Dat de werelden van CRM en geld niet dezelfde zijn, ontdekt een relatiebeheerder na een gesprekje met de CFO al snel. Stel, je bent zo'n relatiebeheerder en je wilt een ledenadministratie gaan voeren waarbij personen zich kunnen inschrijven voor evenementen, zoals opleidingen en studiedagen.

In de perfecte wereld gebruiken we daarvoor een flexibel CRM systeem dat volledig is geïntegreerd met de financiële administratie en beschikt over een web portal, waarbij leden hun eigen profiel kunnen wijzigen. Facturen worden via e-mail verstuurd en het betalingsverkeer voorloopt voornamelijk via automatische incasso en is volledig geautomatiseerd. Over de communicatie, zoals het verwelkomen van nieuwe leden, het versturen van nieuwsberichten en het afhandelen van respons heb je de volledige controle.

Omdat dit alles ook met geld te maken heeft, staat volledige integratie met de financiële administratie boven aan het verlanglijstje. Helaas is de wereld niet ideaal en het vervangen van een financiële administratie is meestal niet aan de orde. Het uitbreiden van een bestaande financiële administratie met ledenbeheer en CRM functionaliteit is doorgaans een moeizaam, (te) duur en (te) tijdrovend proces. Alle “agile / scrum” oplossingen ten spijt.

Wat overblijft is een CRM systeem, waarin ledenbeheer wordt ondersteund, koppelen aan het financiële systeem. Natuurlijk willen we hierbij dat personen in het CRM gedeelte, niet nogmaals met alles erop en eraan in het financiële gedeelte worden vastgelegd. Ook willen we betalingen niet in beide systemen apart boeken. Kortom, waar is de verkeersagent en hoe voorkomen we botsingen?

In analogie met vliegvelden, waar botsingen worden voorkomen door start- en landingsbanen fysiek te scheiden, zouden we een aparte bankrekening voor lidmaatschapsgelden kunnen openen en voor de leden zouden we een aparte (debiteuren) groep kunnen maken.

Op deze wijze wordt het al een stuk overzichtelijker en om de werelden aan elkaar te koppelen, is er nog maar een klein bruggetje nodig. Een bruggetje waar we alleen nog maar journaalposten hoeven uit te wisselen.

Natuurlijk is het noodzakelijk dat het CRM systeem het factureren, het automatisch betalingsverkeer en het kunnen produceren van journaalposten ondersteunt, of met deze functies wordt uitgebreid.

Lastig?
Ja, maar als ledenbeheer en/of CRM functionaliteit zoals email-marketing en het ondersteunen van campagnes, in het financiële systeem niet voorhanden zijn, is er helaas niet veel keuze.
 
Aanverwante artikelen van dezelfde auteur:

 
Categorie Marketing Advies