Financiën op orde met Excel

Veel startende ondernemers redden het niet met hun onderneming. Vaak zijn zij heel goed in hun vak, maar hebben hun financiën niet op orde. Hoe houd je dan overzicht in de boekhouding? Een goed administratie -of accountantskantoor kan deze zorg grotendeels uit handen nemen. Maar de verantwoordelijkheid ligt nog altijd bij de ondernemer zelf. Ik ken helaas gevallen die deze verantwoordelijkheid volledig uit handen gaven aan partijen die misbruik maakten van dit vertrouwen en achteraf met de problemen zaten.

Een goed administratiekantoor houdt de ondernemer tussentijds op de hoogte van de financiële situatie en niet achteraf. Ondernemers hebben geen behoefte aan ellenlange rapportages vanuit een boekhoudprogramma. Hoe houd je een ondernemer dan toch betrokken bij zijn of haar financiële situatie? Door een duidelijk overzicht te creëren waarop men snel en duidelijk de benodigde informatie aantreft. Met een Excel overzicht kun je gemakkelijk analyseren: Hoe sta ik er momenteel voor? Hoe zal het verlopen in de toekomst? Waar kan ik bijsturen?

Excel kan ook goed gebruikt worden voor het maken van bedrijfsformulieren zoals: kilometerregistratie, onkostendeclaratie, vakantiedagenregistratie. Ons administratiekantoor verstrekt deze formulieren kosteloos aan de klanten. De ondernemer kan de administratie overzichtelijk aanleveren, dit levert ons tijdsbesparing op bij de verwerking, wat de ondernemer dan weer geld bespaart. Een win-win situatie dus.

De pro's en contra's van boekhouden in Excel

Vaak genoemde bezwaren om Excel te gebruiken bij de boekhouding zijn: te ingewikkeld, fouten in formules, niet veilig. Je kunt het natuurlijk zo ingewikkeld maken als je zelf wilt en wanneer je geen ervaring hebt, kun je je beter niet wagen aan moeilijke formules. Toch is Excel een belangrijke aanvulling op de boekhouding waarmee je overzichten kunt creëren om te analyseren, totaliseren en rapporteren. Met mijn blog wil ik ondernemers graag laten zien dat zij zelf ook met eenvoudige sjablonen heldere en informatieve overzichten kunnen maken, zonder dat zij hiervoor diepgaande kennis nodig hebben van Excel.

Ook meer overzicht met Excel?

De komende maanden zal ik verder ingaan op het gebruik van Excel bij het boekhouden. Daarbij geef ik praktijkvoorbeelden en lever de daarbij horende sjablonen in Excel. Je zult zien dat je geen hogere wiskunde hoeft te gebruiken om overzicht te krijgen in de administratie!

Een eerste Excel voorbeeld uit de praktijk

Soms wordt er meer uitgegeven dan de bedoeling is. Wanneer je dit na afloop signaleert ben je te laat. Je houdt grip op de situatie wanneer je dit goed bijhoudt.

Een ondernemer (eenmanszaak) kreeg een opdracht van zijn klant om een groot project uit te voeren. Goed nieuws natuurlijk! Maar de vorige keer ging hij bijna failliet bij een groot project omdat hij alles voor moest financieren en de inkoop toch hoger was dan hij verwacht had. Deze ondernemer kreeg allereerst het advies om in een aantal termijnen tussentijds te factureren. Dit was geen probleem voor zijn klant. Daarnaast werd een overzicht in Excel gebruikt voor de kostenbewaking van dit project. De ondernemer heeft het project zonder problemen afgerond met het beoogde winstresultaat.

Ik heb gebruik gemaakt van: Sjabloon kostenoverzicht van klein bedrijf.
Een korte instructie:

  • Onder in het scherm staan de tabs (werkbladen) jaartrends en maanden.
  • In het werkblad jaartrends kun je de soorten uitgaven invullen bij uitgave 1 tot en met 5. De overige gegevens verschijnen vanzelf wanneer je gegevens invoert in de werkbladen van de maanden.
  • In de werkbladen van de maanden houd je de uitgaven bij. Bij uitgave 1 tot en met 5 gebruik je dezelfde titels als in het werkblad jaartrends. Daaronder specificeer je deze uitgaven.
  • De totaalbedragen verschijnen, inclusief grafiek op het werkblad jaartrends.

Ik hoop dat andere ondernemers hiermee ook een heldere analyse kunnen maken van hun uitgaven.

Het volgende Excel praktijkvoorbeeld

De volgende keer geef ik informatie over de onkostendeclaratie van een ondernemer: het door belasten van de onkosten, het terugvorderen van de BTW en het opstellen van een onkostendeclaratie. Uiteraard plaats ik daarbij een handig Excel sjabloon.

Heb je zelf een praktijkvoorbeeld waarvoor je graag een makkelijk Excel sjabloon zou willen zien? Geef het aan! Jouw bijdrage wordt op prijs gesteld.

 
Categorie Financieel Advies