Sinds de invoering van de aanbestedingswet 2012 is gunning op EMVI verplicht. EMVI is de afkorting van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. De economisch meest voordelige inschrijving is de inschrijving die volgens de gegeven formule in de aanbesteding de beste prijs/kwaliteit verhouding heeft. De mate waarin de prijs de gunning bepaalt is per aanbesteding verschillend. Het gewicht van de prijs loopt uiteen van 80%  tot 20%. De wijze waarop kwaliteit beoordeeld wordt loopt ook sterk uiteen. Hoe bepaal je de winnende prijs?

Aanbestedende diensten met weinig ervaring hebben de neiging om vragen te stellen waar inschrijvers zich moeilijk op kunnen onderscheiden. Als die vragen dan ook nog op een schaal van 1 tot 10 worden beoordeeld, krijgt bijna iedere inschrijver een score tussen een 7 en misschien een dikke 8. Als kwaliteit dan ook niet erg zwaar weegt, kunnen inschrijvers een lagere score op kwaliteit eenvoudig compenseren door met een iets lagere prijs in te schrijven. Als kwaliteit zwaar telt en er wordt op kwaliteit ook nog eens gescoord op een schaal van bijvoorbeeld 1 tot 4, dan maakt een punt een groot verschil. Om dat verschil te overbruggen moet er ook een groot prijsverschil zijn.

Rekenwerk

Een vrij gangbare formule om de eindscore op kwaliteit te bepalen tussen verschillende inschrijvingen is door de inschrijver met de hoogste kwaliteit de maximale score te geven en de eindscore van de andere inschrijvingen daarvan te laten afhangen. De formule is:

(K/Kmax)*waardering

Stel dat de verhouding prijs/kwaliteit 70/30 is, dat er in totaal 50 punten kunnen worden gescoord op de kwaliteitsvragen en dat firma Jansen 40 punten heeft gehaald en firma Pietersen 35. Jansen met 40 punten krijgt dan (40/40)*30 =30 punten op kwaliteit en Pietersen (35/40)*30 punten, wat resulteert in 26,25 punten.

De verschillen in prijs kunnen op dezelfde wijze worden uitgedrukt in punten, volgens de formule:

(Pmin/P)*waardering

Stel dat Jansen heeft ingeschreven voor 250.000 euro en Pietersen voor 220.000 euro, dan resulteert dat in de beoordeling in 70 punten voor Pietersen en in (220.000/250.000)*70 =61,6 punten voor Jansen. De eindscore is dan dus als volgt:

p/k=70/30 Jansen Pietersen
Kwaliteit 30 26,25
Prijs 61,6 70
Eindscore 91,6 96,25

 

Meer vragen en toch winnen

Pietersen wint dus vanwege de lage prijs en het grote gewicht daarvan. Pietersen had echter ruim meer kunnen vragen en toch winnen. Ook een verschil van 1 punt in de eindscore was voldoende geweest. Stel nu dat Pietersen zichzelf bewust is van het feit dat zijn concurrent op bepaalde punten beter is dan hij en dat hij dat redelijk goed weet in te schatten. Hij weet dan dat als Jansen 30 punten scoort en hij 26,25, hij met zijn prijs minstens 3,75 punten goed moet maken op Jansen. Pietersen moet de laagste prijs aanbieden, dus daar gaat hij 70 punten op scoren. Jansen mag maximaal uitkomen op 66,25 punten. De verhouding tussen de prijs van Pietersen en die van Jansen is dan 66,25/70 ofwel bijna 95%. Als Pietersen de inschatting maakt dat Jansen op ongeveer 250.000 euro gaat zitten, moet zijn prijs dus iets meer dan 5% lager liggen, ofwel op ongeveer 235.000 euro. De eindscore ziet er dan als volgt uit:

p/k=70/30 Jansen Pietersen
Kwaliteit 30 26,25
Prijs 65,8 70
Eindscore 95,8 96,25

 

Pietersen komt uit op een totaal  van 96,25 en Jansen op 95,8 en Pietersen wint met een inschrijvingsprijs van 235.000 euro in plaats van 220.000 euro. 15.000 euro winst door wat rekenwerk en kennis van je eigen positie ten opzichte van die van de concurrent.

