Veel ondernemers blijken ongemerkt veel geld te verliezen aan hun niet-declarabele uren, zoals bij het doen van hun boekhouding. MKB-Nederland stelt: “Twee volle werkdagen per maand is een ondernemer uit het MKB kwijt aan zijn financiële administratie. Dit gaat ten koste van het ondernemen”.

Tijd winnen met technologie

Stel dat je door het gebruik van de juiste boekhoudtool nou eens een uur per week zou kunnen besparen? Zolang het uurtarief dat je rekent hoger is dan de maandelijkse kosten van een tool, ben jij goedkoper uit.

De tijdswinst die je met een boekhoudtool kan behalen, is mogelijk door optimaal gebruik te maken van de beschikbare technologische snufjes. We zetten acht grote timesavers voor je op een rij. Beschik jij al over onderstaande innovaties?

1. Koppeling met je bank

Na eenmalig instellen worden je bankafschriften voortaan direct na het verstrijken van de maand in je boekhoudtool ingeladen.

2. Periodiek in te stellen facturen

Wanneer je maandelijks steeds (ongeveer) dezelfde facturen verstuurd, kan je in de tool periodieke facturen instellen. Zeker als je met incassobatches werkt, is de periodieke herhaling ideaal.

3. Elke maand sneller afletteren van het bankafschrift

Een goede boekhoudtool is zelflerend en zal hierdoor bij voor hem bekende relaties op het bankafschrift een suggestie geven voor het grootboek waarop het afschrift kan worden weggeboekt. Na enkele maanden bestaat het afletteren van je bankafschrift dan nog vooral uit het accorderen van suggesties, aangezien de meeste boekingen maandelijks terugkomen.

4. Automatisch inlezen inkoopfacturen

Door een koppeling met je e-mail is het mogelijk om inkoopfacturen automatisch in te laden in je boekhoudsysteem. Zo heb je ze direct op de juiste plaats.

5. Koppeling met je CRM

Door een koppeling met je CRM-systeem kan je je offertes inladen in je boekhoudsysteem en deze direct omzetten in een factuur.

6. Geïntegreerde helpdesk

Loop je tijdens het inboeken tegen een vraag aan? Dan kan je deze direct stellen in het chatvenster in je boekhoudtool. Tip: check voor de aanschaf van de tool even of deze goed wordt bemand, door in de proefversie van je tool een vraag te stellen. Zo weet je zeker dat je altijd geholpen wordt.

7. Direct belastingaangiftes indienen vanuit boekhoudpakket

In de tool zit een tab opgenomen voor de btw-aangifte. Deze wordt automatisch gevuld aan de hand van de door jou ingevoerde gegevens. In de meeste tools is het inmiddels mogelijk de aangifte direct vanuit de tool naar de Belastingdienst te verzenden.

8. Koppeling webshop

Door je webshop te koppelen, maak je het mogelijk om klanten die zich inschrijven voor bijvoorbeeld een cursus, direct een factuur te sturen. Er zijn tegenwoordig koppelingen mogelijk tussen veel tools, maar nog niet allemaal. Wil jij weten of de systemen van jouw keuze goed met elkaar te koppelen zijn? Door gebruik te maken van een App Center verzeker je jezelf van een goed georganiseerde automatisering binnen jouw bedrijf. Belangrijk, want immers: time is (nog steeds) money - Benjamin Franklin.

 
 
 

Verwante artikelen:

 
Categorie Organisatie Advies