Iedere ondernemer en leidinggevende kent periodes dat het niet gaat zoals je wil. De markt zit tegen, er is personeel ziek, een grote klant valt weg, er moet onverwachts een grote investering worden opgehoest etc. Als dat aan de orde is loopt de druk op en zou je willen dat je werknemers een tandje bijzetten. De ervaring leert dat je dat op een handige manier moet vragen. In dit blog geef ik hiervoor een heel sterke tip. Maar wat heeft dat dan met een gele auto te maken?...

Ja, je moet er om vragen

Allereerst is het belangrijk om gewoon maar te accepteren dat je het moet vragen. Ik spreek vaak ondernemers die zeggen 'maar ze weten toch wat er speelt!'. Helaas weet ik uit ervaring dat het niet zo werkt. Heb je een klein bedrijf dan kan het zijn dat jouw werknemers opmerken wat er aan de hand is. Toch hebben zij nou eenmaal een andere oriëntatie en beleving, een andere focus dan jij hebt als ondernemer of verantwoordelijk directeur. Dit betekent dat zelfs als zij meekrijgen wat er speelt, dit niet direct omgezet wordt in extra actie. Hoogstens in het ervaren van ongemakkelijkheid en misschien wel 'even uit de buurt blijven van de baas'.

Ben je zelf werknemer geweest en werd je op een bepaald moment ondernemer, dan heb je toen waarschijnlijk een soort verhoging in alertheid, risicobeleving, verantwoordelijkheid en focus ervaren. Jouw werknemers hebben over het algemeen niet die ervaring.

Wat niet werkt

Ok, dus je gaat er om vragen. Maar wat zeg je dan? Allereerst, wat niet werkt is om jouw stress te hard door te koppelen naar je werknemers. Het mag best voelbaar zijn dat het 'alle hens aan dek' is. Maar als je daarin te ver gaat schrikt iedereen, en gaat de eerste aandacht uit naar bijvoorbeeld baanbehoud in plaats van het verbetering op het werk. Ik ga er voor het gemak nu even vanuit dat de situatie zover nog niet is, anders ben je erg laat met je het inschakelen van je werknemers.

Wat ook niet werkt is als je een opdracht geeft 'Ik verwacht van iedereen dat hij zijn uiterste best doet om deze lastige situatie het hoofd te bieden'. Dan gebeurt er namelijk niets. Business as usual denkt iedereen: ik doe toch altijd mijn best? De hersens worden niet aan het denken gebracht.

Wat ook niet werkt is als je wel een vraag stelt, maar deze te groot maakt: . 'Welke mogelijkheden zien jullie om deze enorme tegenslag in de omzet goed te maken?' Dat verlamt. Gebeurt er ook niets.

Kaizen

Wat je kan doen is even wat lenen van 'Kaizen'. Een van oorsprong Amerikaanse aanpak die geperfectioneerd is in Japan. Dit is een manier waarop grote veranderingen worden bereikt door juist hele kleine stappen te zetten. Zo klein dat je er op geen enkel moment tegen op ziet om het te doen. Hiermee voorkom je de verlamming van een GROTE UITDAGING.

Er zijn mensen die dat heerlijk vinden en opleven van een flinke uitdaging. Maar de meesten van ons - of we dat nou willen of niet - vertonen in onze hersenen bij een grote uitdaging een alarm bij het vecht-en-vlucht systeem. In een situatie waarin we niet hoeven weg te rennen voor een dino maar op kantoor zijn pakt dat niet goed uit. We doen niets, we gaan er vreselijk tegenop zien, kijken liefst de andere kant op en onze creativiteit blokkeert.

Klein, kleiner, kleinst

Met de keuze voor een superkleine stap voorkom je dat alarm in de hersenen. De stap moet zo klein zijn dat je  'Maar dat kan ik makkelijk!' denkt. En daar ga je dus om vragen bij je werknemers. Ga niet eerst het probleem uiteenzetten (dan wordt het weer zo zwaar) maar zeg gewoon: Mag ik jullie wat vragen? En dan stel je je vraag.

Bijvoorbeeld:
'Kun je een echt hele kleine stap bedenken waardoor we onze omzet kunnen verhogen?'
of
'Welke kleine mogelijkheden, hoe klein ook, zien jullie om kosten te besparen?'
of
'Welke ideeën heb jij over hoe we met kleine aanpassingen, zonder extra kosten te maken, onze klant zich beter kunnen laten voelen bij ons bedrijf?' 

Bedenk een vraag die past bij wat je wil. Leg de nadruk op dat je vraagt naar iets kleins. Zodra mensen denken dat ze met grootse geweldige ideeën moeten komen gebeurt er niets!

Maar het móet wel groot

Misschien is de verandering die je wil, de uitdaging, eigenlijk wel heel groot. Dan is het even wennen om te vragen naar iets heel kleins. Leuk om te bedenken is dat de basis van Kaizen is gelegd in de tijd dat de oorlogsindustrie in de VS op gang moest worden gebracht in de 2e wereldoorlog. Dat was een enorme uitdaging en die is goed uitgevallen voor de VS juist door keihard in te zetten op kleine stappen. Dan moet het in jouw bedrijf ook kunnen!

Zodra je denkt 'ja maar dat is veel te klein voor de grote verandering die ik wil!' moet je je vasthouden aan het feit dat kleine stappen nou eenmaal werken omdat het aansluit bij de psychologie en hersenen van de mens. Het doorbreekt een barrière. Kleine denkstappen en kleine acties zijn zo het begin van grote veranderingen.

Herhaal de vraag aan jouw werknemers

Stel je er op in dat je dezelfde vraag die je bedacht hebt vaak zult herhalen. Komt er geen antwoord de eerste keer, vraag dan of iedereen er over na wil denken en dat je er op terugkomt. Stel 'm in vergaderingen, emails en 1-op-1 situaties. Waarom? Omdat de hersenen dan niet anders kunnen dan antwoord gaan geven op de vraag die jij stelt. En niet 1 keer, maar steeds opnieuw. En wie wil nou niet dat zijn werknemers continu bezig zijn met de verbetering van de bedrijfsvoering?

Gele auto!

Als voorbeeld van hoe herhaling doorwerkt geef ik het 'gele auto spel' van mijn dochter en haar vriendinnen. Als ze in de auto zitten en een gele auto zien geeft de eerste die het ziet de ander een tik op de arm en roept 'gele auto!'. Ook ik werd hieraan onderworpen, en nu heb ik - ook als ik alleen in de auto zit en ik een gele auto zie - dat ik vanzelf denk 'gele auto!'. Ik ben dus opmerkzaam geworden op gele auto's.

En zo werkt het ook met de vraag naar die hele kleine stap die steeds herhaalt wordt. Stel dat je voor dat iemand iedere dag die vraag aan jou stelt, dan kun je niet anders dan na een paar dagen met antwoorden gaan komen. Het is een leuk puzzeltje voor de hersenen en die gaan die kleine stappen voor verbetering in het bedrijf ineens zien. Daar ligt het begin van grote veranderingen in jouw bedrijf, volgens een bewezen strategie.

Succes!

 
Categorie Organisatie Advies