De ziekmelding, het telefoon gesprek en wat je moet vragen en wat niet.

Je medewerker meldt zich ziek. Te vaak hoor ik: “hé wat vervelend voor je, bel je me wanneer je weer beter bent?” Niks mis mee om begrip te tonen, maar zo maak je het wel erg makkelijk en is de kans groot dat de ziekmelding langer duurt dan nodig is.

Case studie:
Een tijdje terug kreeg ik een medewerkster op bezoek die al een tijd thuis zat. De leidinggevende kreeg een seintje van HR dat er met het dossier (!) nog niets was gedaan en de medewerkster zat al 6 weken thuis.  De hoogste tijd voor een bezoek aan de bedrijfsarts voor het opstellen van een probleemanalyse + plan van aanpak. De leidinggevende had geen idee, wat te doen, dus stuurt de medewerkster naar mij als bedrijfsmaatschappelijk werker (H). Medewerkster (M) komt bij mij en begint:

M: Ik zit al zes weken thuis met rugpijn.

H:  Dat is vervelend, wat doe je dan zoal thuis?

M: Niet zo veel; zitten, computeren, rondje lopen, de boodschappen doen, televisie kijken, het huishouden, wachten tot ik naar de fysio kan en me verder kapot vervelen.

H: Goed dat je fysiotherapie hebt ingeschakeld.

M:  Ja, maar het helpt nog niet echt veel. Weet je Harmen ik zou wel aan het werk willen maar ik houd het echt geen 8 uur vol!

H: Dat snap ik, maar wat zou je wel kunnen met betrekking tot werk?

M: Nou zes uur zou misschien lukken, maar acht uur trek ik echt niet hoor!

 H: (Ik kon het bijna niet geloven, dus check het even) ehh hoelang zat je al thuis?

M: Zes weken.

H: (slik, dan verstond ik het dus goed) Oké ik begrijp dat je niet acht uur kunt werken. Als ik nu je leidinggevende bel en regel dat je vanaf morgen start voor vijf uur per dag, gaat dat lukken?

M: Ja vijf uur dat gaat lukken, maar acht uur trek ik echt niet hoor!

H: Nee, dat is goed, dat hoef ook niet. We starten morgen met vijf uur en bouwen het werk langzaam op naar zes uur. Het lijkt mij handig om even langs de bedrijfsarts te gaan om te horen of daar geen medische bezwaren voor zijn. Vind je het goed dat ik je deze week in plan voor een afspraak?

M: ja prima.

H: goed dan bel ik nu even je leidinggevende….

En zo gezegd zo gedaan, de medewerkster startte de dag erop met vijf uur en kon in drie weken op bouwen naar acht uur! In het gesprek wat echt maar een paar minuten duurde, bleek dat M er tegenop zag om hele dagen te werken met haar klachten. En dat alleen doordat ik de vraag stelde: Wat kun je wel? In plaats van "wat kun je niet". Hierdoor kon ze weer starten met het werken.

Zonde, want als die vraag haar zes weken eerder was gesteld, had ze niet zes weken thuis hoeven te zitten. Gemiddeld kost een dag thuis zitten de werkgever 250 euro, dus in dit geval had dit zo’n 7500 euro gescheeld! En voor dit bedrag is geen prestatie geleverd. Wanneer de persoon vervangen wordt (in haar situatie werd het uitzendbureau gebeld om het werk door te laten gaan) verdubbeld het bedrag, omdat inhuren duurder is dan eigen personeel.

Met andere woorden; de baas heeft 15.000 euro betaald, omdat de leidinggevende tijdens de aanname van de ziekmelding  niet wist de juist vraag te stellen: Wat kun je wel?

Omdat dit niet de eerste situatie was waarin medewerkers onnodig lang thuis zaten, ben ik naar de HR manager gestapt en hem een aantal voorbeelden gegeven van wat er gebeurt door werkdruk en onwetendheid en wat hem dat kost. Naar aanleiding van dat gesprek is er een training gestart die ging over het aannemen van ziekmeldingen en kregen de leidinggevenden een script met vragen die ze konden stellen om het herstelproces te bevorderen.

Wist je dat je volgens de wet privacy niet mag vragen aan je medewerker wat hij heeft? Dit is vaak medische informatie en die hoor jij als leidinggevende niet te hebben en mag zeker niet geregistreerd worden. Wat je wel mag gebruiken is de FML: de functie mogelijkheden lijst.

Deze kan je bedrijfsarts opstellen en daarin staat wat iemand wel kan en wat de beperkingen zijn waar je als leidinggevende rekening mee dient te houden, en wat de mogelijkheden zijn. Gelukkig weten de meeste werknemers niet welke vragen je wel en niet mag stellen en zullen je meestal openlijk vertellen wat er speelt. Vervolgens kan jij de inschatting maken (of met behulp van de bedrijfsarts) wat iemand wel kan of wanneer iemand weer aan het werk zou kunnen.
Met je medewerker kun je het eigenlijk alleen hebben over: De klachten waar een medewerker last van heeft en de beperkingen die dit oplevert voor het werk. En wat de medewerker dan wel zou kunnen. Wanneer iemand niet kan werken, bespreek of er mogelijkheden zijn voor vervangende werkzaamheden. Misschien kan de medewerker momenteel niet zijn eigen werk doen, maar wellicht kan hij tijdelijk HR ondersteunen met bijvoorbeeld archivering of administratieve werkzaamheden.

Als dat niet kan, maak dan afspraken voor een vervolg: Wil jij me over 3 dagen bellen? Dan zijn je klachten vast verminderd en gaan we het hebben over het herstel.

Vergeet niet te vragen hoe het met je medewerker op dat moment is. Het is gênant hoeveel leidinggevenden dit vergeten en als eerste vraag stellen: “En wanneer kun je weer beginnen met het werk?”. De meeste medewerkers ervaren dit als erg pijnlijk. Waarom? Omdat ze het gevoel hebben dat het er niet meer toe doet hoe ze zich voelen en gereduceerd worden tot een nummer. Als je de vraag vergeet te stellen, kost je dit al snel een week extra hersteltijd! Als iemand zich tot een nummer gereduceerd voelt, werkt dit meestal niet bevorderlijk voor de motivatie om terug te keren.

Wanneer  je de medewerker aan de lijn hebt, vraag dan ook wat jij zou kunnen doen om het proces te bevorderen en wat de medewerker gaat doen om te herstellen?  (Naar de huisarts gaan, werken aan de conditie, fysiotherapie inschakelen of bijvoorbeeld naar het algemeen maatschappelijk werk).

Wanneer er sprake is van uitval door stress of overspannenheid kun je de medewerker tips geven om de draaglast draagkracht balans weer te herstellen.

www.actiefaanhetwerk.nl

 
 
 
Verwante publicaties:

 
 
Categorie Organisatie Advies