Supply Chain Management bij productie bedrijven

Supply Chain Management invoeren bij productie bedrijven kan de concurrentie positie verbeteren. Concept voor engineer to order  en make to order bedrijven.

Langzamerhand is bij alle producerende bedrijven doorgedrongen dat het noodzakelijk is om de materiaal stromen in het productieproces op elkaar af te stemmen. Of het nou een fabriek, installateur of aannemersbedrijf is, men kan zich niet meer veroorloven inefficiënt met materialen en het daarbij behorende kapitaalbeslag om te gaan. De hele aanvoerketen beter besturen (vaak “Supply Chain Management” genoemd) maakt een organisatie flexibeler, slagvaardiger, efficiënter en goedkoper. Dit is van oudsher het vakgebied van de logistiek en dat gaat dus veel verder dan alleen opslag en transport.

De kern is dat wordt geprobeerd alle processen zo soepel mogelijk op elkaar aan te sluiten en in elkaar te laten overlopen. Zo min mogelijk wachttijden en (tussen)voorraden. Duidelijkheid en eenduidigheid in de hele keten. De filosofie die daar achter zit noemt men “Lean”. De optimale invulling verschilt uiteraard sterk per type bedrijf. In dit artikel wordt in gegaan op samengestelde producten die niet in massa worden verkocht. Bulk- of massaproducten als voedingsmiddelen of medicijnen kennen een andere dynamiek.

Nieuwe mogelijkheden

Moderne ICT concepten en technieken maken het mogelijk ook met kleinere volumes beter concurrerend te worden. De transitie naar een dergelijke organisatie begint met een omslag in de manier van denken. Als het basisconcept is bedacht moet veel werk worden verzet op gebied van details uitwerken en zullen de nodige investeringen volgen.

In de maakindustrie en in project omgevingen kennen veel producten een historie van ontwikkeling op basis van een concrete klantvraag. De ontwerpen worden bij iedere nieuwe vraag wat aangepast of soms zelfs opnieuw opgezet en uitgewerkt. In de organisatie leeft vaak de overtuiging dat men klantgericht werkt en dat iedere order weer anders is. Componenten zijn dan vaak ook specifiek voor een bepaalde order en nergens anders toepasbaar. Mede daardoor is er traditioneel vanuit projectleiding, productie en commercie een behoefte om voldoende van alles beschikbaar te hebben voor aan het werk begonnen wordt. Dat vertaalt zich echter in lange ligtijden en hoge en incourante voorraden. Die veroorzaken dus hoge kapitaalslasten en vormen een extra probleem zodra een wijziging moet worden aangebracht.

Het in dit artikel beschreven concept biedt grote voordelen voor de toekomst, maar helpt niet om historische problemen op te lossen. Alleen als de historische gegevens betrouwbaar zijn bewijst het concept ook daarin zijn nut. Als bijvoorbeeld ooit bij montage een onderdeel dat niet paste is aangepast en dat is niet goed in nieuwe tekeningen verwerkt, zal ook bij de nieuwe werkwijze een reservedeel niet passen.

Basisconcept

De omslag naar een samenhangende aanvoerketen begint met een analyse van het historische orderpakket en de productontwerpen. Door kritisch te kijken naar de achterliggende behoefte bij de verschillende opdrachten en te zoeken naar de overeenkomsten is vaak een gemeenschappelijke basis te ontdekken. Hiervoor is het nodig om afstand te nemen en op andere manieren tegen de producten en ontwerpen aan te kijken. Door de variatie te benoemen en in parameters vast te leggen, kan het ontwerp worden gestandaardiseerd. Een gestandaardiseerd of geparametriseerd ontwerp leent zich ook voor verder gaande automatisering. Dat werkt door in het hele orderproces. Van offerte en ontwerp via planning, inkoop en productie tot en met installatie en service.

