Dagelijks komen we met projecten in aanraking. Ondanks dat we niet iedere activiteit als een project herkennen. Je hebt projecten van klein tot heel groot. Je kan denken aan een kleine verbouwing in je eigen huis, een reorganisatie in je bedrijf, IT-implementatie tot de aanleg van een metrolijn.

De meeste van ons hebben echter te maken met ontwikkelingen binnen de eigen werkomgeving. Om met je bedrijf bij te blijven in alle ontwikkelingen is het belangrijk om regelmatig te innoveren en verbeteringen door te voeren. Deze verbeteringen kunnen het beste in de vorm van een project worden uitgevoerd.

Om iedere projectmatige verbetering met succes te kunnen afronden is het belangrijk om op een goede manier aan het project te beginnen. Een goed begin is immers het halve werk. Je wilt ook niet halverwege het project erachter komen dat je toch fout bent begonnen en een deel van het project overnieuw moet of dat er ingrijpende correcties moeten worden uitgevoerd. Dit levert alleen maar teleurstellingen, frustraties en vertragingen op.

De vraag die je jezelf hierbij altijd moet stellen is: “Hoe start ik een succesvol project?”.
Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden moeten we eerst duidelijk voor ogen hebben wat een project is.

 

Een goed project heeft zeker de volgende 5 aspecten in zich.

  1. Het werken aan een verandering. Je streven is immers om los te komen van de huidige situatie en een betere situatie te bereiken.
  2. Een duidelijk start en eind. Een project is geen doorlopend proces, maar heeft een duidelijk eindpunt waarbij het doel is bereikt of de verandering is gerealiseerd.
  3. Een goede samenwerking. Ieder project is een samenwerkingsverband tussen mensen en/of bedrijven die ieder specialist zijn in het eigen vakgebied. Je kan een project dus ook wel een multidisciplinaire samenwerking noemen.
  4. Geen project is hetzelfde. Ieder project heeft zijn specifieke eigenschappen en is daarom ook altijd uniek te noemen.
  5. Een duidelijk einddoel. Bij de aanvang van een project is het einddoel vastgesteld, maar de weg er naar toe komt niet altijd exact overeen met het oorspronkelijke plan.

Als je weet welke aspecten er aan ieder project hangen, kan je starten met de verdere invulling van de opzet. Om het project succesvol tot een goed einde te laten komen moet je vooraf de volgende doelen met bijbehorende voorwaarden duidelijk beschrijven en onder ieders aandacht brengen.

 

Wat zijn de belangrijkste voorwaarden voor ieder succesvol project?

  • De start- en de einddatum. Het is belangrijk dat je zonder vertraging kan beginnen en dat bekend is wanneer het totale project moet worden opgeleverd.
  • Vooraf moet je het eindresultaat hebben vastgelegd. Er mogen geen “open eindjes” aan zitten.
  • Je moet je altijd vanaf het begin realiseren dat je met beperkte middelen te maken hebt. Deze beperkingen kunnen zitten in geld, tijd, materialen, kennis, etc.
  • Eén persoon heeft de totale leiding en de mogelijkheid en bevoegdheid om direct in te grijpen als de gestelde doelen worden overschreden.
  •  Alle medewerkers aan je project moeten voldoende motivatie uitstralen om binnen de grenzen het einddoel te willen bereiken. Aan saboteurs heb je immers niet veel.
  • In de projectorganisatie heb je altijd één opdrachtgever die de bevoegdheid heeft om de benodigde mensen en middelen ter beschikking te stellen en het eindoordeel te vellen. Iedere projectmedewerker is in wezen verantwoording schuldig aan de opdrachtgever.
  • Het belangrijkste punt voor je succes is wel dat tijdens het project alle neuzen dezelfde kant op staan. We hebben immer een gezamenlijk belang.

Het moeten voldoen aan deze voorwaarden komt misschien wat streng over, maar een project starten met “open eindjes” leidt gegarandeerd tot teleurstellingen, frustraties en vertragingen. Door je project te starten met “open eindjes” lijkt de projectuitvoering flexibel, maar wordt in veel gevallen onbestuurbaar.

Om het eindresultaat van je project goed te bereiken zijn er een 6-tal aspecten die je heel strak in de gaten moet houden. Deze aspecten worden ook wel de “beheersaspecten” genoemd.

 

Met welke beheersaspecten krijg je in je te maken?

  1. Tijd. Door een strakke planning wordt een overschrijding van de deadline voorkomen. Belangrijk bij een goede en strakke projectplanningplanning is ook de onderlinge samenhang van de verschillende fasen. Je moet voorkomen dat er gaten of overlappen in je projectplanning ontstaan.
  2. Geld. Wat is je totale budget en hoe zien alle deelbudgetten eruit?
  3. Kwaliteit. Aan welke specificaties moet het eindproduct van je project na oplevering voldoen?
  4. Bereik. Wat is je uiteindelijke doel dat je met de uitvoering van je project wil bereiken?
  5. Risico. Welke risico’s zitten er aan de uitvoering van je project en zijn deze aanvaardbaar?
  6. Baten. Dit is bijna wel het belangrijkste van ieder project. De centrale vraag is altijd: “Wat levert het me op en kan ik met het einddoel doen waarom ik heb begonnen ben?

Het starten van een project met deze aspecten, voorwaarden en beheersaspecten in het achterhoofd geven je de basis voor het realiseren van een succesvol project. Van een goed uitgevoerd project heb je dan immers nog vele jaren plezier.

 

Kortom: Ieder project wordt een succes als je voorbereiding een duidelijk omschreven kop en staart heeft.

 
 
 
Verwante publicaties:

 
 
Categorie Organisatie Advies