De impact van het bureaucratische frame: de route naar innovatie

Bureaucratische omgeving belemmert innovatie

We willen graag innoveren, maar we zijn in ons werkend leven ‘opgegroeid’ in een bureaucratische omgeving. Die omgeving wordt gekenmerkt door hiërarchie, standaardisatie, specialisatie en formalisatie. Bureaucratieën kennen informatiesystemen om operationele doelmatigheid in beeld te krijgen, maar geen data over niet ingezette creativiteit, niet gebruikte mogelijkheden of verkeerde strategieën.

Bureaucratieën hebben de kenmerken van gesloten systemen met een scherp onderscheid tussen binnen en buiten. Er is een bijna obsessieve neiging om vast te houden aan een vastgesteld beleid, wat het zien van nieuwe mogelijkheden of aanpassingen tegenhoudt. Dat innoveert niet prettig. Wat helpt is om iedereen in de organisatie ondernemerschap bij te brengen. Dat kan het beste door zeer nauw contact tussen professionals en gebruikers.

Bureaucratisch paradigma

Wat blijkt is dat een bureaucratische inrichting van een organisatie niet zozeer voortkomt uit de interne werkprocessen, maar nog meer door bepaalde paradigma’s en principes. Dat wordt nog versterkt doordat interne investeringsbeslissingen vaak gebaseerd zijn op het handig politiek kunnen functioneren binnen de organisatie. Het gaat om vaardigheden op het gebied van ontwikkeling van plannen, voorbereiden van rapporten en verdelen van taken. Het gaat niet om innovatie maar om het realiseren van een eigen agenda.

Meerdere perspectieven

Centrale bureaucratische aansturing wordt onderbouwd doordat sprake is van consistentie en het vermijden van risico’s. Door de formele hiërarchie in dit soort organisaties heeft de top de mogelijkheid om de eigen agenda door te voeren. Dit belemmert echter juist innovatief gedrag. Immers, van de top wordt verwacht belangrijke besluiten te nemen over complexe vraagstukken die de competentie van een kleine groep nu net te boven gaat. Bij dit soort vraagstukken gaat het veel meer om systemisch kunnen kijken en vanuit verschillende perspectieven in de organisatie (alle geledingen) kijken welke oplossingsrichtingen denkbaar zijn.

Randvoorwaarden hiervoor zijn: creëer een visie waarmee iedereen in de organisatie zich (emotioneel) kan verbinden; ondersteun teams in effectief samenwerken om tot oordelen en besluiten te komen; zorg voor een veilige en prettige werkomgeving die uitnodigt tot de eigen inbreng; laat teams aangeven waar meer autonomie bijdraagt aan relaties met klanten; zorg voor loopbaanmogelijkheden om ook in andere rollen en andere teams te kunnen functioneren; verbind ideeën aan acties; kijk niet naar de bestuurder voor een strategie.

Altijd: experimenteer

Die strategie vertaalt zich binnen een innovatief frame naar experimenteren. Randvoorwaarden hiervoor zijn: gedeeld gevoel om aantal experimenten uit te breiden; draag zorg voor omgeving waar experimenten belangrijker zijn dan plannen;  creëer het gevoel dat experimenten juist tot doel hebben te mislukken: loopbaanbeleid is gericht op het steeds opnieuw beginnen en niet of de experimenten succes hebben.

Literatuur

Hamel, G. en M. Zanini. (2020). Humanocracy. Creating organizations as amazing as the people inside them. Boston, Mass.: Harvard Business Review Press

Woldendorp, H., H. de Groot, T. Woldendorp en C. Boven. (2022). Zie je Big Picture. Transformeer succesvol! Amsterdam: SWP