Het intelligent structureren en uitwerken van het product is een flinke kluif. Gelukkig is meestal op veel plaatsen in de organisatie informatie te vinden die het voorwerk vergemakkelijkt. Er zijn altijd mensen in de organisatie die spreadsheets en tabellen hebben gemaakt om hun eigen werkzaamheden te vergemakkelijken. Door die te verzamelen kan een vliegende start worden gemaakt. Het wiel hoeft niet twee keer te worden uitgevonden. Tegelijkertijd worden hardnekkig voorkomende problemen die uit fouten in de overzichten voortvloeien opgelost doordat de overzichten nu door de echte deskundigen kunnen worden beoordeeld.

Hoe kan dat er dan uit zien in de verschillende stadia ? Uiteraard is dat afhankelijk van product, markt en eigen voorkeuren. De presentatie kan door toepassing van ICT ook fantastische resultaten geven zonder dat er onderhuids erg complexe zaken nodig zijn, of andersom. Ik beperk me daarom in dit artikel tot de essentie.

Het voorwerk

De voordelen worden vooral behaald dankzij het voorwerk. Daar moet goed over worden nagedacht. Als dat halfslachtig of minder handig gebeurt, heeft het geen zin om verder te gaan. Structureren, modulariseren, parametriseren, standaardiseren. Dat allemaal duidelijk documenteren en in de stambestanden vastleggen van ERP, CAD, CAM, CRM, MES, WMS en andere systemen die de organisatie hanteert.

Onderschat het niet, het is veel werk maar betaalt zich wel dubbel en dwars terug. Voorheen gebeurde dat werk namelijk keer op keer bij iedere individuele order en door de tijdsdruk minder zorgvuldig en dat heeft consequenties voor kwaliteit, klanttevredenheid en resultaat. Uiteraard moet daar wel pragmatisch mee worden omgegaan en de detail uitwerking alleen op voorhand voor de meest gangbare zaken worden gedaan (gebruik de 80-20 regel). Dat houdt ook weer in dat dit voorwerk alsnog moet gebeuren op moment dat een opdracht wordt binnen gehaald voor een wel gedefinieerd maar niet uitgewerkt artikel. Met consequenties voor zowel de kosten als de doorlooptijd.

De samenhang tussen de verschillende elementen bij de productconfiguratie

Doordat standaard modules zijn gedefinieerd, zijn alle kosten en marges van te voren te berekenen en vast te leggen. Dat hoeft niet tot het diepste niveau, het verschil in kosten tussen varianten zal beperkt zijn. Door dat in kosten groepen in te delen zijn offertes eenvoudig te maken. Binnen zo'n groep zijn kosten en levertijden gelijk. De enige uitzondering is, wanneer de variant wel is gedefinieerd maar nog niet uitgewerkt. Dat doe je pas als het opdracht wordt, maar er moet wel rekening worden gehouden met de extra doorlooptijd en de kosten van de voorbereiding. De eerste hoort bij de order, de tweede is een beleidskeuze die van te voren duidelijk moet zijn. Het maken van een offerte is dus eenvoudig een kwestie van de juiste modulegroepen selecteren.

Specificatie en ontwerp

Bij een opdracht liggen de modulegroepen dus al vast. Daarbinnen moeten de juiste modules worden gekozen en de parameters worden ingevuld, Vaak zal dat vanuit de offerte fase al duidelijk zijn, soms moet dat alsnog gebeuren voordat de order bevestiging kan worden verstuurd. Daarachter hangen dus alle materiaal- en productie specificaties. Die moeten op voorhand al vanuit de productontwikkeling in de ERP stambestanden staan, dus van daaruit kunnen direct materiaalbestellingen worden gegenereerd. Daarmee zijn ook direct voorraden en benodigde productiecapaciteit gereserveerd.

Inkoop

Voorraad reserveringen in ERP voor artikelen die onvoldoende voorradig zijn worden automatisch omgezet in inkoop behoeften. Bij sommige producten (bijvoorbeeld gietstukken) spelen procesrestricties bij leveranciers, waardoor levertijden variabel kunnen zijn. Voor ons concept is dat funest. Het vergt enige creativiteit om daar een mouw aan te passen. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld het inkopen van capaciteit zonder dat de specificaties duidelijk zijn. Door binnen die capaciteit op het laatste moment de specificaties aan te leveren is vaak toch de benodigde flexibiliteit en leveringsbetrouwbaarheid te behalen. Ook is toepassing van andere technologieën een optie, zoals 3D printen in plaats van gieten. Het opnieuw evalueren van uitbesteden of zelf doen is dan automatisch de actie die er in het voorbereidingsproces uit volgt.

