Balans autonomie en controle

Om een systeem onder controle te brengen heeft het controlesysteem evenveel variëteit nodig als het te controleren systeem zelf. De structuur van het systeem geeft vorm aan controle. Het gaat er dus om dat de organisatie een balans vindt tussen autonomie en controle die past bij de eigen omgevingsvariëteit.

Aanpassingsvermogen

In de omgeving is doorlopende aanpassing van de organisatie noodzakelijk. Aanpassingsvermogen kan als volgt worden omschreven: een systeem is adaptief als een verandering in de omgeving of interne staat leidt tot vermindering van de doelmatig om één of meer doelen te bereiken die de eigen functie bepalen en daarop reageert door de eigen interne staat of de relatie met de omgeving zo te wijzigen dat de doelmatig toeneemt in relatie tot de doelen.

Belang van (in)consistentie

We willen graag consistent handelen om de pandemie te bestrijden. Echter er is een spanning tussen consistentie en inconsistentie: consistentie belemmert nieuwe ideeën maar bevordert bepaald gedrag; inconsistenties bevorderen ideeën, maar belemmeren gedrag.

Verandering vraagt om actie, maar het soort actie dat vereist is om veranderingen door te voeren is het moeilijkst om in de samenleving te realiseren. Mensen moeten besluiten welke verandering moet worden aangebracht, het daar over eens worden en dan hun acties gaan coördineren. Er is dus een keuzeprobleem en een actieprobleem: dit maakt gecoördineerde actie erg moeilijk. We zien dat we er met elkaar niet uitkomen (systemisch begrijpelijk; qua voortgang lastig).

Hoe kom je tot voortgang?

Om te besturen is het nodig informatie te krijgen over de omstandigheden in de omgeving en in de organisatie, om zo inzicht te krijgen in de te realiseren voortgang. Steeds moet uit een verzameling van mogelijke maatregelen de meest geschikte worden gekozen. Daarbij wordt, volgens de systeemtheorie, het bestuurlijk vermogen om voortgang te realiseren begrensd door de hoeveelheid informatie die in onderling afgestemde bestuurlijke beslissingen kan worden omgezet.  Dat zagen we de minister-president in de persconferentie van 16 november ook aangeven.

Als we besturen als een systeem zien dan kan een onderscheid worden gemaakt tussen de input (bestuurlijke inspanning) en de output (bestuurlijk effect). De toenemende complexiteit binnen de samenleving doet veelal afbreuk aan de bestuurbaarheid, waardoor ondanks toenemende inspanningen ('drukte'), het effect afneemt.

Nieuw evenwicht tussen gevaccineerd en ongevaccineerd

pandemie

In de huidige werkpraktijk is het niet mogelijk om aan alle wensen van burgers (gevaccineerd en ongevaccineerd) tegemoet te komen. Om die reden wordt door de overheid gezocht om de eigen mogelijkheden te versterken. Tegelijkertijd streeft het systeem naar evenwicht. Dit evenwicht kan worden bereikt door de variëteit te beïnvloeden. De enige manier om tot een evenwicht in een systeem te komen is de variëteit die vanuit de omgeving  ontstaat, op te vangen met variëteit die door het systeem zelf kan worden opgebracht.

Vaak gebeurt dit door de variëteit uit de omgeving te dempen en de variëteit die het systeem kan opbrengen te versterken. In ander woorden dempen is gericht op het wegnemen van verstoringen (zowel extern als intern). En versterken is gericht op het vergroten van je regelvermogen om te kunnen omgaan met de mogelijke verstoringen (zowel extern als intern).

In plaats van ongerust te zijn dat we niet precies weten waar we heen gaan is het systemisch een teken dat we een nieuw evenwicht aan het zoeken zijn.

Literatuur

Ackoff, R.L., (1999). Ackoff’s best. His classic writing on management.  Chichester, Engeland: John Wiley & Sons Ltd.

Brunsson, N. (1987). The irrational organization. Irrationality as a basis for organizational action and change. Chichester: John Wiley & Sons

Brunsson, N. (1989). The organization of hypocrisy. Talk, decisions and actions in organizations. Chicester, John Wiley & Sons

Woldendorp, H. en A. Jeninga. (2018). Organisaties ontwarren. Systemisch kijken, denken en doen binnen de gezondheidszorg. Amsterdam: SWP