Dankzij de opkomst van nieuwe technologieën op alle werkvlakken is de digitalisering van onze omgeving een feit. Dit geldt ook voor technieken op het gebied van facturatie. Steeds meer bedrijven factureren online door de effectiviteit en efficiëntie ervan. E-facturatie is tegenwoordig al vrij gebruikelijk binnen bedrijven. Maar wat maakt e-facturatie nou beter dan factureren op papier? In dit artikel vertellen wij jou 8 dingen die je moet weten over e-facturatie.

1. Wat is e-facturatie?

E-facturatie is de uitwisseling van facturen in pdf-formaat. E-facturatie wordt ook wel digitaal factureren of online factureren genoemd. Met e-facturatie kunnen facturen ook automatisch uitgewisseld worden tussen het systeem van een bedrijf of een leverancier, wanneer deze UBL ondersteund. Online facturatie heeft veel voordelen ten opzichte van factureren op papier. Er zijn verschillende online facturatie programma’s beschikbaar die je kunt gebruiken voor het maken en versturen van facturen.

2. E-facturatie van 2017 verplicht

Vanaf januari 2017 gaat de overheid e-facturatie verplicht stellen voor facturatie tussen bedrijven en overheidsinstanties. Dus voor alle bedrijven die aan de overheid leveren, gaat deze nieuwe regel gelden. Jaarlijks worden zo’n 12 miljoen facturen naar de overheid verstuurt. Zo’n 70.000 bedrijven leveren diensten of producten aan de overheid. Voor al deze bedrijven gaat deze nieuwe regeling dus gelden.

3. Factuurherkenning: OCR

Het handige aan veel online factuurprogramma is dat het een scan- en herkenfunctie heeft. Dit heet ook wel Optical Character Recognition (OCR). Hiermee kun je tekst van een afbeelding omzetten in harde data. Zo kan de functie bijvoorbeeld kop-en regelgegevens van een PDF of ingescande factuur automatisch herkennen. Je kunt dus je facturatie automatiseren omdat je bonnetjes en facturen niet meer handmatig hoeft te verwerken.

4. Mobiele facturatie

Naast facturatie software op je pc te gebruiken, kun je dit ook laten draaien op je tablet of smartphone via een mobiele versie. Hiermee kun je met enkele drukken op de knop verkoopfacturen maken op basis van opgeslagen contactgegevens. Het handige aan mobiele facturatie software is dat je het altijd en overal kunt doen, je bent namelijk niet afhankelijk van een vaste werkplek. Als je veel onderweg bent, is het echt een uitkomst.

5. Facturatie op je Smartwatch

Eén van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van online facturatie is het factureren via je Smartwatch. Ja, je hoort het goed, via je Smartwatch. Facturatie apps kun je zowel op een Android als op een Apple watch gebruiken. het praktische aan een Smartwatch is dat deze ‘context bewust’ is. Dit houdt in dat je Smartwatch altijd op de hoogte is van je locatie door de GPS functie. Zo kun je eenvoudig in- en uitklokken wanneer je op de locatie van je opdrachtgever bent gearriveerd.

6. Je bespaart tijd...

Digitaal factureren is een stuk efficiënter dan factureren op papier. Wanneer je e-facturatie programma is geïntegreerd, kunnen facturen automatisch worden ingelezen en verwerkt door het facturatie systeem van de ontvanger. De verwerking en betaling gaat ook een stuk sneller. Een factuur hoeft namelijk niet meer geprint en verzonden te worden via de post. Met e-facturatie worden facturen sneller ontvangen en dus ook sneller betaald.

7. ...En dus geld

Naast het feit dat e-facturatie tijd bespaart, bespaar je ook in kosten. Je hebt geen papier meer nodig en portokosten vervallen. Het is daarnaast ook goedkoper omdat de handeling sneller verloopt. Het wordt niet meer apart administratief verwerkt, dus vergt het minder arbeidsuren.

8. Het is beter voor het milieu

Digitaal factureren heeft dus een hoop voordelen voor jou, maar niet alleen voor jou. Ook het milieu profiteert hiervan. Met e-facturatie zeg je gedag tegen die berg aan papierwerk. Dit scheelt een hoop gekapte bomen op de langere termijn. Wanneer alle bedrijven in Europa digitaal zouden factureren, scheelt dat op jaarbasis zo’n veertigduizend voetbalvelden aan bos. Daarnaast is de CO2 uitstoot ook lager, omdat het aantal transportkilometers aanzienlijk afneemt. Een win-win situatie dus.

 
 
 

Verwante artikelen:

 
Categorie Financieel Advies