Helderheid over rollen en verantwoordelijkheden is noodzakelijk
De afgelopen jaren zijn we als organisatie sterk gegroeid. Helaas gaat dat niet zonder groeistuipen, zo bleek afgelopen week. In de management vergadering hadden we een knallend ruzie over wie nu echt verantwoordelijk is voor het afhandelen van een aantal klantproblemen.
Het bleek dat de afdeling distributie en het klant contact centrum langs elkaar heen hadden gewerkt, waardoor de klant na zes weken nog steeds op zijn gerepareerde bladblazer zit te wachten.
Niet dat we dit probleem niet al eerder hadden gezien. Zo als dat wel vaker gaat, hebben we nog steeds geen besluit genomen over de eindverantwoordelijkheid voor het reparatie en onderhoud proces. Het lijkt er op dat iedereen wel een mening heeft, maar aarzelt om dat openlijk in de vergadering te bespreken.
Verantwoordelijkheden, efficiency, heldere besluitvorming
Veel ondernemingen worstelen met het uitdenken en vastleggen van de rollen en verantwoordelijkheden van de managers en de medewerkers. We vinden het overbodig, want ‘iedereen weet toch hoe het zit!’ In de dagelijke praktijk blijkt het echter niet zo eenvoudig. Elke manager en medewerker heeft een eigen beeld van de afspraken, waardoor veel onnodige taken ontstaan, afstemmingen tussen afdelingen niet lopen en besluiten worden genomen door de personen, die op dat moment aanwezig zijn.
Een heldere beschrijving van taken, rollen en verantwoordelijkheden biedt een goede basis om nog eens kritisch naar de huidige organisatie te kijken. Zijn deze activiteiten noodzakelijk? Zitten in deze vergadering wel de juiste mensen? Waarom krijgen deze managers de financiële rapportage niet? Wie moet betrokken zijn bij de besluitvorming over de nieuwe strategie? Wat communiceren we met de medewerkers?
Als helder is hoe de rollen en verantwoordelijkheden zijn verdeeld, dan is efficiëntie en consistentie in de bedrijfsvoering een logisch gevolg.
Doe de Gratis Consistentie Check (vragenlijst; zie voorbeeld)
Waarschijnlijk heb je al wel een voorgevoel hoe consistent de bedrijfsvoering in jouw bedrijf is. De Consistentie Checkhelpt jou om dit gevoel verder te concretiseren en het geeft ook een aantal suggesties om de consistentie in jouw bedrijf te verbeteren. De rapportage (zie voorbeeld) ontvang je via email binnen 24 uur na afronding van de vragenlijst.
Aan deze consistentie check zijn geen kosten verbonden. Alle verstrekte gegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet gedeeld met derden.
Verwante artikelen:
Gerard Kok is oprichter en eigenaar van The Decision Company BV. Een adviesbureau dat de effectiviteit van uw onderneming verbetert.
De adviesdiensten zijn:
1 - In kaart brengen van activiteiten die nauwelijks een bijdrage leveren aan de klanttevredenheid en het realiseren van de bedrijfsdoelstelling.
2 - Het verzorgen van management workshops om de interne samenwerking en doelgerichtheid te verbeteren.
3 - Het beoordelen en verbeteren van startegische plannen, business plannen en business cases voor belangrijke bedrijfsbeslissingen (overnames, investeringen, desinvesteringen).
4 - Snelle beoordeling van het functioneren van de onderneming en het management team.
