Maar wat betekent 'In Control zijn' eigenlijk voor uw organisatie?

Tegenwoordig wil iedere organisatie ‘In Control’ zijn. Maar wat betekent dit eigenlijk; kan er dan niets meer fout gaan of wil je anderen geruststellen dat het bij jouw organisatie wel goed zit? Of wil je gewoon goed kunnen slapen als verantwoordelijke? Een korte verkenning.

Risico’s

Als organisatie loop je allerlei risico’s. Je leverancier kan plotseling failliet gaan waardoor spullen niet geleverd worden, je afnemers kunnen of willen je rekening niet betalen, er kan brand uitbreken, een medewerker pleegt fraude enzovoorts. Er zijn ontzettend veel risico’s te bedenken die je loopt. Van sommige zal je zeggen dat het niet zo’n vaart zal lopen, van andere krijg je wel een beetje buikpijn.

Risico’s vermijden

Een mogelijke reactie op het optreden van risico’s is het proberen te vermijden van dat risico. Als je het weet te vermijden, is er immers geen risico meer, dus ook geen kans op schade of nadeel. Het probleem is dat er enerzijds een heleboel risico’s zijn die je helemaal niet kunt vermijden, en aan de andere kant dat als je ieder risico vermijd, er ook geen zaken meer gedaan worden. Zonder risico geen winst.

Risicobewustzijn

De belangrijkste bescherming tegen risico’s is het je bewust zijn van de risico’s. Het bewust zijn alleen zorgt er al voor dat je op een andere manier gaat handelen, voorzichtiger, zorgvuldiger. Maar hoe goed deze onbewuste stappen al zijn, nog beter is het als je vanuit het bewust zijn van de risico’s een inschatting maakt van kans en impact, of te wel, hoe waarschijnlijk is het dat ik met dit risico te maken krijg en welke gevolgen heeft het als het me treft.

Bewust omgaan met risico’s

Als je weet welke risico’s je loopt, een inschatting hebt gemaakt van kans en impact, kun je ook komen tot keuzes over hoe je er mee om wilt gaan. Het kan zijn dat er risico’s zijn die zo’n grote impact hebben, dat je die liever wilt vermijden. Voor andere risico’s kun je de kans op optreden verminderen, bijvoorbeeld door het screenen van je afnemers op betalingsgedrag. Ook kun je maatregelen treffen om mogelijke gevolgen van het voordoen van risico te beperken, zoals via verzekering.

Het klinkt allemaal zo logisch en vanzelfsprekend. Maar is dat ook zo? Ben je je wel echt bewust van risico’s die je loopt en de manier waarop je er mee om gaat? En als je daar al eens bij stil hebt gestaan, doe je dat met een zekere regelmaat opnieuw? Betrek je daar je medewerkers ook bij? Vraag je jezelf regelmatig af of de maatregelen die je hebt getroffen om risico’s te beperken nog wel passend zijn? Zijn er geen maatregelen getroffen die te ver doorschieten of die onbedoelde neveneffecten hebben opgeleverd? Je moet niet alleen je risico’s regelmatig evalueren, maar ook de getroffen maatregelen!

In Control Statement

Gelukkig zijn niet zo heel veel organisaties verplicht een ‘In Control Statement’ af te leggen. Dit is weer een van de vele maatregelen die bij wet zijn geregeld om misstanden te voorkomen. Maar wat voorkomt het nu eigenlijk? De ondernemingsleiding moet verklaren dat ze zich bewust zijn van het feit dat ze verantwoordelijk zijn voor het in de greep hebben van de organisatie. Groot nieuws voor die mensen. En accountants moeten verklaren dat men de organisatie ook echt in de grip heeft. Maar dat kunnen de accountants niet verklaren.  Dus ze zeggen, tegen ook nog eens hoge kosten, dat ze niet hebben gezien dat de leiding de zaak niet in de greep heeft. Zo’n dubbele ontkenning zegt ook heel veel.

Bovendien bestaat de kans dat door de verplichting van deze verklaring ook nog eens een verkramping en risico vermijdend dan wel risico verplaatsend gedrag plaats gaat vinden, waar helemaal niemand beter van wordt. Als je als organisatie niet wettelijk verplicht bent om zo’n verklaring af te geven, moet je er ook zeker niet aan beginnen.

Wat wil je nu eigenlijk bereiken?

Het vermijden van verlies is voor mensen een belangrijke drijfveer, zo is gebleken uit onderzoek van Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Op een goede, bewuste, manier omgaan met de risico’s die je als organisatie loopt is dan ook een verstandige keuze voor iedere verantwoordelijke manager.

‘In Control zijn’ betekent dan dat er een voor jouw organisatie passende balans tussen risico en beheersing bestaat. Dit kan dus voor iedere organisatie anders zijn. Het besef dat er dingen fout kunnen gaan en ook fout zullen gaan, maar dat je goed bent voorbereid op die situaties is veel geruststellender dan wanneer je de illusie probeert te creëren waarin niets meer fout zou kunnen gaan.

 
Categorie Organisatie Advies