Risicomanagement bij salarisadministratie onontbeerlijk
Hoe makkelijk is een fout gemaakt!
Wij realiseren ons vaak niet wat de impact is van een onschuldige wijziging. Het registreren van personele gegevens gaat vaak over meerdere ketens (verschillende personen). Deze ketens weten niet altijd van elkaar welke wijzigingen op welke moment worden doorgevoerd.
Controles zijn vaak niet afdoende, de complexiteit is hoog, veranderingen volgen elkaar snel op, tijdsdruk speelt, communicatie tussen de ketens is er vrijwel niet en toch verwachten wij dat het allemaal goed komt. We hebben het dan wel over lonen van werknemers. Zonder behoorlijk risicomanagement kunnen de gevolgen desastreus zijn.
Casus (werkelijk gebeurd)
Onderstaande casus is een voorbeeld hoe zaken eenvoudig fout kunnen gaan:
Bij een gemeente bleek in 2013 dat sinds 2011 geen premies voor haar personeel aan de Belastingdienst werd afgedragen. Een medewerker van de salarisadministratie van de gemeente had de WAO/WIA premie gewijzigd van 5,1 in 0% in het loonsysteem, waardoor werd afgeweken van de landelijke regelgeving. De veiligheidsmaatregelen zijn daarbij genegeerd. Waarom de medewerker de wijziging heeft doorgevoerd is onduidelijk en niet meer te achterhalen omdat medewerker de gemeente heeft verlaten.
Gevolgen
- 2 mio is de Belastingdienst te kort gedaan en deze vordert na, bovendien wordt er vervolgens door de Belastingdienst een boete opgelegd van 5% = € 100.000
- interne controle bij gemeente heeft gefaald
- externe controle door accountant heeft gefaald, accountant wordt aangesproken en aansprakelijk gesteld (neemt 40% voor zijn rekening)
- Belastingdienst heeft geen afdoende controle, stelt haar controle ter discussie
- politieke partijen stellen vragen aan college van burgemeester en wethouders
- politiek stelt vragen aan minister Plasterk
- imago schade voor gemeente en bestuurders
Adequaat risicomanagement voorkomt onnodige narigheid
De bestuurder met hoofdelijke aansprakelijkheid zit niet te wachten op dit soort verassingen, ook de Belastingdienst en politiek niet.
U ziet welke impact een enkele handeling heeft en met welk gemak zaken fouten kunnen gaan.
Dit soort zaken zijn te voorkomen als de controle daarop ingericht is. Ik werk zelf met een goed doordacht systeem van risicobeheersing dat dit soort fouten direct kan herkennen.
Met de werkervaring bij KLM, Connexxion, Gemeente Amsterdam, vanaf 2002 het ondernemerschap opgepakt om opgedane ervaring te delen met een groter publiek.
Ik richt mij op maatschappelijk verantwoord ondernemen waarbij ik organisaties help bij het zichtbaar maken van de risico's die voorkomen op het gebied personeel, arbeidsvoorwaarden, pensioen, data registratie, personeel- en loonadministratie c.q. -systeem.
Ik heb mijn 45e jarige ervaring weten te vertalen in web based oplossingen die profits c.q. risico's zichtbaar maken op werknemer-niveau. Met veel passie zet ik mij in om zaken voor werkgever en werknemer transparanter te maken.
Vervelend dat de gemeente een fout heeft gemaakt bij de salarisadministratie. Het is inderdaad zo dat het niet altijd te achterhalen is waar de fout precies vandaan komt of waarom het fout gegaan is. Bij mijn bedrijf wordt vastgelegd wie iets verandert, zodat we kunnen terugvinden waar het fout ging, mocht het fout gegaan zijn.
Het lijkt me inderdaad dat risicomanagement bij salarisadministratie onontbeerlijk is na het lezen van dit stukje. Erg naar dat de medewerker per ongeluk de premie naar 0% had gewijzigd. Een goed idee om te investeren in risicomanagement dus.