Stel, je hebt net gekeken naar de nieuwste cijfers en het ziet er niet zo goed uit. Niet alleen puzzel je nu op mogelijkheden om het bedrijfsresultaat te verbeteren. Ook denk je na over wat je tegen je team zegt, en op welke manier. Je wil immers voorkomen dat je werknemers bij de pakken neer gaat zitten. Of dat goede medewerkers op zoek gaan naar een baan. Hierbij 3 tips over communicatie in moeilijke tijden.

1. Afwegen wel of niet transparant zijn
Het kan voelen als een sprong in het diepe om te vertellen aan je medewerkers dat de resultaten slecht zijn. Overwegingen om dit (nog) niet te doen zijn:

  • Verwachting is dat medewerkers hun hoofd laten hangen, de weg kwijtraken, elkaar opruien in onzekerheid en minder goed functioneren. Je wil een slechte werksfeer voorkomen.
  • Informatie over dat het niet goed gaat kan ongewenst uitlekken naar klanten en leveranciers.
  • De (goede) medewerkers zullen op zoek gaan naar een baan.
  • Je staat op het punt om mensen te ontslaan en wilt ziekmelding en gedoe vooraf voorkomen.

Er zijn een aantal overwegingen om - ondanks deze bezwaren - toch open en transparant te zijn naar je medewerkers als het slechter gaat:

  • Medewerkers weten meer dan je denkt. Als jij doet alsof je neus bloedt verliezen werknemers het vertrouwen dat je weet wat je doet of dat je oneerlijk bent. Zijn er vermoedens over een slechtere bedrijfssituatie, dan laat je je medewerkers aan hun lot over als je niet transparant bent over de situatie. Werknemers weten niet hoe ze op de situatie moeten reageren. Of werknemers denken aan het slechtst denkbare scenario, en angst en onzekerheid spelen op. Geef je wel alle informatie dan kunnen collega's de last delen. Dat geeft positieve gevoelens die ook de creativiteit en inzet bevorderen.
  • Je gelooft in herstel en resultaatverbetering, en jouw team kan daaraan bijdragen. Als ze horen dat verbetering belangrijk is - en op welke punten - zullen ze hun schouders eronder zetten en meedenken over oplossingen. Hiermee kan je de (denk)kracht van je team benutten. Verandering die nodig is gaat ook alleen als mensen scherp hebben waarom dat nodig is. Bovendien - als iedereen dezelfde informatie heeft - kan de hele organisatie gecoördineerd samenwerken aan één agenda. Zie ook mijn blog 'Moeilijke tijd werkgever? Stel deze vraag aan jouw werknemers zodat ze een tandje bijzetten!'
  • Als je vertelt wat er slecht gaat, kun je ook vertellen wat er goed gaat. Dat is van belang voor de motivatie en vooruitgang in je bedrijf. Ben je niet reëel over je zorgen, dan kun je ook geen positieve zaken bespreken want dan wordt het vaak een ongeloofwaardige toestand. Veel ondernemers gaan in deze situatie dan maar veel minder communiceren dan voorheen. Hierdoor voelen medewerkers vaak aan dat het niet goed gaat en het team mist helderheid en sturing.
  • Als jij de enige bent die enorm eraan trekt als het slecht gaat, riskeer je dat dat opnieuw zal gaan gebeuren in de toekomst. Door je organisatie als geheel in te zetten, doet deze ook ervaring op en kunnen slechte resultaten worden voorkomen.

2. Eerder vertellen maakt transparanter zijn makkelijker
De overwegingen om het niet te vertellen zijn sterker naarmate de financiële bedrijfssituatie al erg is verslechterd. Dat geldt helemaal als je een inkrimping voorbereid, met ontslagen want dan kan het zijn dat je bewust je kaarten dicht bij de borst houdt. Dan is het eigenlijk te laat om je medewerkers te informeren.

Transparant zijn is vaak makkelijker als het weliswaar slechter gaat maar de zorgen nog niet levensgroot zijn. Je kunt vertellen over de situatie zonder dat de medewerkers er erg van hoeven te schrikken. De risico's van het vertrekken van medewerkers en het lekken van informatie naar buiten zijn dan ook minder groot. En als het goed is, is ontslaan ook nog niet aan de orde.

Er zijn adviseurs die aangeven dat het verstandig is altijd - in goede en in slechte tijden - transparant zijn naar je medewerkers, over alle cijfers waar het om gaat. De amerikaanse bedrijfsadviseur Ken Blanchard bijvoorbeeld. In zijn boek 'Gung Ho!' zegt hij: "Informatie is de sluiswachter van de macht. Iedereen moet volledige toegang tot alle gegevens hebben. Managers moeten bereid zijn de touwtjes uit handen te geven waar ze hun leven lang naartoe gewerkt hebben. Het is moeilijk baas te zijn en niet bazig te worden." In zijn visie is dit de enige manier waarop werknemers de mogelijkheid krijgen om maximaal bij te dragen aan het organisatiedoel.

In de praktijk zie ik vaak hoe lastig managers het vinden om hierin keuzes te maken. Ze willen hun personeel bijvoorbeeld niet onnodig belasten, en dat is te waarderen. Ook vinden leidinggevenden soms dat 'de cijfers' grotendeels hun eigen verantwoordelijkheid zijn. Tegelijkertijd willen zij hun werknemers serieus nemen, samen werken aan oplossingen en de organisatie de beste kansen bieden. Hoe dan ook, als het economisch tegenzit ervaren veel leidinggevenden - begrijpelijkerwijs - grotere 'keuzestress' als het gaat om wel of niet volledig te informeren.

3. Wat zeg je dan tegen je medewerkers, hoe kan je met je werknemers praten over slechte resultaten?
Stel je besluit je medewerkers te vertellen hoe de zaken ervoor staan, hoe pak je dat dan aan? Ik wil jullie graag verwijzen naar een heel helder blogartikel van Coert Visser hierover "Managen in moeilijke tijden". Zijn tips kunnen helpen om misschien toch de sprong te wagen en je medewerkers volledig te informeren.

Wil je je werknemers vragen om mee te denken en actie te ondernemen om de resultaten te verbeteren, lees dan ook mijn blog 'Moeilijke tijd werkgever? Stel deze vraag aan jouw werknemers zodat ze een tandje bijzetten!'

Succes!

Cora

Ik help MKB directeuren om een sprong te maken met hun team in rendement en werkplezier!

 
 
Categorie Organisatie Advies