Iedere werkplek stelt z’n eigen eisen. Maar bij hoeveel bedrijven wordt er voldoende aandacht aan besteed? We vinden het wel belangrijk dat er op iedere werkplek doelmatig en snel gewerkt kan worden, maar richten de werkplek er niet naar in. Om dit toch te bereiken stellen we een aantal eisen aan de inrichting van de werkplek. Deze eisen gaan over de indeling en ordening van de werkplekken. Een goed georganiseerde werkplek voldoet aan een aantal specifieke kenmerken.

De goed georganiseerde werkplek.

Een goed georganiseerde werkplek voldoet aan een aantal kenmerken die kort te omschrijven zijn als:

  • Er liggen geen overbodige hulpmiddelen, gereedschappen of stapels informatie direct onder handbereik. Het ligt immers “in de weg”.
  • De werkplek is schoon en opgeruimd.
  • Er is een minimum aan papierwerk aanwezig.
  • Alleen de direct benodigde middelen zijn snel te vinden en te pakken (30 seconderegel).
  • Er wordt gewerkt volgens een standaard werkwijze.
  • De werkplek ziet er schoon en overzichtelijk uit, zodat afwijkingen direct opvallen.

De 30 seconderegel.

De hiervoor genoemde 30 seconderegel kunnen we omschrijven als de maximale tijd die we kwijt mogen zijn aan het zoeken en pakken van een hulpmiddelen, gereedschappen of informatie. We moeten dus zorgen dat de middelen die we dagelijks vaak gebruiken onder handbereik zijn. Dit zorgt immers voor een vlotte voortgang van de werkzaamheden. Deze regel kunnen we uiteraard ook laten gelden voor het weer wegleggen en opbergen.

De 5S methode.

Een veel gebruikte methode om werkplekken goed te organiseren is de 5S-methode. Deze methode geeft aan de hand van 5 eenvoudige stappen een goede beschrijving hoe we met de werkplekken moeten omgaan, om te komen tot een goede werkplek.
Door het volgen van de 5S-methode worden een aantal belangrijke doelen bereikt. Zo zullen er minder ongevallen voor komen met minder ziekteverzuim als gevolg (er slingeren immers geen onnodige materialen rond). Ook worden er minder fouten gemaakt tijdens de werkzaamheden. Dit alles zal minder verliezen van materiaal en tijd met zich meebrengen, wat uiteindelijk de productiviteit ten goede komt. Dus een goed georganiseerde 5S-methode zal uiteindelijk geld gaan opleveren. Het aspect van de ongevallen speelt uiteraard vooral in productie-omgevingen, maar ook kantoorruimten zijn niet vrij van ongevallen.

Deze 5S-methode houdt in het kort het volgende in:

  • S1. Scheiden. We gaan een onderscheid aanbrengen tussen de gereedschappen en documenten die we dagelijks nodig hebben en die we maar incidenteel gebruiken. Wat we incidenteel gebruiken bergen we op, zodat het niet dagelijks in de weg ligt.
  • S2. Schikken. De middelen die we dagelijks gebruiken krijgen een zodanig vaste plaats op de werkplek, dat we het snel kunnen zien, pakken en weer terugleggen. Denk hierbij aan de 30 seconderegel.
  • S3. Schoonmaken. We noemen deze fase schoonmaken, maar we kunnen het ook zien als een vorm van opruimen en inspectie. Een schone werkplek is overzichtelijk ingericht zodat mogelijke afwijkingen sneller aan het licht komen.
  • S4. Standaardiseren. Door de indeling van de werkplek en de te gebruiken procedures schriftelijk vast te leggen, ontstaat er voor iedereen duidelijkheid. Er is immers maar één manier om alles uit te voeren en op te bergen en dat is volgens de beschreven standaard.
  • S5. Standhouden. Ter afsluiting van de voorgaande fasen is het belangrijk dat we deze vastgelegde werkwijzen in stand houden en borgen. Dit vraagt uiteraard wel van iedereen een bepaalde mate van discipline. Alleen hierdoor kunnen we voorkomen dat we terugvallen in een ongeorganiseerde werkplek met alle gevolgen en risico’s van dien.

De valkuilen.

Uiteraard komt een goed georganiseerde werkplek niet vanzelf tot stand. Er zal door iedereen serieus aan gewerkt moeten worden. Een paar valkuilen die het succes kunnen ondermijnen zijn o.a. het gebrek aan voldoende steun van het management.

Soms wordt er niet direct het nut van ingezien, met als gevolg dat er onvoldoende sturing aan wordt gegeven. Een andere valkuil is het gevolg van de onvoldoende steun. Hierdoor komt de methode onvoldoende op de agenda te staan en wordt er niet voldoende prioritiet aan de goede begeleiding gegeven. In wezen neemt de leidinggevende onvoldoende verantwoordelijkheid voor de methode.

Vaak gaat het om belangrijke en ingrijpende veranderingen in de huidige werkwijze. Een gebrek aan motivatie van het management door onvoldoende steun en sturing ondermijnen een goed eindresultaat. De laatste te noemen valkuil is een gebrek aan theoretische kennis en praktische vaardigheid bij de persoon die het hele veranderingsproces moet begeleiden.

Ondanks het ingrijpende karakter van de aanpassingen op de werkplekken en de mogelijke valkuilen is het belangrijk om er toch serieus aandacht aan te besteden.

Kortom: Een goed georganiseerde werkplek zorgt voor een veilige en gezonde werkomgeving en werkt ook productiviteitsverhogend.
 
Verwante publicaties:

 
Categorie Organisatie Advies