Hoe factureer ik onkosten?

Wanneer je op zoek bent naar een onkostendeclaratie voor werknemers dan heb je deze al snel gevonden. Maar het aanbod wordt een stuk kleiner wanneer je op zoek gaat naar een onkostendeclaratie voor ondernemers. Toch zijn er veel vragen over dit onderwerp. Met dit bericht hoop ik wat opheldering te verschaffen. Veel ondernemers krijgen te maken met bijkomende kosten tijdens de uitvoer van een opdracht. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om ergens te overnachten of een groot aantal kilometers te rijden. Het is belangrijk om de verwachte onkosten op een rijtje te zetten en hier duidelijke afspraken over te maken met de klant vóór aanvang van de opdracht.  Wanneer de klant akkoord is met het doorbelasten van deze kosten volgen de administratieve handelingen:

  1. het verwerken van de onkosten in de eigen administratie;
  2. de onkosten bijhouden voor facturatie;
  3. het doorbelasten van de onkosten.

Bij deze drie stappen gaat nog wel eens iets mis. Het vraagt allereerst wat discipline om gestructureerd te blijven werken met rondfladderende bonnetjes die ook nog eens op twee plaatsen verwerkt moeten worden: de originelen blijven in de eigen administratie, de kopieën worden toegevoegd aan de declaratie. Ook is het BTW verhaal voor veel ondernemers een grijs gebied. Daarom haak ik deze keer in op het verwerken van de onkosten en plaats twee verschillende Excel sjablonen waarmee alles overzichtelijk in kaart gebracht kan worden voor de ondernemer én de opdrachtgever.

Verwerking onkosten in eigen administratie

De onkosten zijn voor de ondernemer gewoon zakelijke uitgaven. Deze dienen eerst verwerkt te worden in de eigen administratie. De originele bonnen en facturen moeten hier ook gearchiveerd worden, de opdrachtgever ontvangt kopieën. De BTW mag de ondernemer (over de posten waarbij dat toegestaan is) terugvragen. Hieronder volgen de BTW-tarieven:

  • Reiskosten:  In de prijs van vervoersbewijzen voor het openbaar vervoer en taxibonnen is 6% BTW opgenomen, dit is niet altijd vermeld. Door een uitzondering in de wet op de omzetbelasting geldt het vervoersbewijs als BTW factuur. Wanneer je dus beschikt over de vervoersbewijzen mag je 6% BTW terugvragen.
  • Parkeerkosten:  Wanneer je beschikt over een betalingsbewijs voor het parkeren waarop het BTW tarief vermeld is, mag je 21% BTW terugvragen.
  • Verblijfkosten:  De BTW over de overnachtingskosten is aftrekbaar. Je kunt geen BTW aftrekken over de uitgaven voor het eten en drinken dat je nuttigt tijdens het verblijf. Je kunt wel BTW aftrekken over eten en drinken dat je meeneemt.

Let op: ben je directeur-grootaandeelhouder (dga) dan word je voor de loonbelasting aangemerkt als werknemer. Het feit dat de dga onder de loonbelasting valt, betekent dat deze ook meeloopt in de toepassing van de werkkostenregeling. Wil je hier meer informatie over? Neem dan contact op met Henri van Zenderen van H&vZ Administratieve dienstverlening: henri@henvz.nl

Onkosten overzichtelijk bijhouden

Het is belangrijk om de onkosten structureel bij te houden. Hierdoor is alles goed voorbereid voor facturatie, houd je grip op de kosten en voorkom je dat je achteraf alles nog bij elkaar moet zoeken en zaken vergeet te factureren. Je kunt de kopieën van de bonnen en facturen tijdelijk bewaren in een map achter een tab van de klant of het project. Daarnaast verwerk je de onkosten in een Excel sheet. Onderstaand tref je twee handige sheets aan die je kunt gebruiken. Wil je de onkosten specificeren per dag, dan gebruik je: Onkostendeclaratie ondernemer per dag. Wil je de onkosten verwerken in een totaaloverzicht per periode, dan gebruik je: Onkostendeclaratie ondernemer per periode.

Het doorbelasten van de onkosten

De onkosten waarvan je de BTW mag terugvorderen vermeld je exclusief BTW op je factuur, daarna hef je het BTW-tarief dat geldt voor jouw dienstverlening (hoofdprestatie). Let op: de onkosten waarvan je de BTW niet terug mag vorderen belast je inclusief BTW door aan de opdrachtgever.

  • Reiskosten: Als het percentage BTW van de hoofdprestatie 21% is dan moet je bij de reiskosten ook 21% BTW heffen over het bedrag exclusief BTW.  Autokosten belast je door voor het bedrag dat je met de opdrachtgever bent overeengekomen. Voor dit bedrag zijn geen fiscale regels, maar gebruikelijk is een tarief ad € 0,19 per kilometer exclusief BTW.
  • Parkeerkosten:  Wanneer je BTW terug hebt gevorderd over de parkeerkosten omdat je in het bezit bent van een betalingsbewijs met BTW, belast je de parkeerkosten exclusief BTW door aan de opdrachtgever en heft het BTW bedrag dat geldt voor jouw dienstverlening. Indien er geen BTW vermeld is op het betalingbewijs en je hebt deze dus ook niet teruggevorderd, belast je het totaalbedrag parkeerkosten door aan de opdrachtgever en heft het BTW tarief dat geldt voor jouw dienstverlening.
  • Verblijfkosten:  De kosten voor de overnachting belast je exclusief BTW door aan de opdrachtgever. De BTW over het eten en drinken tijdens het verblijf mag je niet terugvorderen, dus je belast de kosten inclusief BTW door aan de opdrachtgever. Let op: uitzondering is het eten en drinken dat je meebrengt, deze kosten moet je exclusief BTW doorbelasten aangezien je hier wel de BTW van mag terugvorderen.

Voeg de onkostendeclaratie inclusief kopie betalingsbewijzen achter de factuur. Bewaar een kopie van de onkostendeclaratie voor de verkoopadministratie. Ik hoop hiermee weer een aantal ondernemers op weg geholpen te hebben bij het overzichtelijk houden van hun administratie. Heb je vragen of een praktijkvoorbeeld waarvan je graag een Excel sheet zou willen zien? Neem gerust contact op, of neem een kijkje op: http://www.henvz.nl/ voor meer Excel sjablonen.

 
Categorie Financieel Advies