Hoe vitaliseer ik complexe systemen?

 
Binnen complexe systemen ligt een bepaalde vorm van ordening die gebaseerd is op zelforganisatie (Kauffman:1995). Daarom ontwikkelen organisaties zich vergelijkbaar met processen in de natuur. Het zenuwstelsel kan abstract worden weer gegeven in het Viable System Model (VSM). Stafford Beer (1985) heeft dit model voor vitale systemen ontwikkeld. Het beschrijft hoe een systeem (bijvoorbeeld een afdeling) acteert in een omgeving waarin de complexiteit toeneemt. Bij snelle veranderingen zien we in onze praktijk dat organisaties er moeite mee hebben. Er wordt gekozen voor interventies die bekend zijn van andere organisaties, maar die niet wezenlijk passen bij de eigen organisatie. Anders gezegd: er is onvoldoende zicht op de onderliggende systeempatronen.

Gebruik het goede model

Het systeemperspectief helpt in feite de vraagstukken te ontrafelen en duidelijk te maken waar de discussie binnen het systeem over zou moeten gaan. Stafford Beer heeft met zijn Viable System Model (VSM) een werkbare vertaling gemaakt vanuit de systeemtheorie naar de dagelijkse praktijk. Elk systeem bestaat uit zes universele componenten: operatie, coördinatie, senior management, ontwikkeling en beleid, aangevuld met auditing.

Het begint met activiteiten: wat doe ik en hoe doe ik het? (Systeem 1: operatie). Vervolgens is coördinatie essentieel: hoe zorg ik voor goed afgestemde werkprocessen en welke spelregels horen daarbij? (Systeem 2: coördinatie). Naast coördinatie is het ook nodig om te zorgen voor samenhang, om middelen effectief en doelmatig in te zetten (sturing) en de activiteiten te verantwoorden (Systeem 3: senior management). De kunst is om een goede balans te vinden tussen activiteiten die in het heden plaatsvinden en zicht te houden op mogelijke toekomstige verbindingen (Systeem 4: ontwikkeling). Om de eigen identiteit vitaal te houden, is een evenwicht nodig tussen sturen (systeem 3) en beleid (systeem 4). Essentieel hierbij is om de begrenzing van het systeem te bepalen (Systeem 5: beleid). Systeem 3+ biedt een manier van auditing.

Scan de omgeving

Het systeem en de systeemonderdelen zijn erop gericht de variëteit vanuit de omgeving op een zodanige manier op te vangen dat er een evenwichtige relatie ontstaat tussen het systeem en de omgeving. Deze relatie is de belangrijkste randvoorwaarde voor vitaal organiseren. Een systeem maakt onderdeel uit van zijn omgeving en staat er altijd mee in contact. Een systeem is erop gericht te functioneren in balans met de omgeving. Alle onderdelen van het systeem dragen daaraan bij (Woldendorp/Jeninga, 2018).

Kom tot systeemkeuzes

Binnen de zorg gaat het om de vormgeving van een verandertraject zodat uiteindelijk de beoogde veranderingen zijn gerealiseerd, waarop weer nieuwe veranderingen nodig zijn. Het systeemperspectief kan ondersteunend zijn in het bepalen van de volgorde waarin organisaties keuzes moeten maken en activiteiten uitvoeren.

In mijn eigen praktijk hebben we het PlatformVmZ ingericht om juist de individuele verscheidenheid (variëteit) van cliënten als uitgangspunt te nemen. Het PlatformVmZ beschikt daarom over een eigen cliëntportaal waardoor cliënten zelf als ‘hoofdkantoor’ kunnen fungeren. Daarvoor is een aparte cliëntbalie (www.curaevitelbalie.nl) ingericht. Cliënten hebben inzicht in het evenwicht tussen de geïndiceerde zorg en de geleverde zorg. Zij (of het geautoriseerde netwerk) hebben inzicht in het zorgplan en de communicatie tussen zorgprofessionals.

Literatuur

Beer, S. (1985). Diagnosing the system for organizations. Chichester (GB): John Wiley & Sons Ltd.

Kauffman, S. (1995). At home in the universe. The search for the laws of self-organization and complexity. New York: Oxford University Press

Malik, F. (2015). Navigieren im Zeiten des Umbruchs. Die Welt neu Denken und Gestalten.  Frankfurt/New York: Campus Verlag

Woldendorp, H. en A. Jeninga. (2018) Organisaties ontwarren. Systemisch kijken, denken en doen. Amsterdam: SWP