Stel je je de beoordelaar voor van jouw offerte. Hij heeft er al zeven gelezen. De achtste, waar hij nu mee bezig is, is een document van bijna 70 pagina’s. Het begint met een korte historie van het bedrijf, waarin wordt verteld hoe het zich van een klein eenmansbedrijf in Limburg heeft ontwikkeld tot marktleider en hoe het is uitgegroeid tot een bedrijf met 4 vestigingen en 1234 werknemers. En zo gaat het nog even door. Het document wijdt uit over het productassortiment, over belangrijke mijlpalen in de geschiedenis en over succesvolle projecten.

Snel scant de beoordelaar dit stuk tekst en slaat verveeld de bladzijden om. Hij zoekt verder naar de passage waar de offerte ingaat op zijn specifieke vraag en vindt die op pagina 3. Ineens verandert de schrijfstijl. Het hoofdstukje “Ons begrip van uw probleem” bevat stukken uit zijn eigen offerteaanvraag. Hij herkent zijn eigen probleemomschrijving en de doelstellingen die hij geformuleerd had. Even valt hem een domme spelfout op. Daarna volgt een hoofdstuk waarin het aanbod wordt beschreven. Hij onderdrukt een geeuw. Het is al vier uur en hij is hard toe aan een kopje soep. Zijn vrouw belt of hij de kinderen om half zes uit de kinderopvang wil halen, want zij heeft onverwacht iemand op bezoek. En weer ziet hij een spelfout.

Snel bladert hij door naar het prijshoofdstuk. De prijs valt mee, maar op grond van wat hij zo snel heeft gescand van de oplossing heeft hij het vermoeden dat hij ook geen topkwaliteit aangeboden krijgt. Hij kijkt op zijn horloge en constateert dat hij moet opschieten. Hij legt de aanbieding aan de kant en begint met frisse tegenzin aan de volgende.

Dat document is heel veel korter: 12 pagina's. De managementsamenvatting op pagina 1 gaat direct in op de vraag en de analyse van achterliggende oorzaken. Dan volgt kort de aangeboden oplossing en de tekst gaat verder met de voordelen van die oplossing. Daarna wordt beschreven hoe zijn processen eruit komen te zien als de oplossing gerealiseerd is. Dat spreekt hem wel aan. Hij ziet al voor zich hoeveel plezieriger het werk wordt en hoeveel kosten hij kan besparen. De managementsamenvatting eindigt met de investering die hij moet doen en hoe snel hij die investering weer terug verdient. Na 2 pagina’s heeft hij al een helder beeld van wat hem wordt aangeboden en hij is enthousiast. Met belangstelling leest hij de volgende hoofdstukken en hij krijgt vertrouwen in de aanpak en het product. Voor hij het weet heeft hij het hele document uit. Het is overzichtelijk opgebouwd, makkelijk leesbaar en het bevat illustraties die zijn aandacht trekken en waarbij hij de onderschriften nieuwsgierig leest. De prijs is hoger dan die van de vorige aanbieding, zelfs een van de hoogste van alle andere, maar toch is dit de aanbieding waar hij het meeste vertrouwen in heeft.

Hieruit kan ik onder meer de volgende 10 schrijftips voor een onderscheidende offerte destilleren:

  1. Schrijf een heldere managementsamenvatting, die direct ingaat op het probleem van de klant. Schrijf in je eigen woorden.
  2. Beschrijf de oplossing kort en bondig, maar ga vooral in op de voordelen ervan.
  3. Maak de prijs inzichtelijk, en geef inzicht in de snelheid waarmee hij zijn investering terugverdient.
  4. Schrijf alsof je de opdracht al gewonnen hebt. Schrijf in de tegenwoordige tijd.
  5. Vermijd het gebruik van hulpwerkwoorden als kunnen, zullen en worden. Laat je tekst nakijken op spelling en grammatica.
  6. Gebruik illustraties en neem de moeite om er onderschriften bij te plaatsen. Illustraties trekken de aandacht en de onderschriften worden met verhoogde belangstelling gelezen.
  7. Overweeg om gebruik te maken van kolommen, teksten in kaders, highlights in de kantlijn.
  8. Zet je kernboodschappen in de paragraaftitels. In plaats van “Inleiding” schrijf je “Onze oplossing biedt een efficiëncyverbetering van 17%” en in plaats van “Aanpak” schrijf je “Met onze aanpak realiseren wij de oplossing binnen 3 maanden”.
  9. Bedenk dus, voordat je gaat schrijven welke kernboodschappen je wilt overbrengen.
  10. Zorg dat de beoordelaar alle beoordelingscriteria uit de aanvraag gemakkelijk terugvindt.

Meer weten over het inschrijven op aanbestedingen en het schrijven van overtuigende offertes? Koop mijn boek “Winnen met aanbestedingen en offertes” en vind daarin nog een schat aan informatie voor het schrijven van succesvolle aanbiedingen.

 
 
 
Publicaties van Roef Houwing:

 
 
Categorie Financieel Advies