Productie

Bij de eigen productie activiteiten komt doorgaans een flinke dosis ICT te pas. Moderne productie faciliteiten maken steeds meer gebruik van CNC machines en robots. Ook 3D printers zijn in opkomst. Al die apparatuur kan zorgen voor de benodigde flexibiliteit, maar alleen als dat in het concept is ingebakken. Er is geen machine flexibel in zaken die niet zijn voorgeprogrammeerd. Dan wint de mens het altijd. De mens is altijd flexibel, maar helaas vaak duur en niet consistent in kwaliteit. Of investeren in machines rendabel is, hangt van de verwachte volumes af. Daarnaast is uitbesteden van de bewerkingen een optie, waarbij levertijden een punt van aandacht zijn. De productie voorbereiding kan beperkt blijven tot het invullen van de juiste modules en parameters in de CAD/CAM systemen. Opnieuw: mits het huiswerk in de voorbereidende fase gedaan is.

Montage en installatie

Afhankelijk van het type bedrijf is montage een onderdeel van het productieproces of hoort het bij de installatie werkzaamheden. Het enige verschil is in feite de locatie waar de activiteit plaatsvindt: de eigen werkplaats of de klantlocatie. Soms is dat één geplande activiteit, bij grote projecten zal het in verschillende fasen zijn opgedeeld. De basis eis is eenvoudig: alle (voor die fase) benodigde materialen moeten op het geplande tijdstip op locatie aanwezig zijn. De materiaalplanning moet dat aansturen en bewaken. De planning van monteurs volgt de beschikbaarheid van materiaal.

Service

Bij technische producten en installaties zal altijd sprake zijn van nazorg en service. Voor veel bedrijven is de service een belangrijke activiteit die stevig bijdraagt aan het bedrijfsresultaat. Het verlenen van service aan producten die op de boven beschreven wijze tot stand zijn gekomen, is erg eenvoudig te organiseren. Het is zelfs mogelijk om voorraden reservedelen te reduceren tot enkele stuks en productie uit te besteden aan toeleveranciers bij de klant om de hoek. Vergelijk dat eens met de situatie van van iedere ooit geleverde installatie eerst de detailtekeningen moeten worden terug gezocht, hopende dat de laatste moment wijzigingen daar ook in verwerkt zijn. Hoe vaak heeft een servicemonteur in den vreemde een niet passend onderdeel bij zich ?

In plaats van een fysieke voorraad reservedelen worden die flexibel geproduceerd naar behoefte

Conclusie

Er zijn veel mogelijkheden om te zorgen voor een gesmeerd lopende organisatie die veel aan kan. De voordelen zijn evident:

1. Duidelijkheid naar klant en eigen verkooporganisatie
2. Snelle en eenvoudige offertecalculatie
3. Eenduidige kostenstructuur en inzichtelijke voorcalculatie
4. Soepele en snelle orderverwerking
5. Foutloze productie, hoge kwaliteit, lagere kosten door “first time right”
6. Laag kapitaalbeslag in onderhanden werk en onderdelen voorraden
7. Snelle, lokale productie van reservedelen
8. Professionele uitstraling

Basis voorwaarde is dat het product en de productie organisatie goed op elkaar worden afgestemd op basis van hetzelfde concept. Dat vergt een gedegen voorbereiding, maar is op lange termijn de enige manier om in een concurrerende omgeving vooruit te komen.

Herkent u wat er in dit artikel wordt beschreven ? De auteur heeft een ruime ervaring in dit soort processen of delen daarvan. Neemt u gerust contact op voor een vrijblijvende afspraak. Door te bespreken waar u tegenaan loopt en waar u heen wilt met uw organisatie ontdekken we samen of een nadere samenwerking zinvol is.

We horen graag van u !

Jeroen Susijn

U kunt ons vinden op:
www.susijn.nl
0654943435
jeroen@susijn.com

 
Categorie Organisatie Advies