Je hoeft niet minder te werken om meer tijd over te houden. “Don`t work hard, work smart” is advies voor een slimme tijdmanagement. De kunst is om in de tijd die je tot jouw beschikking hebt meer te doen dan gewoonlijk.

Een klacht die ik vaak van ICT professionals hoor tijdens de gesprekken, is het gebrek aan tijd. Ondanks verschillende tijdmanagement cursussen lopen ze toch in alle sloten tegelijk en zijn ze aan het eind van de dag uitgeput. Als ik vraag hoe ze hun tijdmanagement aanpakken vertellen ze dat ze hun best doen om met behulp van het Eisenhower model (populair gemaakt door de heer S. Covey) urgentie en belangrijkheid van de taken bepalen, hun agenda te plannen en prioriteiten te stellen. Toch krijgen ze hun taken niet af en moeten ze overwerken om hun deadlines te halen. “Ik moet steeds brandjes blussen” of “ik word dagelijks bedolven onder de vragen vanuit de helpdesk” wordt meestal als de reden aangegeven voor hun onvermogen om tijdmanagement effectief toe te passen.

Drie pijlers van tijdmanagement

Het Eisenhower model of een ‘[moet] [ik] [dit] [nu] [doen]’ methode zijn zeer waardevol voor een goed tijdmanagement. Helaas wordt daar geen aandacht besteed aan psychologische factoren van effectief met tijd omgaan, die te maken hebben met de concentratie en assertiviteit.

Bij tijdmanagement zijn er drie belangrijke pijlers:

  1. planning
  2. prioriteiten stellen
  3. concentratie
Planning en prioriteiten

Planning en prioriteiten stellen worden met de al genoemde modellen goed ondervangen. Hoewel bij de planning meestal niet wordt verteld dat:

  • Ook de pauzes ingepland moeten worden, anders sla je ze makkelijk over. Soms denken mensen dat de rokers minder gestrest zijn door het roken (nicotine). Ik heb het niet wetenschappelijk onderzocht maar volgens mij zijn ze minder gestrest omdat ze regelmatig een (rook)pauze nemen waar andere werknemers maar door blijven werken.
  • Er voldoende tijd ingepland moet worden voor storingen. Plan nooit 100% van je werktijd vast, laat altijd een bepaald percentage open voor onverwachte dingen. Heb je geen last van storingen dan kun je in deze extra tijd toch het artikel lezen dat al zo lang op jouw to-do-lijst staat.
  • Je storingen kunt verminderen door jouw telefoon uit te schakelen (tenminste voor een paar uur per dag) en twee of drie vaste momenten voor het doornemen van jouw mail in te plannen en voor de rest de mailbox met rust te laten.
Concentratie

Een belangrijk onderdeel van een goed tijdmanagement is concentratie. Dat vereist soms aanpassing van de gedragspatronen maar dat is zeker de moeite waard.
Hier een aantal tips om geconcentreerd en gefocust te kunnen werken:

  • Zorg ervoor dat je per dag minimaal 2,5 uur achter elkaar ongestoord kunt werken (geen bezoek, telefoon of mail). Bij een storing duurt het 10 minuten voordat je jouw concentratie weer terug hebt. Reken maar uit hoeveel tijd je verliest door een (meestal) onbelangrijk appje of telefoontje.
  • Doe altijd één ding tegelijk, want liever één ding helemaal af dan twee voor de helft. Uit onderzoek blijkt dat multitasken samengaat met minder goede cognitieve prestaties. Daarnaast kost multitasken per som meer tijd dan als je elke taak apart uitvoert.
  • Doe moeilijke taken wanneer je de meeste energie hebt. Word je moe, neem een pauze. Een goede vuistregel is om elke twee uur tien minuten pauze te nemen. Blijf dan niet zitten maar beweeg wat, maak een praatje over het weer of doe een mindfulness oefening (als je maar niet met het werk bezig bent).
  • Doe taken, waar weinig concentratie voor nodig is, op momenten dat jouw aandacht verslapt.
  • Stel onprettige taken niet uit, dat blokkeert jouw creativiteit en productiviteit.
  • Soms is voldoende goed genoeg. Het perfectionisme slurpt jouw tijd en energie op terwijl de klant het echt niet zal merken dat niet alle puntjes op de i staan – en de waardering zal echt niet groter zijn als al die puntjes wel op hun plaats staan.

Assertiviteit en tijdmanagement

Assertiviteit wordt meestal niet gezien als een belangrijk onderdeel van tijdmanagement. Toch moet je over een gezonde dosis daarvan beschikken, wil je geconcentreerd werken en effectief met je tijd omgaan. Collega’s willen natuurlijk meteen een antwoord van je, de leidinggevende verwacht dat de opgedragen taken meteen uitgevoerd worden en zo valt een prachtig tijdschema dat je hebt gemaakt in het water. Assertiviteit betekent dat je duidelijke afspraken maakt met jouw collega’s wanneer je beschikbaar bent voor hun vragen. En in plaats van meteen aan de taken die de manager je hebt opgedragen te beginnen, geef je hem duidelijk aan wanneer je de taken in jouw tijd schema kunt inplannen. Hij/Zij heeft toch niet voor niets die dure tijdmanagement cursus voor jouw betaald ;-)

Als uitsmijter nog de wijze woorden van heer Eisenhower zelf:

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

 
 
 
 
Categorie Organisatie Advies