Het mailen met klanten, onderhouden van klantrelaties en internetbankieren. Een kleine greep van de verschillende zaken die ondernemers allemaal online regelen. Zowel privé als zakelijk doen we steeds meer online. Toch zijn er nog steeds ondernemers die facturen per post versturen. Maar het kan veel sneller, namelijk met een digitale factuur. Een digitale factuur kan simpelweg een factuur zijn gemaakt in Word of PDF die je verstuurt via de mail. Wanneer je een digitale factuur opstelt, is het slim om dit te doen met een factuurprogramma. We zetten de voordelen van digitaal factureren in dit blog voor je op een rijtje.

1. Minder kans op fouten

Bij het opstellen en versturen van een factuur loop je de kans dat er een fout bij insluipt. Als je gebruikmaakt van een facturatieprogramma heb je minder kans op fouten. Je voert alle klantgegevens in het systeem in. Zodra je een factuur moet maken is het enige dat je nog hoeft te doen het selecteren van de juiste klant. Bij het handmatig opstellen van facturen kan een kleine typefout grote gevolgen hebben. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat je bankrekeningnummer niet klopt. Klanten kunnen de factuur dan niet betalen, of veel erger: ze maken het geld naar de verkeerde bankrekening over.

2. Digitale factuur sneller betaald

Uit onderzoek blijkt dat digitale facturen sneller worden betaald. Digitale facturen hebben als voordeel dat het mogelijk is om een PayPal of iDeal-betalingslink op te nemen in de factuur. Als de klant op de betalingslink klikt, wordt hij meteen naar de online omgeving van de bank gestuurd. Vervolgens zijn alle factuurgegevens automatisch ingevuld. Veel facturatieprogramma’s bieden de mogelijkheid om een betalingslink automatisch in de factuur op te nemen. Als je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma kun je het aan het factuurprogramma koppelen. De betaalde facturen worden automatisch verwerkt in de boekhouding. Jij hebt er dus geen omkijken meer naar!

3. Gelijkgesteld door de Belastingdienst

Papieren facturen zijn voor de Belastingdienst gelijk aan digitale facturen. De factuureisen zijn voor beiden gelijk. Voor digitale facturen gelden wel andere regels omtrent het bewaren. Zo moet je de facturen digitaal bewaren en moet je kunnen aantonen dat de facturen na het verzenden of ontvangen niet zijn gewijzigd. Dit kun je doen door de facturen te beveiligen en het bijbehorende e-mailverkeer en opdrachtbevestigingen te bewaren. Een factuurprogramma verzekert je ervan dat je facturen aan alle wettelijke eisen voldoen.

4. Bespaart tijd en geld

Als je een factuur maakt met een factuurprogramma bespaar je tijd en geld. Vraag je je weleens af wat het volgende factuurnummer is? Het facturatieprogramma weet het! Doordat alle klantgegevens in het programma staan, maak je geen fouten meer op het factuur. Een digitale factuur bespaart je geld omdat je geen geld meer kwijt bent aan het printen en verzenden van de factuur. Je klanten kunnen ook geld en tijd besparen want zij kunnen de inkomende facturen gelijk elektronisch betalen. Het is wel handig om voordat je digitaal gaat factureren aan je klanten te vragen of zij een digitale factuur accepteren.

 
 
 

Verwante artikelen:

 
Categorie Financieel Advies