Boekhouden in excel, goedkoop en makkelijk
Wie een bedrijf start is verplicht om een boekhouding bij te houden. Je moet je inkomsten en uitgaven bijhouden om zo een goede balans en resultatenrekening te kunnen maken. Belangrijk voor jezelf want je wilt weten hoe je bedrijf er voor staat . Hoeveel winst je maakt en wat je vermogen is. Maar ook voor de belastingdienst moet je een administratie bijhouden. Dit kan allemaal met een boekhoudprogramma, maar het kan ook prima in Excel.
Voordelen van boekhouden in Excel
Het is ideaal voor een startende ZZP’er. Maar ook voor reeds gevestigde ZZP’ers en kleine MKB bedrijven is dit een prima middel. Het is gratis, want excel zit meestal in het office programma wat al op je computer zit. Je hoeft dus niet een boekhoudprogramma aan te schaffen. En boekhouden in Excel is niet moeilijk. Je kan het prima zelf doen. Je hebt er geen tot weinig boekhoudkennis voor nodig. Je adviseur kan je een sjabloon aanleveren welke je eenvoudig kunt invullen. En alles wat je zelf kan doen en dus niet hoeft uit te besteden bespaart weer geld. Je kan zo je geld beter investeren in een adviseur die je waardevolle adviezen geeft.
Meer inzicht in je cijfers
Bovendien, als je het zelf doet heb je ook meteen inzicht in je cijfers en dus in je financiële positie. En dat is ook belangrijk. Je hoeft niet je adviseur te vragen om een overzicht, wat tijd en geld kost. Je hebt alles in eigen hand. Hierdoor kun je snel beslissingen nemen. En snel kunnen schakelen is belangrijk voor je onderneming. Doordat een kleine onderneming snel kan schakelen heeft hij al een voorsprong op de grotere bedrijven. Een andere bijkomstigheid is dat een boekhouding in Excel wordt geaccepteerd door de belastingdienst.
Boekhouden op maat
Boekhouden in Excel is boekhouden op maat. Je kan het zo eenvoudig houden als je zelf wilt. Of je kan het uitbreiden zoveel je wilt. Factureren, openstaande debiteurenlijsten, BTW aangiften, het is allemaal mogelijk met Excel.
Voor de startende ZZP’er, maar ook de reeds gevestigde ZZP’er en kleine MKB onderneming is boekhouden in Excel dus een prima middel. Weinig kosten door het zelf te doen en geen aanschaf nodig van een boekhoudprogramma. Geen of weinig kennis van boekhouden nodig. Snel inzicht in je financiële positie en dus snel schakelen en weten waar je staat. En als je weet waar je staat, weet je ook waar je naar toe kan. Je kan dus zo gaan groeien.
Denken in kansen. Niet alleen maar de cijfers vaststellen, maar ook kijken naar de toekomst. Want voor elk bedrijf zijn er mogelijkheden en kansen. Ook in moeilijke tijden.
Dat mijn aanpak succesvol is blijkt wel uit de snelle groei die ik de afgelopen maanden heb meegemaakt. Veel bedrijven, ook zij die het minder goed deden heb ik al op de rails gezet. Ook omdat ik me wel eens wat extra inzet. Het motiveert mij om bedrijven weer de goede kant op te sturen en financieel weer gezond te maken. Uurtje factuurtje is niet aan mij besteed. Soms moet je ook uitbetaald worden in geluk.
Natuurlijk moet er een jaarrekening gemaakt worden, en een belastingaangifte. Maar dat alleen is niet voldoende. Lopende cijfers zijn minstens zo belangrijk om de juiste strategie voor de toekomst uit te stippelen. Ondernemers die dat willen help ik ook met het zelf bijhouden van hun administratie. Dat bespaart tijd en geld.
En met een online boekhoudprogramma kan ik altijd meekijken en bijsturen. Zo zijn de cijfers altijd up to date en kan er tijdig bijgestuurd worden. Ondernemen is hard werken en daarom verdiend elke ondernemer een kans.
Help, je boekhouding in Excel, dat gaat de mist in. Jaar 1 gaat dit vaak nog goed maar na jaar 2-3-4 (afhankelijk van je nauwkeurigheid en je excel kennis) komen er formulefouten in. Deze worden meestal niet herkent door de gebruiker. De gevolgen zijn vaak groter en duurder dan een goed boekhoudpakket. Vaak is een boekhoudpakket ook nog overzichtelijker dan de boekhouding in Excel. (zie ook de andere blog over het belang van een goede boekhouding) Kies bij voorkeur een online oplossing (www.gere-geld.nl gemiddelde zzp-er € 10,- per maand), dan kun je goed, eenvoudig en doeltreffend je boekhouding bijhouden, blijf je up to date met de wet en regelgeving en houd je middels de rapportage inzicht en overzicht over je financiën. BTW aangifte gaat met enkele drukken op de knop, automatisch vanuit gere-geld en je krijgt een terugmelding van de belastingdienst. Factureren gaat ook zeer eenvoudig, evenals het maken van betaalbatches. Kortom, voor het geld hoef je een goed boekhoudpakket niet meer te laten, en door de online oplossing te kiezen kun je ook makkelijk samenwerken met je administratiekantoor. (bijv. ondernemer factureert zelf, overige is uitbesteed)
Een betere oplossing dan Excel is naar mijn mening ook een echt boekhoudprogramma. Naast de vele betaalde online- en offline toepassingen is GnuCash een goed, degelijk en compleet open source boekhoudprogramma. Wel moet je kennis van boekhouden hebben om het voor de Nederlandse situatie goed in te richten en mis je bijvoorbeeld mogelijkheden om digitaal de BTW-aangifte te doen. Maar het werkt perfect als je het eenmaal kent, inclusief het aanmaken van facturen en debiteurenbeheer, om de boekhouding inclusief balans en resultatenrekening bij te houden.
Helder stuk. Kan beamen dat ik een stuk beter overzicht heb wat betreft de financiële toestand van mijn ondernemingen omdat ik het nu voor het grootste gedeelte zelf doe.
Kies voor een template die is ontwikkeld door een finance en Excel expert en je bent spekkoper! 1. Excel bespaart tijd, omdat je er direct mee kunt werken. Je hoeft geen nieuwe software te leren kennen. 2. Werken met Excel is simpeler dan je denkt. Cellen invullen en klaar! 3. Excel maakt geen fouten, mensen wel. Hoeveel bugfixes worden er maandelijks in software hersteld? 4. Met Excel bespaar je op dure boekhoudsoftware 5. Je gegevens staan veilig op je eigen computer (en in de cloud) 6. Excel geeft (veel) meer inzicht in je cijfers. Excel is de koning van de rapporten. 7. Met Excel bereken je simpel alle te betalen belastingen. In mijn blogartikel ga ik er dieper op in.