En als kwaliteit zwaarder weegt?

Maar hoe zou het uitpakken als de waardering voor prijs en kwaliteit andersom zou liggen, dus 30/70? In de uitgangssituatie zou Jansen dan 70 punten krijgen voor kwaliteit en Pietersen 61,25. Het verschil van 8,75 moet dan worden goedgemaakt met een veel lagere prijs, aangezien de prijs maar voor 30% meetelt in de eindscore. Jansen biedt aan voor 250.000 euro. De verhouding tussen de prijs van Jansen en die van Pietersen moet dan lager zijn dan 21,25/30. Dat leidt voor Pietersen tot een winnende prijs van iets meer dan 177.000 euro. Als Pietersen daadwerkelijk met 177.000 euro aanbiedt, krijgt Jansen voor de prijs 21,24 punten.

p/k=30/70 Jansen Pietersen
Kwaliteit 70 61,25
Prijs 21,24 30
Eindscore 91,24 91,25

 

De winkans van een aanbesteding hangt voor Pietersen sterk af van de waardering van prijs en kwaliteit. Het is dus voor Pietersen erg belangrijk om de meest geschikte aanbestedingen te kiezen en niet overal op in te gaan.

Hoe kom je nou aan die informatie?

Voorwaarde voor het slagen van een rekenexercitie zoals hierboven beschreven, is uiteraard dat je je eigen sterktes en zwaktes en die van de concurrent goed kent. Hoe kom je nu aan de parameters? Een belangrijke bron is de terugkoppeling van de aanbestedende diensten waar je al eerder hebt aangeboden. Het transparantiebeginsel van de aanbestedingswet verplicht de aanbestedende diensten om inzicht te geven in het verschil tussen jouw scores en die van de winnaar. Uit die terugkoppeling kun je concluderen op welke kwaliteitsaspecten de concurrent beter scoort en met enig rekenwerk kun je vaak achterhalen wat de prijsstelling van de concurrent is geweest. Hoe vaker je dat soort informatie hebt kunnen analyseren, hoe beter je een volgende keer je inschattingen van tevoren kunt maken. Vraag ook altijd een verificatiegesprek aan met de aanbestedende dienst. De informatie die je daar ophaalt is van grote waarde.

Conclusie

Verder is er natuurlijk niets zeker in dit leven. Concurrenten zijn niet voorspelbaar, net zomin als je dat zelf wilt zijn. Hoe dichter je bij elkaar ligt in de uiteindelijke scores, hoe onvoorspelbaarder de uitkomst van de gunning. Dus eerlijk gezegd, weet ik ook niet wat de waarde van deze hele blog is. Wat is het je waard om te winnen? In de eerste situatie was de winst van Pietersen vrij zeker. Als Pietersen gaat rekenen en zijn prijs ver naar boven bijstelt, hoeft de waardering maar enkele puntjes af te wijken van zijn inschatting en de gunning gaat toch naar Jansen. Anderzijds wil een rechtgeaarde ondernemer geen geld laten liggen waar het zo makkelijk op te rapen is. In de tweede situatie is Pietersen vrijwel kansloos en moet hij zijn prijs zover laten zakken, dat hij het waarschijnlijk niet kostendekkend kan uitvoeren of leveren, en kan hij er maar beter niet aan beginnen.

Prijsstelling is vooral iets dat onze klanten zelf moeten doen. Wij kunnen ze helpen rekenen, maar veel meer kunnen we niet doen. De uitkomst van de rekensom is vooral afhankelijk van de inschatting die de ondernemer maakt van het kwaliteitsverschil tussen hemzelf en de concurrent. Vandaar dat wij ons in ons werk vooral richten op het optimaal en overtuigend verwoorden van de kwaliteit van onze klanten in de aanbieding. Meer weten? Zie www.smarttenders.nl.

 
Categorie Marketing Advies, tendermanagement