Wanneer gaan we bedrijfsactiviteiten uitbesteden?
We kunnen niet altijd alles zelf doen.
Vaak denken we dat we er goed aan doen om zoveel mogelijk bedrijfsactiviteiten in eigen hand te houden. Helaas houden we onszelf dan te vaak voor de gek. De kennis van de eigen organisatie en de beschikbare arbeid zien we als een pluspunt om veel activiteiten in eigen hand te houden.
Echter we kunnen ons niet altijd meten met de kennis en vaardigheden van de professional? Dit geldt zowel voor de kennis gerelateerde als ook voor fysieke werkzaamheden. Iedere soort werk vraagt om een eigen afweging tussen zelf doen of bedrijfsactiviteiten uitbesteden.
In de afweging moeten we vooral kijken of de werkzaamheden tot de corebusiness van de onderneming behoren en of we beschikken over de juiste middelen, zoals kennis, gereedschappen en apparatuur.
Waarom willen we het toch vaak zelf doen?
Het zelf uit willen voeren van bepaalde werkzaamheden wordt vaak ingegeven door drie gedachten.
- We kunnen het zelf goedkoper.
- We willen onze (soms geheime) processen niet delen met een buitenstaander.
- We willen dat de werkzaamheden net zo worden uitgevoerd als dat we het zelf zouden doen.
Alleen het resultaat telt!
Kiezen we ervoor om de werkzaamheden zelf doen, dan zijn er 3 aspecten die bepalend zijn voor een succesvol resultaat. Deze aspecten laten zich eenvoudig omschrijven als: Tijd, Aandacht en Kennis. Afgekort : TAK. Het is dus belangrijk bij het zelf uitvoeren dat er voldoende tijd aan kan worden besteed. De bestede tijd mag uiteraard niet ten koste gaan van de normale dagelijkse werkzaamheden. Het schenken van voldoende aandacht komt uiteraard de kwaliteit van het werk ten goede. Ga er dus serieus mee om en beschouw het niet als: “het er even bij doen”. Uiteraard is het hebben van voldoende kennis ook een minimale vereiste.
Kan aan deze drie aspecten goed worden voldaan, dan is er geen bezwaar om het werk met voldoende kwaliteit zelf uit te voeren. We moeten altijd het risico voorkomen dat we gaan “doe het zelven”.
Hoe maken we een goede afweging?
Om een goede keuze te maken tussen zelf doen en uitbesteden is het van belang dat we kijken naar de bekendheid en de beschikbare kennis van de werkzaamheden.
In het onderstaande model wordt eenvoudig weergegeven welke actie moet moeten ondernemen op basis van de bekendheid en beschikbare kennis.
Het model geeft in de vorm van 4 kwadranten een duidelijke relatie tussen de aanwezige kennis en ervaring.
Bij ieder kwadrant hoort weer een passende beslissing:
- Volledig zelf doen. Voor deze activiteit is de ervaring en kennis aanwezig.
- Zelf doen. De taak is wel nieuw, maar de kennis voor een goede uitvoering is aanwezig.
- Volledig uitbesteden. De activiteiten zijn nieuw en er is geen kennis en vaardigheid aanwezig. Om het tot een goed einde te brengen zal er externe deskundigheid en vaardigheid moeten worden ingezet.
- Uitbesteden. De taak is niet nieuw, maar voor een goede uitvoering is wel nieuwe kennis vereist. Daarom is het verstandig om het eerst uit te besteden en op termijn de vereiste kennis eigen te maken.
Belangrijk is dat we een goede inschatting maken van het eigen kennisniveau en de eigen mate van vaardigheden. Zodra de nieuw vereiste kennis door opleiding en/of instructie voldoende eigen is geworden, kunnen we de werkzaamheden zelf uit gaan voeren. Hierbij moeten we wel blijven letten dat we de kennis op niveau houden.
Door technologische, wettelijke of maatschappelijke veranderingen kan kennis snel verouderen en niet meer passen bij de huidige tijd. Dit geldt uiteraard vooral bij kennisintensieve werkzaamheden.
Vaak is dan in inzet van een externe adviseur/partij de beste oplossing. Het maken van fouten door kennisgebrek kan immers flink in de papieren lopen.
Ook is het belangrijk om rekening te houden met het feit dat alle tijd die we besteden aan “interne nevenactiviteiten” ten koste gaat van de tijd, aandacht en uitvoering van de corebusiness gerelateerde werkzaamheden.
Willen we het toch zelf doen.
Besluiten we om een activiteit toch zelf te doen, dan moeten we rekening houden met de volgende aspecten:
- We doen er in het algemeen langer over om het goed af te ronden.
- De kans op het maken van fouten en vergissingen is groter.
- De tijd die we erin steken gaat ten koste van andere werkzaamheden die wellicht belangrijker zijn.
- De kans op schade is groter. Er zijn immers geen of onvoldoende vaardigheden aanwezig.
- Ongemerkt brengt het extra kosten met zich mee. Zelfs als de professional een op het eerste oog stevig tarief rekent.
Kortom: Bij het wel of niet uitbesteden van werkzaamheden gaat het er eigenlijk niet om wat het kost, maar wat je ervoor moet betalen en wat je ervoor terug krijgt.
Verwante publicaties:
- "De Voorraad" als geheel bestaat niet!
- Hoe start je een succesvol project?
- De 3 basisvoorwaarden voor het opstarten van een verbeterproject
- De vier grootste “dooddoeners” die verbeteringen in de weg staan.
- De basisvoorwaarden voor goed distributievervoer
- Waarom we niet zonder logistieke processen kunnen?
- Procesverbetering. Hoe beginnen we?
- De 6 elementen die een rem zijn op de productiecapaciteit
- Hoe kunnen we de productiviteit op de werkvloer verhogen?
- Hoe organiseer je een goede werkplek?
Hoe goed kent u de logistieke prestaties van uw onderneming?
Een goed inzicht in de organisatie van de logistieke gerelateerde activiteiten binnen uw onderneming is van groot belang voor het leveren van goede bedrijfsprestaties.
Om te komen tot serviceverhoging en kostenbeheersing is het belangrijk dat alle onderlinge processen goed georganiseerd zijn en uiteraard ook goed op elkaar aansluiten.
Met Logis Dienstverlening ondersteun ik ondernemers bij het verbeteren van de logistieke organisatie en -prestaties. Logis Dienstverlening is gespecialiseerd in projectmanagement en logistiek advies.
Dit doe ik binnen de agribusiness, food- en logistieke sector. Voor het bereiken van een goed samenhangend advies en succesvolle procesoptimalisatie is er voldoende kennis en ervaring in huis in de vakgebieden: agrarische productie, logistiek-, marketing- en projectmanagement.
