Tijdens Timemanagement cursussen zijn er regelmatig deelnemers die aangeven dat hun functie zo dynamisch is, dat ze niets vooraf kunnen vooruitzien laat staan inplannen. Hier denk ik anders over.  In elke functie zitten wel terugkerende activiteiten, handelingen of taken. Het geeft je veel voordelen om van sommige activiteiten een routine te maken door ze bijvoorbeeld een vaste plek in je dag of week te geven.  Drie voordelen wil ik graag uitlichten.

Wellicht ben je net als veel andere mensen een beetje allergisch voor vaste routines. Laten we eerlijk zijn,  routines en gewoonten worden niet altijd als positief ervaren. Maar als je je daarover heen kunt zetten zijn de voordelen van herhalende taken of vaste routines groot. En of je het leuk vindt of niet, wij mensen zijn gewoontedieren met veel routines. Je merkt pas hoeveel gewoonten je hebt op een dag als je deze niet meer automatisch kunt uitvoeren. Ik kan mij nog herinneren hoe lastig het was om mijn rechterarm in het gips te hebben. Over de eenvoudigste handelingen moest ik opeens weer nadenken.

Een aantal routines heb je dus al gedurende de dag. Daar kun je zelf ook nog een aantal aan toevoegen om efficiënter met je tijd en energie om te gaan. Je kunt ze zelfs koppelen aan een bestaande routines zodat het makkelijker wordt om het nieuwe gedrag langer vol te houden.

Waarom adviseer ik om routines te creëren? In elk geval om deze drie voordelen:

  1. Het geeft rust in je hoofd.

    De dag zit vol met kleine beslissingen waar soms veel energie in gaat zitten voordat de knoop doorgehakt wordt. Je kunt het jezelf dus makkelijker maken door dagelijkse keuzes te versimpelen. Daarmee is je hoofd beschikbaar voor het échte denkwerk. Het klinkt misschien wel erg saai om elke dag hetzelfde te lunchen, maar het geeft wel rust in je hoofd. Zo heeft president Obama bijvoorbeeld  een hele simpele garderode met weinig keuzemogelijkheden. Hij heeft al zoveel op zijn bordje liggen, dat hij niet ook nog eens zijn hoofd wil breken over de kleiding die hij aan gaat doen.

  2. Het kost je minder energie.

    Doordat je met een routine minder hoeft na te denken, verlies je ook minder energie. Dit kun je weer goed gebruiken voor andere dingen. Wanneer je bijvoorbeeld als routine instelt om tussen 13 en 15 uur een belrondje te doen, hoef je niet meer de hele tijd te bedenken dat je niet moet vergeten om Henk nog te bellen. Je zet gewoon de naam op een bellijst en wanneer het 13 uur is, werk je de lijst door.  Tot die tijd kun je je aandacht en energie focussen op waar je mee bezig bent.

  3. Het verkleint negatieve emoties en uitstelgedrag.

    Door jezelf een vast gedrag aan te leren en bijvoorbeeld de autosleutels altijd op dezelfde plek te leggen, voorkom je een hoop frustratie.  Dit geldt ook voor vaste activiteiten waar je tegenop ziet. Soms kun je behoorlijk op zien tegen bepaalde taken en ga je deze uitstellen. In je hoofd wordt de weerstand alsmaar groter. Doordat je een routine ontwikkeld om iets op een vast moment te doen, raakt het zo in je systeem en doe je het gewoon. Je voorkomt een interne discussie in je hoofd en daarmee verklein je de kans op uitstelgedrag. Je ziet toch ook niet meer op tegen het tandenpoetsen?

Er zit wel één nadeel aan

Het vraagt wel wat doorzettingsvermogen. Een routine opbouwen heeft tijd nodig en je moet het wel een kans geven. Het begint bij een heldere afspraak met jezelf ‘ik ga elke dinsdag van 13 tot 15 uur potentiele klanten bellen’. Vervolgens is het een kwestie van doen en blijven volhouden. Het schijnt zo te zijn dat nieuw gedrag pas na 21 dagen (of volgens sommigen pas na 40 dagen) een gewoonte is geworden.

Begin vandaag nog

Zelf had ik een tijd lang moeite om ’s ochtends op te starten met de werkdag. Daarom heb ik een ochtendroutine ontwikkeld die mij helpt om met een goede focus te starten. Zo houd ik alle lijntjes naar de buitenwereld afgesloten (geen mail, social media of telefoon). Ik doe wat yogaoefeningen, bepaal mijn 3 belangrijkste focuspunten voor de dag en ga dan schrijven tot de koffiepauze. Daarmee omzeil ik de negatieve emotie of dialoog in mijn hoofd en ga ik gewoon aan de slag. Dat levert mij een hoop focus en productiviteit op.

Maak het jezelf makkelijk

De tandenborstel en de tandpasta liggen op een makkelijke plek, zo voor het grijpen. Zo kun je het jezelf ook met andere activiteiten makkelijker maken om een routine aan te leren. Door je hardloopschoenen en kleding op een makkelijk zichtbare plek te leggen, verlaag je de drempel en kun je op de automatische piloot in je kleding schieten en gaan. Een andere manier is om jezelf te helpen herinneren door bijvoorbeeld een alarm in te stellen op je telefoon. Het slim inzetten van routines bespaart uiteindelijke je een hoop tijd, energie en verhoogt je focus en productiviteit.

Waar kun jij winst boeken door gedrag, taken of activiteiten in een routine te vatten? Laat je reactie achter onderaan dit blog.

Ben je benieuwd wat jij kunt doen om je tijd efficiënter te gebruiken? Of kun je wel wat hulp gebruiken om efficiënter te werken? Neem contact met mij op om te bespreken wat ik voor je kan betekenen.
 
 
Categorie Organisatie Advies