Is het lastig?

systeemdenkenIk heb al vaker geschreven over de meerwaarde van systeemdenken. Ik zie dat het veelal als moeilijk wordt ervaren om ermee te werken. Het systeem model dat het meest gericht is op managementvraagstukken is het Viable System Model (VSM). Dit model is op ieder systeem toepasbaar en brengt in beeld waar levensvatbaarheid van het systeem mogelijk onder druk komt te staan.

Systeemcomponenten

Ik vertaal het naar organisaties. Elk systeem bestaat uit zes universele componenten: operatie, coördinatie, toekennen van bronnen (tijd; geld etc; vaak management genoemd, intelligentie en identiteit (missie, visie, beleid). Ik probeer het zo simpel mogelijk te beschrijven.

Het begint met activiteiten: wat doe ik en hoe doe ik het? (Systeem 1: operatie). Vervolgens is coördinatie essentieel: hoe zorg ik voor goed afgestemde werkprocessen en welke spelregels horen daarbij? (Systeem 2: coördinatie). Management (kan zijn zelfsturing of werken met teammanagers) zorgen voor effectieve processen. De operatie (professionals) heeft te maken met de omgeving (klanten).

Identiteit

Naast coördinatie is het ook nodig om te zorgen voor samenhang, om middelen effectief en doelmatig in te zetten (sturing) en de activiteiten te verantwoorden (senior management of programmamanagement). De kunst is om een goede balans te vinden tussen activiteiten die in het heden plaatsvinden en zicht te houden op mogelijke toekomstige verbindingen ( intelligentie). Om de eigen identiteit vitaal te houden, is een evenwicht nodig tussen sturen en intelligentie. Essentieel hierbij is om de begrenzing van het systeem te bepalen (identiteit). De identiteit is vooral een verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht

Het begint dus met het zien van het systeem (informatie over de omgeving; informatie over de organisatie; ervaring). Dat waarnemen gaat over in besluitvorming die leidt tot acteren: staken of stoppen van activiteiten; creëren of verwijderen van  capaciteit (toekennen van bronnen) en het controleren van de besluitvorming.  Vertrekpunt is om processen zoveel mogelijk zelforganiserend te organiseren.

Rol management

De rolverdeling in het VSM  voor managementtaken wordt dan:

  • Top management gericht op investeerders
  • Top management bepaalt grens tussen zelforganisatie en controle
  • Management gericht op succesvolle operatie, permanente verbeteringen en inrichten projecten (agile werken) om klanttevredenheid te verbeteren.

Management is hiermee rand voorwaardelijk voor de handelingsvrijheid van professionals.

Literatuur

Beer, S. (1985). Diagnosing the system for organizations. Chichester: John Wiley & Sons

Woldendorp, H. en A. Jeninga. (2018). Organisaties ontwarren. Systemisch kijken, denken en doen binnen de gezondheidszorg. Amsterdam: SWP