Veel bedrijven krijgen er onbewust mee te maken: rompslomp. Binnen het bedrijf moeten er veel verschillende formulieren ingevuld worden om wat gedaan te krijgen. Vervolgens worden ze op een prikbord gehangen en moeten collega’s bepaalde zaken oppakken. Dat gebeurt meestal aan de hand van mondelinge afspraken, waarna een notitie op een Post-it aan het beeldscherm wordt gehangen.

Dat leidt tot een hoop rompslomp waardoor er veel fouten voor kunnen komen. Het is niet vriendelijk voor de klant, maar biedt ook geen overzicht aan werknemers.

Digitaal werken

Tegenwoordig is het mogelijk zoveel mogelijk werk digitaal uit te voeren. Het maken van formulieren in Word, Excel of Google Docs is niet meer nodig. Dit kan makkelijk online en is binnen een paar minuten uit te voeren. Voor het ondertekenen van het formulier hoeft deze niet meer aangetekend per post verzonden te worden. Ook dit gaat tegenwoordig online. Maar ook wie niet de beschikking heeft over een internetverbinding kan offline verder werken. Bestaande data hoeft niet meer overgetypt te worden, maar is eenvoudig te importeren.

Formulieren maken

We hebben allemaal binnen ons bedrijf wel eens te maken gehad met formulieren. Bijvoorbeeld een checklist om te controleren of een taak wel voldoende is uitgevoerd. Dergelijke formulieren worden vaak nog met de hand gemaakt, vervolgens geprint en overhandigd aan degene die de checklist uit moet voeren. Maar het kan een stuk gemakkelijker door slimme formulieren te bouwen via een applicatie zoals Incontrol. Zo is het mogelijk om een dynamisch formulier te maken en eventuele vervolgvragen meteen te presenteren. Dat is een stuk efficiënter!

Digitaal ondertekenen

Ook klanten krijgen te maken met formulieren. Voorheen moesten de formulieren dan worden geprint, in een enveloppe worden gedaan en aangetekend verzonden per post. Dit is een hoop rompslomp wat leidt tot tijdsverlies. Voordat de formulieren ondertekend en wel weer ontvangen zijn, heeft het proces een paar dagen geduurd. Een veel gemakkelijkere en efficiëntere manier is door formulieren digitaal te ondertekenen. Dit scheelt een hoop gedoe en de handtekeningen zijn ook digitaal gewoon rechtsgeldig.

Offline werken

Een ander probleem komt om de hoek kijken wanneer men offline gaat. Dan moeten formulieren worden geprint en moeten deze in een organizer worden georganiseerd. Dit zorgt voor een hoop rompslomp, zeker als het om veel formulieren in één keer gaat. Met Incontrol is ook daar een oplossing voor; offline werken. Dat betekent dat het mogelijk is formulieren in te vullen zonder internetverbinding en deze later op te slaan.

Data importeren

Veel data wordt nog steeds in Excel gebruikt. Dat is geen probleem, maar het hebben van veel worksheets kan al snel leiden tot meer administratieve bureaucratie. Daarom is het mogelijk de bestaande data te importeren en vervolgens online verder te werken.

Cases

Het aansturen van medewerkers hoeft niet meer via een prikbord te gaan. Vaak wordt er nog een whiteboard gebruikt, waarop men een verdeling met viltstift noteert. Vervolgens zal er nog een aantal keer met de verschillende taken geschoven worden. Dit is niet meer nodig, want met Incontrol is het mogelijk goed samen te werken met collega’s door cases aan te maken.

Taken voor medewerkers

Vervolgens kunnen aan de cases verschillende medewerkers worden toegevoegd. Het is mogelijk één of meerdere mensen toe te voegen, maar het is ook mogelijk een hele organisatie toe te voegen. Betrokkenen weten dus precies waar, wanneer en hoe zij de data moeten verzamelen. Daardoor is het mogelijk sneller en efficiënter te werken. De verantwoordelijke partij krijgt namelijk een melding op zijn toestel en gebruikers kunnen onderling meteen overleggen via de chat-omgeving.