De huidige economische ontwikkelingen en de effecten die deze hebben op de juridische sector, leiden ertoe dat steeds meer advocaten solo verder gaan of een nichekantoor starten. Ervaren advocaten van grote en kleinere kantoren én jonge, net beginnende advocaten starten hun eigen kantoor. Veel van hen zijn echter niet goed voorbereid op de uitdagingen die zij nu gaan tegenkomen: naast advocaat ook ondernemer zijn, een bedrijf runnen, waarbij het niet van belang is of dat met of zonder personeel is.
Veelal hebben zij dezelfde zorgen en frustraties, maar de behoeften en uitdagingen zijn vaak afhankelijk van de fase van ontwikkeling waarin het kantoor zich bevindt. In dit artikel vindt u een aantal overlevingstips voor de verschillende fases:

Fase I – Startup advocatenkantoor

In deze fase gaat het allemaal over u. In het begin hebt u waarschijnlijk geen kantoorpersoneel en als u nog niet zo veel ervaring hebt als jurist of advocaat, ontwikkelt u uw competenties in de praktijk, zowel op uw vakgebied als op het gebied van cliëntbenadering en service. Uw prioriteit zal zijn om de door u opgedane kennis om te zetten in de juiste dienstverlening voor uw cliënten – en dat zult u snel in de vingers moeten krijgen. Aangezien u geen senior partner bij de hand hebt die u kan coachen en trainen, zult u op zoek moeten gaan naar bronnen buiten uw kantoor.
Uw tweede prioriteit zal het vinden van cliënten zijn. U zult aan de slag moeten met de marketing en promotie van uzelf en uw kantoor. Het budget zal beperkt zijn, dus de grootste investering zal bestaan uit tijd, de non-declarabele uren die u aan marketing en acquisitie besteedt.
Uw derde prioriteit is ervoor te zorgen dat u door uw cliënten wordt betaald. Zelfdiscipline en goed timemanagement zijn de belangrijkste succesfactoren.

Fase I: Overlevingstips

Strategisch plan
Creëer een businessplan voordat u ook maar denkt aan starten met een (nieuw) advocatenkantoor. Zelfs een businessplan van één pagina volstaat. Dit plan dient als routebeschrijving voor uw praktijk. Waar moet u allemaal aan denken?

Start uw advocatenkantoor
Dit bevat alles: van het bedenken van een aansprekende naam tot de rechtsvorm voor uw kantoor. De keuze voor een kantoor vanuit huis, een 'virtueel' kantoor, een gedeeld kantoor of een gehuurde kantoorruimte. En de keuze voor de software en andere kantoorzaken die nodig zijn.

Ontwikkel competenties in recht én ondernemen
Vind iemand uit het vak die uw mentor kan worden. Iemand die ervaren is in het runnen van zijn of haar eigen kantoor. Overweeg een businesscoach.

Cliënten vinden
Veel tijd moet worden gebruikt voor het vinden van cliënten. Succesvolle zelfstandige advocaten zijn:

• 'finders' (ontwikkelen nieuwe business, zijn altijd op zoek naar nieuwe mogelijkheden)
• 'minders' (managen cliëntenzaken en bouwen relaties op)
• 'grinders' (werken hard aan cliëntenzaken, verlenen diensten die inkomsten genereren).

Zorg ervoor dat deze drie zaken evenredig aan bod komen.

Cliëntontwikkeling / Marketing.

• Netwerk actief met uw potentiële cliënten, collega-advocaten en andere groepen die voor uw business van belang kunnen zijn.
• Vraag om referenties van tevreden cliënten.
• Ontwikkel een eersteklas website die laat zien wat uw expertise is en waarin u zich onderscheidt van uw concurrenten.
• Bouw een degelijke cliëntendatabase op.
• Ontwikkel een persoonlijk marketingplan.

Weten hoe dat marketingplan er uitziet? Neem daarvoor contact met mij op

Betaald krijgen

• Stel overeenkomsten op die betaalafspraken bevatten
• Accepteer diverse betaalmethoden

Financieel management
Kijk welke cijfers binnen uw vakgebied gangbaar zijn, stel doelen en bekijk regelmatig of u deze doelen haalt. Stuur bij indien nodig. Manage actief uw cash flow. Onthoud: winst uit inkomen is niet hetzelfde als cash flow.

