Waardoor wordt regelruimte ingeperkt?

Over veel organisaties in het publieke domein wordt gezegd dat sprake is van systeemverdichting: er is een proces gaande van voortdurende nieuwe regelgeving onder meer veroorzaakt doordat de betrokken organisatie (medewerkers) zich zelf genoodzaakt voelt zich te legitimeren. In deze blog probeer ik dat proces vanuit de systeemleer te duiden en mogelijk tot oplossingen te komen.

Marjorieke Glaudemans heeft het over systeemverstrikking: de valkuil van systeemdenken om nieuwe systemen in te brengen om bestaande systemen te kunnen begrijpen. Naar verloop raak je dan verstrikt in een zelfgecreëerde ordening. Zij geeft aan: ‘dát we verstrikt raken in complexe organisatie en systemen is onvermijdelijk, maar niet onoverkomelijk. Want is er niet altijd weer een mogelijkheid om wat we voor waarnemen te herdefiniëren’.

 

Hoe kom je tot andere interpretaties?

Herdefiniëring kan het beste  je een dialoog kunt voeren op basis van communicatieve rationaliteit: hoe kan de interactie optimaal worden vorm gegeven. Dat doe je door af te stappen van lineair denken en te kiezen voor circulair denken.

Bij lineair denken gaat het om oorzaak en gevolg relaties: wie heeft de schuld. Bij circulair denken (Thiecke) gaat het om zicht te krijgen op wat er tegelijkertijd gebeurt: het gaat om zicht te krijgen op de patronen (cirkel) in interacties. Het gaat om: 'hoe' meer ik…; 'hoe' meer de ander ….; 'hoe' meer ik 'weer'…: ‘als het patroon duidelijk wordt, wordt ook duidelijk welke invloed de verschillende partijen hebben in het in stand houden én veranderen van het patroon’(43). Daardoor is er geen schuld meer; immers iedereen in het systeem heeft een aandeel in de interactie. Zo kun je het gesprek over regels weer ‘veropenen' (in plaats van verdichten).

 

Wat betekent dat voor mijn beeld van de organisatie?

De cultuurfilosoof Arnold Cornelis beschreef het begrip communicatieve zelfsturing als logisch vervolg op de eeuwen waarin externe sturing de nadruk heeft gehad. Zelfsturing heeft daarmee de betekenis gekregen van het realiseren van het eigen programma van de individuele mens. De mens maakt zelf zijn eigen keuzes. Externe, verplichte sturing, neemt af of ontbreekt in toenemende mate. Volgens Cornelis is communiceren er dan ook op gericht elkaar te corrigeren en te motiveren inzake het uitstippelen van veranderingen, die we zelf als noodzakelijk ervaren. Een veranderkundig model vereist continue toetsing en bijstelling. Dus ook hier weer reflectie op waarom doen we eigenlijk wat we doen.

Onze relatie tot de (organisatorische) werkelijkheid krijgt gestalte door onze eigen ervaringen en gewaarwordingen of anders gezegd door onze interacties met de wereld.

Het problematiseren van bepaalde gebeurtenissen in een organisatie komt door de werkelijkheidsconstructie van de waarnemer. Dus niet: 'Ik geloof het, wanneer ik het zie", maar 'Ik zie het, wanneer ik het geloof' (Weick, 1979). De begrippen die gebruikt worden bepalen de reductie van de werkelijkheid.

 

Het is niet ingewikkeld: begin met communicatie zonder kaders vooraf

Zodra het woord legitimering in een organisatie voorkomt worden er systemen ingericht om die legitimering mogelijk te maken. Binnen veel veranderkundige interventies wordt 'de' werkelijkheid echter niet opgevat als een sociale werkelijkheid die het resultaat is van interacties, maar als een objectieve feitelijkheid. Uiteraard leidt dit veranderen tot modellen die weinig recht doen aan het procesmatige karakter van organiseren: " 'Het' functioneren van 'de' organisatie wordt veranderkundig afgemeten aan normen die betrekking hebben op 'de' efficiency en 'de' effectiviteit" (Termeer, 1991:191). Door echter op de vraag in te gaan op welke wijze legitimering bijdraagt aan de doelstelling van een organisatie is het geen vanzelfsprekendheid, maar een optie.

Richard Sennett  heeft het over de sociale driehoek: verworven autoriteit, wederzijds respect en samenwerking bij een crisis. Hij laat zien hoe vooral de financiële crisis deze driehoek heeft verstoord. Belangrijk is om weer terug te gaan naar de kern: het besteden van serieuze aandacht aan anderen. Dan heb je legitimering in volle omvang niet meer nodig.

Hoe bereik je nu het herstel van een sociale driehoek? Als je zorgt voor open communicatie blijkt dat de participanten automatisch willen bijdragen (Brafman). In een open sfeer leggen mensen zichzelf normen op; regels komen van iemand anders. Normen leiden tot vertrouwen en bieden een gemeenschapsgevoel. En zo kom je tot ruimte.

 

Literatuur

  • Brafman, O. en R.A. Beckstrom. (2006).  De zeester en de spin. De onstuitbare kracht van organisaties zonder leider. Utrecht: Bruna
  • Cornelis, A., (1990). Logica van het gevoel. Stabiliteitslagen in de cultuur als nesteling der emoties. Amsterdam: Essence,1990
  • Cornelis, A. (1999).  De vertraagde tijd. Amsterdam:
  • Glaudemans,M. (2015). Is er ruimte in de gevestigde orde? Essay over het individuele in organisatie, management en bestuur. Utrecht: Uitgeverij IJzer
  • Sennett, R. (2016). Samen. Meulenhoff
  • Termeer, C.J.A.M. en M.J.W. van Twist, "De configuratiebenadering: een procestheorie voor sturingsvraagstukken", Beleid en maatschappij, vol. 5, nr. 4, 1991;185-195, 205
  • Thiecke,M.  en B van der Zeeuw,(2013).  Systemisch transitiemanagement, Boom/Nelissen
  • Weick, K.E (1979). The social psychology of organizing. New York: Random House, 1979

 
 
Categorie Organisatie Advies