Complexiteit van wet- en regelgeving bemoeilijkt juiste registratie van personeelsgegevens

Wij gaan er vanuit dat de registratie van personeel- en loongegevens op orde is. De complexiteit van onze wet- en regelgeving laat dit niet altijd toe. Bovendien investeren bedrijven te weinig in de ontwikkeling van de kwaliteit van de personeel- en loonadministrateur. Management en directie brengen pas focus aan als het met de loonbetaling fout gaat, terwijl die focus permanent aanwezig moet zijn. Een juiste data registratie is een belangrijk onderdeel van de huishouding van een organisatie.

Correcte registratie van personeel- en loongegevens is essentieel

Wij realiseren ons onvoldoende dat de kwaliteit van de data registratie essentieel is, zeker als wij ons realiseren dat de data middels interfaces (koppelingen) andere systemen voeden. Als een soort virus worden gekoppelde systemen ongewild bevuild.

Praktijkvoorbeelden

  • Een mooi voorbeeld is de polisadministratie bij het UWV. Deze administratie wordt periodiek gevoed door de inhoudingsplichtigen in Nederland. De diversiteit aan registraties bij de inhoudingsplichtigen kan nooit leiden tot kwalitatieve registratie bij de polisadministratie. Hoewel de kwaliteit van de polisadministratie de afgelopen jaren sterk is toegenomen, zal de registratie te wensen overlaten als de bron niet wordt aangepakt.
  • Het volgende voorbeeld is illustrerend hoe kwaliteit tot stand wordt gebracht:
    Marietje werkt 8 jaar op de personeel- en loonadministratie van een inhoudingsplichtige. Zij raakt zwanger en meldt dat bij haar manager. Bovendien meldt zij dat zij na de bevalling niet terugkeert.

    Jantje loopt op dat moment voorbij en de manager vraagt of Jantje wat ziet in de baan van Marietje. Na een nachtje slapen meldt Jantje de manager dat hij de baan wel ziet zitten. De manager vraagt aan Marietje Jantje "in te werken". Marietje besteed een uurtje aan Jantje en eindigt met de vraag "Jantje als je vragen hebt, stel mij deze, ik ben nog in huis de komende tijd. Het laatste wat Jantje doet is nog vragen stellen aan Marietje.

    Wel hier, de hele opleiding van Jantje heeft een uur geduurd en vervolgens verwacht de inhoudingsplichtige dat er kwaliteit wordt geleverd. Jantje weet niet eens dat zijn data registratie mede wordt verzonden naar een pensioenfonds, Belastingdienst, UWV, Arbodienst etc.. Laat staan dat hij een correctie uitvoert die niet juist wordt geregistreerd.

Het belang van de werknemer is in het geding

Als wij een inhoudingsplichtige vragen wat hij doet aan de kwaliteit van de data registratie, dan zal het antwoord zijn "veel, ik geef jaarlijks geld uit mijn personeel- en loonadministratie". Veel geld uit geven is geen garantie voor kwaliteit.

"Mijn accountant onderzoekt en doet verslag van mijn administratie, ieder jaar krijg ik een accountantsverklaring". Dit geeft geen garantie dat zaken echt op orde zijn, omdat de controle vaak gepaard gaat met een zgn. steekproefcontrole.

Wij hebben het dan wel over het belang van de werknemer, die van een juiste, tijdige en volledige registratie mag uitgaan en dat de inhoudingsplichtige hem heeft toegezegd.

 
Categorie Organisatie Advies