Manage uzelf – Zelfdiscipline en Verantwoordelijkheid
Werk samen met andere zelfstandigen

Fase II – Naar het volgende niveau: nieuwe uitdagingen vereisen nieuwe competenties

Als u succesvol bent in fase 1, dan hebt u nu misschien hulp nodig op het gebied van administratie, ondersteunende diensten of van een vakgenoot die zich aansluit bij uw kantoor. Nu moet u naast uzelf ook anderen managen. U hebt misschien grotere kantoorruimte nodig, zeker als u eerder vanuit huis of virtueel werkte. En nieuwe (management)competenties zijn vereist.
Sommige advocaten ontwikkelen nooit de eigenschappen die vereist zijn voor deze groei en zullen daarom nooit groeien.

Fase II Overlevingstips

Nieuwe medewerkers
Weet naar wat en wie u op zoek bent. Ga niet over één nacht ijs.
Weet welke vergoeding advocaten en stafmedewerkers verwachten
Beslis of u langdurige of kortstondige contracten wilt aangaan en relaties wilt opbouwen.

Ontwikkel competenties op de volgende gebieden: anderen managen, het vinden, managen, motiveren, trainen en behouden van talent. Dit gaat over:

• Arbeidsovereenkomsten
• Human Resources
• Managen van anderen
• Werk delegeren
• Toezicht op het werk

Gebruik de onderstaande HR-instrumenten en -processen

• Duidelijke beschrijving van de werkzaamheden
• Beoordelen van de verrichtingen (beoordelingsgesprek en vastlegging daarvan)
• Kantoorgebruiken en procedures
• Kantoorvergaderingen (vergadermanagement)
• Personeelsdossiers
• Loonstaten en -rapportages
• Salarisadministratie

Uitdaging in Fase II:
Weten wanneer het het moment is om deze fase in te gaan.

Fase III – Samenwerkingen: Intern of met andere kantoren

Uiteindelijk komt het moment van samenwerkingen aangaan – wellicht meer gebaseerd op de behoefte of wens om een partner te benoemen of om een specialisatie aan uw kantoor toe te voegen. Misschien bent u uw hele werkzame leven een eenmanszaak geweest en bent u nu op zoek naar de juiste afronding door een partner te benoemen, een fusie aan te gaan of uw praktijk te verkopen. Partners worden met een andere advocaat vraagt om nieuwe persoonlijke ontwikkeling en nieuwe competenties die u in deze fase zult moeten ontwikkelen.

Fase III Overlevingstips

Het aangaan van een zakelijk partnerschap is als een huwelijk. Trouw met de juiste persoon en u wordt gelukkig. De partnerschappen die mislukken doen dat omdat ze zijn aangegaan met de verkeerde persoon. Compatibiliteit is essentieel. Bespreek:

• De langetermijndoelen van beide partijen
• De werkethiek
• Gemeenschappelijke interesses
• Geld en vergoedingen

Denkt u aan fuseren? Onderzoek wijst uit dat ? tot ½ van de fusies mislukt omdat culturen botsen of omdat er personele problemen ontstaan. Ga geen fusie aan om de verkeerde redenen. Succesvolle fusies zijn gebaseerd op solide geïntegreerde business-strategieën die synergie creëren en die meer waarde bieden aan cliënten dan dat beide partijen in hun eentje zouden bieden. De juiste redenen om te fuseren kunnen zijn:

• een betere concurrentiepositie van het kantoor.
• uitbreiding van de specialisatie.
• verkrijgen van meer expertise.
• uitbreiding richting andere regio's.
• toevoegen van nieuwe specialisaties.
• uitbreiding van het cliëntenbestand.
• verbetering en versterking van klantrelaties.

Redenen om te willen fuseren en uw doelstellingen. Stel uzelf de volgende vragen:

• Wilt u bij een groot kantoor werken? Wat is de ideale grootte van dat kantoor?
• Wat drijft u om te willen fuseren?
• Als de achterliggende drijfveer is omdat u van de interne problemen af wilt zijn: wat hebt u gedaan om deze problemen op te lossen?
• Is het belangrijk dat uw naam onderdeel is van de naam van het kantoor?
• Wat zijn uw verwachtingen en doelstellingen van een fusie?
• Wat zoekt u in een fusiepartner?
• Wees er zeker van dat de fusiepartner aanvullend is. Als uw zwakke punten leiderschap, management en administratie zijn, zorg er dan voor dat dat juist de sterke punten zijn van uw fusiepartner. Dit is wellicht moeilijk te vinden in een kantoor met minder dan 25 advocaten.

Neemt u de overlevingstips ter harte, dan bent u klaar voor uw (nieuwe) uitdaging

Gebaseerd op een artikel van Olmstead & Associates
 
Categorie Marketing Advies