Kent u dat? Een beoordelingsgesprek waar u als leidinggevende de prestaties van uw medewerkers moet beoordelen. Voor de rest van het jaar heeft u weinig contact met uw medewerkers gehad en u hebt geen goed inzicht in hun prestaties, hun competenties en hun verwachtingen. Daarom ziet u erg tegen deze gesprekken op en u wilt ze zo snel mogelijk achter de rug hebben.
U bent niet de enige.

Beoordelingsgesprek

Weinig leidinggevenden hebben echt zicht op de prestaties van hun medewerkers. Ze missen de nodige gespreksvaardigheden die tot een effectief gesprek leiden. Dat maakt zo een gesprek in hun ogen eerder een tijdverspilling dan een instrument dat de betrokkenheid en employability van de medewerker kan vergroten. Dat kan de beoordelingsgesprekken voor beide partijen onaangenaam maken en wat eerder tot conflicten leidt dan tot een betere samenwerking en betere resultaten voor de organisatie.

Daarnaast heeft maar één beoordelingsgesprek per jaar geen enkel nut. Eenmalig functioneringsgesprek dient geen ander doel dan voldoen aan de verplichting opgelegd door de directie en waarin voornamelijk de hoogte van salaris genoteerd wordt. En dat terwijl zo een gesprek heel veel op kan leveren. Het geeft de medewerker en zijn leidinggevende een kans om samen naar de successen en de hobbels van het afgelopen jaar te kijken. Naar aanleiding daarvan kunnen nieuwe doelen en het opleidingsplan opgesteld worden voor het komend jaar.  Dat maakt het voor de medewerker makkelijker om de gestelde doelen ook te halen.

Een plan levert meer op

Maak van een beoordelingsgesprek liever het Plan van Aanpak met duidelijke doelstellingen, resultaatverplichtingen en ontwikkelmogelijkheden. Plan daarin ook minimaal twee evaluatiemomenten, waarin de voortgang en de realisatie van het plan besproken en mits nodig bijgesteld wordt.

Het geven van feedback heeft ook veel meer effect als het meteen na de geleverde prestaties gegeven wordt in plaats van pas een jaar later. Als ik nu een fout maak, wil ik dat ook nu weten zodat ik het kan verbeteren en niet pas een aantal maanden later als ik aan de situatie niets meer kan veranderen. En als ik iets goed heb gedaan, wil ik dat ook meteen weten want dan weet ik welk gedrag tot de gewenste resultaten leidt.

Tips voor een succesvol gesprek

Bereid u voor
Stel de punten op die besproken moeten worden en vraag uw gesprekspartner eventueel welke onderwerpen hij/zij aan de orde wil laten komen.

Stel open vragen
Open vragen zijn de vragen die met een vragend voornaamwoord beginnen zoals wie, wat, hoe. Vraag door als u meer wilt weten of iets niet begrijpt.

Luister actief
Probeer uw gesprekspartner niet te onderbreken tijdens het verhaal: geef de vrijheid om een eigen verhaal te vertellen. Luister aandachtig en denk niet intussen aan het volgende agendapunt. Vat af en toe de bijdragen van uw gesprekspartner samen om te controleren of u het goed begrepen hebt.

Neem de tijd
Mensen hebben tijd nodig om na te denken of om de boodschap te verwerken voordat ze kunnen reageren. Daarom kunnen soms stiltes ontstaan. Doorbreek de stilte niet, maar neem een afwachtende houding aan.

Wees duidelijk
Geef duidelijk en specifiek aan wat u van de ander verwacht. Geeft u feedback, benoem dan het gedrag dat u waardeert of juist veranderd wilt zien. Check regelmatig of de gesprekspartner u goed kan volgen.

 
 
 
Categorie Organisatie Advies