Zorglogistiek

De principes voor de inrichting van zorgprocessen worden zorglogistieke bedrijfsvoering  genoemd. Het denken vanuit en het ontwerpen van zorglogistieke principes veronderstelt een specifieke manier van bedrijfsvoering: de zorg- en ondersteunende processen worden op maat rondom én met de cliënt/bewoner (of diens vertegenwoordiger) op basis van de cliëntwensen geïntegreerd georganiseerd. Hoe kom je tot een optimale zorglogistiek?

Sturing in de zorg is gericht op processen. Aan deze procesregels liggen twee systeemregels ten grondslag:

  • er dient een evenwicht te worden gerealiseerd tussen zorgvraag en zorgaanbod
  • er dient een evenwicht te worden bereikt tussen flexibiliteit en onzekerheid

Modellen voor logistieke verbetering: Six Sigma

In de theorievorming wordt daarbij vooral gebruikt van de methodiek van Six Sigma en Theory of Constraints (TOC). Bij Six Sigma gaat het vooral om het terugbrengen van de variatie in productie- en bedrijfsprocessen. Six sigma is het managen van bronnen van variatie in relatie tot prestatiedoelen). Het gaat om: identificeren en kwantificeren van de bronnen van variatie, het controleren van die bronnen, het verminderen van die bronnen en anticiperen op (nieuwe) bronnen van variatie.

Die variatie wordt veroorzaakt door verschillende soorten verspillingen: te veel capaciteit, te veel voorraad, onnodige processtappen, beweging (tijd waarin een patiënt van de ene plek naar de andere moet), fouten, wachten en transport (bijv. van parkeerplaats naar polikliniek).

Theory of Constraints (TOC)

Bij TOC staat het verbeteren van de doorlooptijd centraal. Daarbij gaat het er om zicht te krijgen welke oorzaken en gevolgen in een logistieke keten de fundamentele belemmering vormen voor die doorlooptijd. Iedere ketting kent de centrale zwakste schakel: deze bepaalt in een werkproces de snelheid van doorstroming. De aanpak is er op gericht niet (nog) meer hulpmiddelen toe te voegen, maar de zwakste schakel op te sporen en deze optimaal in te gaan richten. Beide benaderingen zijn gericht op het verbeteren van (zorg)processen: deeloptimalisatie is taboe; verbeterprojecten kennen vanaf de start duidelijke doelstellingen; werknemers worden gestimuleerd mee te denken; verbetering van de doorstroom staat centraal.

TOC kent een logische opbouw: identificeer het kernprobleem (zwakste schakel), creëer een win-win situatie (kosten <> resultaat) en stel meetbare implementatieplannen op. Een ‘constraint’ is alles wat een systeem belet om het geformuleerde doel te bereiken. Zwakke schakels zijn bijvoorbeeld: gedragsmatige beperkingen, leidinggevende beperkingen, capaciteitsbeperkingen, marktbeperkingen en logistieke beperkingen. Bij de inrichting van zorglogistiek gaat het om het vinden van een goede balans tussen: kwaliteit en doelmatigheid en dienstverlening en kosten.

De zorg wordt ingericht en geoperationaliseerd op basis van het opgebouwde inzicht in de cliëntwensen en vanuit het perspectief van serviceverlening.  Vanuit TOC wordt dan gewerkt met ‘critical chain projectmanagement’: breng de opeenvolgende zorgtaken in beeld die de lengte van een zorgproces bepalen. Bij de analyse van oorzaak-gevolgrelaties start je met het gevolg. Goldratt: je begint met een gevolg, welk gevolg dan ook, en dringt door tot de grondoorzaken door telkens te vragen: ‘Hoe kan dit gevolg bestaan?’ (2009: 101).

Voordelen benadering

Het denken vanuit en het ontwerpen van zorglogistieke principes veronderstelt een specifieke manier van zorgverlening en bedrijfsvoering: de zorg- en ondersteunende processen worden op maat rondom én met de cliënt/bewoner (of diens vertegenwoordiger) op basis van de cliëntwensen geïntegreerd georganiseerd.

Dit kan alleen optimaal werken als aan een aantal (logistieke) randvoorwaarden is voldaan, namelijk: een duidelijke visie uitgaande van de cliënt en de cliëntvraag, een bijbehorende eenduidige organisatievorm, kennis van de eigen bedrijfsprocessen, doorlooptijden en capaciteiten, een passende ondersteuning door ICT en aansluiting bij de bekostigingssystematiek.

De zorg wordt ingericht en geoperationaliseerd op basis van het opgebouwde inzicht in de cliëntwensen en vanuit het perspectief van serviceverlening. In essentie gaat het om het procesgericht organiseren rondom vragen van cliënten(groepen).

De geschetste methodiek leidt tot: betere beheersing van de kwaliteit van de geleverde diensten, inzicht in niveau kostenbesparing t.o.v. serviceniveau, bewustwording van de consequenties van de zorgvraag, bewustwording van het belang om de geschiktheid van de processen te meten en het zichtbaar maken van de mogelijkheden en beperkingen van de eigen organisatie.

Literatuur

  • Goldratt, E.M. (2012). Het doel. Houten: Spectrum
  • George, M. C. (2003). Lean six sigma for services. How to use lean speed and six sigma quality to improve services and transactions. Londen: McGrawHill