De systeemtheorie is gericht op het omgaan met complexiteit. De systeemleer laat de onderliggende patronen van het omgaan met variëteit zien en hoe je tot evenwicht komt tussen een veranderende omgeving en de wijze waarop de eigen organisatie daarmee omgaat.

Toenemende variëteit vergroot de complexiteit van systemen

Variëteit is het aantal mogelijke states, toestanden, van een systeem en is een indicatie voor de complexiteit van een systeem. De variëteit in de omgeving is vaak vele malen groter dan de variëteit in de systeemonderdelen. Zo is bijvoorbeeld de vraag van klanten vele malen groter dan een organisatie kan bieden. De variëteit van systemen neemt (exponentieel) toe met het aantal systeemcomponenten. Complexe systemen hebben daarom veel variëteit.
 
variëteit

De juiste aanpak van variëteit is bepalend voor de levensvatbaarheid van organisaties

Iedere organisatie staat voor het vraagstuk hoe met variëteit om te gaan. In de 21e eeuw (door digitalisering, sociale media, globalisering en bijvoorbeeld ook een toenemend belang van emoties in onze acties), neemt dit vraagstuk alleen maar toe. Organisaties zijn alleen maar levensvatbaar wanneer zij in staat zijn met deze variëteit om te gaan. Daarvoor zijn maar twee instrumenten beschikbaar: variëteit dempen of variëteit versterken. Dit speelt op organisatieniveau, teamniveau en individueel niveau. Binnen de systeemleer geldt dat op verschillende recursieniveaus dezelfde systeemprincipes gelden.

Cybernetisch management gaat om zelforganisatie: organiseer een complex systeem zo dat het zichzelf kan organiseren. Levensvatbaar betekent dat een systeem adaptief kan reageren, responsief kan optreden, in staat is te leren en zichzelf kan regelen. Het beheersen van variëteit wordt bepaald door de systeemstructuur: een systeem gedraagt zich zoals de structuur het mogelijk maakt zich te gedragen.

Balans vinden tussen autonomie en controle

Een zelforganiserend systeem beperkt zichzelf bij het beïnvloeden van de horizontale (professionele) activiteiten. De autonomie van een bepaald autonoom subsysteem kent hiermee een garantie van het hogere systeemniveau. Het gaat er dus om dat de organisatie een balans vindt tussen autonomie en controle die past bij de eigen omgevingsvariëteit.

Hoe complexer een systeem wordt hoe meer regulerende inspanning nodig is om de samenhang van waarneming, herkenning en communicatie mogelijk te maken.  Tijdens het aanpassingsproces (door middel van controle, ontwerp en operationele regulering) worden organisaties voortdurend met onzekerheid geconfronteerd. Anders gezegd: organisaties passen zich aan door te experimenteren.

Maak gebruik van complexiteit

Huidige organisaties worstelen met complexiteit, of meer specifiek, weten niet goed hoe ze met complexiteit om moeten gaan. Er is daarvoor maar één strategie: maak gebruik van complexiteit. En dat kan alleen als er beschikking is van systeem cybernetische kennis.

Cybernetisch is de vraag: wat is de meest eenvoudige regulering die voldoende complexiteit kan voortbrengen om het systeem te laten functioneren. Een systeem is in control door de regulerende mechanismen van complexe systemen toe te passen. Anders gezegd: de cybernetica van een systeem is wat iets in een systeem verandert.

Met een systemisch interventiekader wordt niet alleen geïntervenieerd in de eigen werkpraktijk, maar wordt ook steeds de verbinding met de omgeving (her) vormgegeven. De omgeving is gigantisch en bevat in feite alles buiten het systeem. Door doelen te stellen wordt de voor de organisatie relevante omgeving, en dus het deel waarmee rekening gehouden moet worden, verkleind. Alleen met dat deel van de omgeving welke direct invloed heeft op de organisatiedoelen moet nog rekening gehouden worden.

 

Literatuur

Achterbergh, J. en D. Vriens. (2010). Organizations. Social systems conducting experiments. Second revised edition. Berlin: Springer Verlag.

Woldendorp, H. en A. Jeninga. (2018). Organisaties ontwarren. Systemisch kijken, denken en doen binnen de gezondheidszorg. Amsterdam: SWP