De 3 basisvoorwaarden voor het opstarten van een verbeterproject
Hoe begin je?
Het opstarten van een project voor procesverbetering vraagt vooral in het begin om veel inspanningen die niet direct inhoudelijk aan de verbetering gekoppeld zijn, maar wel belangrijk zijn voor de opstart van het project. In het vorige blogartikel ben ik ingegaan op de mogelijke tegenwerpingen die je kan tegen komen bij het kenbaar maken van een op handen zijnde verbetering en/of verandering in de organisatie. Om een verbeterproject goed te kunnen starten is het belangrijk dat er aan drie basisvoorwaarden wordt voldaan. Door te voldoen aan deze basisvoorwaarden worden de tegenwerpingen geminimaliseerd en kan het verbeterproject succesvoller worden opgestart.
Wat zijn deze basisvoorwaarden?
Deze drie basisvoorwaarden kan je beschrijven en onthouden met het ezelsbruggetje TAK, wat het volgende omvat.
1. Tijd.
Het verbeteren van processen doe je er niet even bij! Het is gewoon belangrijk dat je voldoende tijd vrijgemaakt voor een goede uitvoering van het verbeterproject. Door voldoende tijd te investeren in het project en door niet met een te krappe deadline te werken kunnen de verschillende fasen van het project zonder overhaaste beslissingen worden uitgevoerd. Meestal zijn overhaaste beslissingen niet voldoende doordacht en kunnen daardoor fouten bevatten. Om deze fouten weer te herstellen moeten er later correcties worden uitgevoerd die weer extra tijd en geld kosten. Vooral bij de wat kleinere verbeterprojecten hoeft niet direct iemand in de organisatie te worden vrijgemaakt, maar het is wel verstandig om vaste tijdstippen in de week voor het project in te plannen. Het immers zo dat multitasken dodelijk is voor de arbeidsproductiviteit en kwaliteit van het werk. Het multitasken wordt vaak als een positieve competentie gezien, maar in werkelijkheid worden er meer fouten gemaakt en licht de prestatie tussen de 25 à 40 % lager.
2. Aandacht.
Het besteden van voldoende aandacht aan het verbeterproject is een voorwaarde voor succes. De aandacht moet in het projectteam zitten, maar vooral ook het management moet laten zien dat ze oprechte aandacht hebben. Het belang van het project moet bij iedereen duidelijke zijn. Vooral als er in een team wordt samengewerkt is het besteden van voldoende aandacht een voorwaarde voor de betrokkenheid en motivatie van alle teamleden. Door voldoende aandacht aan het project te besteden wordt de kwaliteit van het eindresultaat beter. Voldoende en gerichte aandacht kan alleen worden gegeven als het verbeterproject geen onderdeel uitmaakt van multitasken. De aandacht moet je dan teveel over meerdere werkzaamheden verdelen.
3. Kennis.
Naast de technisch inhoudelijke kennis van de onderdelen van het verbeterproject speelt ook projectkennis een belangrijke rol. Het is van groot belang dat je voldoende kennis bezit over het opzetten, beheersen en afronden van de verschillende fasen in het project. Het gaat dus niet alleen om de technische kennis van de problematiek en/of verbetering, maar ook een goede projectbegeleiding speelt een belangrijke rol. Een in eerste instantie goed en zinvol project kan toch nog sneuvelen als de aansturing onvoldoende is. Door voldoende projectkennis kan je ook de juiste aandacht en begeleiding geven en zal de beschikbaar (gemaakte) tijd goed worden ingezet.
Hoe ga je nu verder?
De drie beschreven voorwaarden: tijd, aandacht en kennis zijn van groot belang voor het slagen van het verbeteringsproject.
De volgorde van deze onderdelen is ook belangrijk. Immers als er niet voldoende tijd is voor het project kan er ook niet voldoende aandacht aan worden besteed. En bij onvoldoende aandacht is er minder oog voor het inzetten of in huis halen van voldoende juiste kennis. Zonder je helemaal bang te maken is het niet zo dat de basisvoorwaarden volledig in eigen huis beschikbaar moeten zijn. Bij een gebrek aan tijd kan er natuurlijk ook een extern deskundige worden ingeschakeld. Deze extern deskundige beschikt over de benodigde tijd, voldoende aandacht en de juiste vakkennis. En dit is net wat je nodig hebt.
Kortom: Door het toepassen van de juiste basisvoorwaarden voor je verbeterproject wordt ieder project een succes.
Verwante publicaties:
- De vier grootste “dooddoeners” die verbeteringen in de weg staan.
- De basisvoorwaarden voor goed distributievervoer
- Waarom we niet zonder logistieke processen kunnen?
- Procesverbetering. Hoe beginnen we?
- De 6 elementen die een rem zijn op de productiecapaciteit
- Hoe kunnen we de productiviteit op de werkvloer verhogen?
- Hoe organiseer je een goede werkplek?
Hoe goed kent u de logistieke prestaties van uw onderneming?
Een goed inzicht in de organisatie van de logistieke gerelateerde activiteiten binnen uw onderneming is van groot belang voor het leveren van goede bedrijfsprestaties.
Om te komen tot serviceverhoging en kostenbeheersing is het belangrijk dat alle onderlinge processen goed georganiseerd zijn en uiteraard ook goed op elkaar aansluiten.
Met Logis Dienstverlening ondersteun ik ondernemers bij het verbeteren van de logistieke organisatie en -prestaties. Logis Dienstverlening is gespecialiseerd in projectmanagement en logistiek advies.
Dit doe ik binnen de agribusiness, food- en logistieke sector. Voor het bereiken van een goed samenhangend advies en succesvolle procesoptimalisatie is er voldoende kennis en ervaring in huis in de vakgebieden: agrarische productie, logistiek-, marketing- en projectmanagement.
