De meeste ondernemers die ik spreek hebben last van chronisch tijdgebrek. En niet alleen ondernemers trouwens. Wat mij fascineert is dat we allemaal dezelfde aantal uren tot onze beschikking hebben. Hoe komt het dan dat sommige mensen fantastische dingen voor elkaar krijgen en anderen niet? Succesvolle mensen gaan in elk geval heel bewust om met hun tijd. Net als een financieel budget hebben zij een tijdsbudget. Zij denken na waar ze hun budget aan besteden en bewaken zij deze zorgvuldig zodat bijvoorbeeld niet anderen zomaar hun budget opsnoepen.

Heb jij enig idee hoeveel tijd er ongemerkt uit jouw budget wegloopt of wordt afgesnoept?  En dit laten we zomaar gebeuren. Stel je eens voor dat iemand zomaar je portemonnee pakt en daar geld uithaalt. Of dat er een gat in zit en al het geld zo uitloopt. Zou je dat laten gebeuren?

Om je bewust te maken hoe tijd weglekt heb ik een aantal veelvoorkomende tijdlekken op een rij gezet voor je. Zodat je bewuster met je tijdbudget kunt omgaan.

1: Eerst de kikker opeten. Dit is een veel geadviseerde aanpak. Om eerst de moeilijkste klus aan te pakken waar je tegenop ziet en die je elke keer maar blijft doorschuiven, de z.g.n. kikker. Op zich een goed advies wat goed kan werken wanneer je last hebt van uitstelgedrag. Het gevoel van opluchting is groot als de lastige klus gedaan is.  Alleen voor zulke klussen moet je vaak de tijd nemen en rust aan je hoofd hebben. Met een lange to do lijst blijf je het gehijg in je nek voelen van al die taken, want de lijst wordt er niet minder op. Jouw energie en je tijd wel helaas. Soms werkt het beter om eerst snel en efficiënt de lange lijst met to do’s af te werken zodat je daarna tijd en rust hebt om de moeilijke klus op te pakken.

2: Je laten onderbreken.  Je bent aan het schrijven en je telefoon gaat, of er plopt een melding op in je beeldscherm. Ach, dat kost me maar 5 minuten, denk je wellicht. Helaas, het kost veel meer dan dat. Je moet namelijk de draad van de werk weer oppakken én je concentratie herstellen. Voordat je weer goed aan het werk bent, ben je wel zo’n 20 minuten verder.  Probeer daarom te voorkomen dat je gestoord wordt en zet vooraf zoveel mogelijk (digitale) afleidingen uit.

3: Gefragmenteerd werken. Het schrijven van een stuk vraagt een andere concentratie dan een telefoongesprek. Daarom is het handig om vergelijkbare activiteiten te bundelen in blokken zodat gebruik kunt maken van dezelfde manier van werken. Bijvoorbeeld door diverse telefoontjes achter elkaar plannen of gelijk een aantal artikelen achter elkaar te schrijven. Je maakt hiermee veel beter gebruik van je energie en je concentratie dan wanneer je alles door elkaar doet.

4: Multitasken. Het is echt een fabel dat multitasken tijdwinst oplevert. Het tegendeel is waar. Juist door je aandacht op één activiteit tegelijkertijd te richten, werk je sneller en is de kwaliteit beter. In dit artikel kun je meer lezen over de mythe van multitasken.

5: Nog harder werken. Bij veel mensen is dit de standaard reactie op tijdgebrek. Ze zetten nog even de schouders eronder en gaan maar door. Er is niets mis met werken. Alleen harder werken is in veel gevallen geen oplossing om stress of tijdgebrek tegen te gaan. Uiteindelijk heb je toch jezelf ermee en kost het je meer tijd. Door bij tijdgebrek juist het tegenovergestelde te doen, bijvoorbeeld meer rust en pauzes te nemen, creëer je meer overzicht en tijd.

Wil je leren om meer ontspannen productief te zijn? Vraag dan de ‘Toolkit ontspannen ondernemen’ aan (ook geschikt voor niet ondernemers).

 
 
Verwante publicaties:

 

 
Categorie Organisatie Advies