het heel normaal. De klant doet het ook bij zijn klanten. En het is je eigen geld waarvoor je een prestatie hebt geleverd.

Hoe zorg je ervoor dat de klant op tijd betaald?

Stuur een duidelijke factuur. Het te betalen bedrag moet duidelijk zijn. Zorg er ook voor dat de factuur duidelijk herkenbaar is als factuur. Denk hierbij aan de lay-out en de omschrijving. Vermeld de exacte datum wanneer de factuur betaald moet zijn. Wees duidelijk in de omschrijving van de geleverde prestaties en voeg eventueel een specificatie als bijlage bij. Als hier misverstanden over bestaan kan dit vertraging opleveren. Voeg de algemene voorwaarden bij. Hoe duidelijker de factuur is, hoe minder discussie er ontstaat en dus hoe minder vertraging.

Hou je zelf ook aan de vervaldatum. Als de factuur vervallen is neem dan meteen contact op met de debiteur. Stuur een vriendelijke betalingsherinnering en geef de debiteur een paar dagen de tijd om alsnog te betalen. Vermeld dat duidelijk in de betalingsherinnering. Wanneer deze datum verstreken is, onderneem dan direct weer actie. Je kunt dan een aanmaning sturen en eventueel een incassobedrijf inschakelen. Wanneer je jezelf aan de vervaldata houdt, weet de debiteur dat je jezelf serieus neemt. Hij zal jou dan ook serieus nemen. En bewaar alle correspondentie uiteraard goed.

Herken signalen van de debiteur

Er zijn bepaalde signalen die je kunt herkennen. Een debiteur is altijd goed van betalen geweest en betaalt nu ineens in termijnen. Of een debiteur heeft altijd op tijd betaald en betaalt nu ineens te laat. Herken deze signalen. Het kan duiden op liquiditeitsproblemen bij de debiteur.

Zorg voor een goed debiteurenbeheer

Zie debiteurenbeheer als een belangrijk onderdeel van de bedrijf. Het gaat om geld wat je nodig hebt bij de bedrijfsvoering. Stel eventueel iemand aan speciaal voor deze taak. Houdt een goed dossier bij en wees niet te bang om een debiteur te benaderen wanneer dit nodig is. In het verleden heb ik vaak gehoord: Ja maar het is een grote klant en ik wil hem niet kwijt. Dus maan ik nog maar niet aan. Maar wat is een grote klant waard als hij niet betaalt? En als je netjes en correct blijft zal je de klant niet kwijt raken. Want hij weet heel goed dat hij moet betalen. Ik heb bedrijven failliet zien gaan omdat ze geen goed debiteurenbeheer hadden. De kunst is natuurlijk wel om de relatie goed te houden.
 
Categorie Financieel Advies