Kostenveroorzakers: inzicht in (on)doelmatigheid

datagedreven werkenKostenbeheersing is gebaseerd op inzicht in kosten. Inzicht in kosten krijg je door analyse van data. Bij activity based costing (ABC) wordt een oorzakelijk verband gelegd tussen de kostenveroorzakers en de indirecte kosten. Door het inzichtelijk te maken voor de verantwoordelijke kostenveroorzakers, wordt er transparantie en kostenbewust handelen gestimuleerd.

Activity based costing identificeert kostengroepen of activiteitencentra in een organisatie en rekent kosten toe aan producten en diensten gebaseerd op het aantal gebeurtenissen of transacties die in een proces absoluut nodig zijn om het product of dienst te leveren. Door processen op te delen in activiteiten wordt meer inzicht verkregen in activiteiten die waarde toevoegen en activiteiten die leiden tot ondoelmatigheid.

Uitvoeringspraktijk: belang van data

ABC vergt dus inzicht in de uitvoeringspraktijk. Bij de start van de toepassing van de methodiek was gebaseerd ABC vooral op procesbeschrijvingen, de berekening van personele capaciteit en de optelling van de facilitaire ondersteunende middelen . Steeds meer gaat het echter om een andere wijze van inzicht voor: data. Management- en beleidsinformatie uit diverse databronnen (met name uit de eigen taak- en zaakapplicaties) leiden in dit digitale tijdperk tot een gedetailleerd inzicht in de kostprijs van (de verschillende onderdelen van) diensten.

In het gemeentelijk domein kan bijvoorbeeld aangetoond worden dat ondanks lean-trajecten het beoogde budget ontoereikend is. Bijvoorbeeld doordat de doelgroep groter is dan van tevoren was ingeschat, of dat de specifieke problematiek binnen een gemeente in de tussentijd is gegroeid, of de complexiteit en multiproblematiek is onderschat. Hierdoor wordt er niet doelmatig omgegaan met de voorzieningen. De omvang en complexiteit van de gemeentelijke organisaties spelen een rol als het erom gaat in hoeverre deze (datagedreven) analyse van de kostprijs goed of moeilijk te realiseren is door de betreffende gemeente.

Invoering feedback mechanisme

De invoering van ABC betekent op het gebied van kosten dat er een feedback-lus komt op de financiële realisatie binnen een domein. Dit mechanisme zorgt voor een passende inrichting van het domein: verfijning en aanpassing maken onderdeel uit van de feedback-lus. De onderzochte activiteiten in de praktijk worden omgezet in personeelskosten en ondersteunende middelen. De voorzieningen worden geanalyseerd om hun effectiviteit te meten. Op basis hiervan kunnen andere producten worden ontwikkeld. De afzonderlijke kostprijs van een separaat domein (bijvoorbeeld Jeugdwet) wordt aangevuld met een integrale benadering van toewijzen van gezamenlijke voorzieningen. Op deze wijze ontstaat inzicht in de actuele uitvoerende kostprijs van voorzieningen en domeinen. Uit de analyses komen details naar voren die duidelijk maken of de aannames van top-downstrategieën kloppen of niet. De stap na de datagedreven analyse is die van de datagedreven sturing.

 

Literatuur

Blokdyk, G. (2017). Activity based costing. Complete self-assessment guide. Creataspace Independendent Publishing Platform

Gonzalez, M. (2014). Time-driven activity-based costing for healthcare provider supply chain processes. University of Arkansas: Thesis.

Kaplan, R.S. & Anderson, S.R. (2007). Time-driven activity based costing. A simpler and more powerful path to higher profits. Boston: Harvard Business School Press.

Woldendorp, H. en J. Hoekman. (2019). De weerbarstige praktijk. Een evolutietheorie van het sociaal domein. Amsterdam: SWP