"The purpose of a system is what it does." (Stafford Beer)

Levensvatbaarheid

Dit is een tijd van ingrijpende veranderingen. De vraag voor organisaties is om daar op een adequate manier mee om te gaan. Kennis van systemen is daarom relevant. Het beste model hiervoor is volgens mij het Viable System Model (VSM) dat door Stafford Beer is ontwikkeld. Het VSM is opgebouwd uit vijf systematische componenten die elk van invloed zijn op het functioneren van een organisatie:

  • Systeem 1: Operationele Eenheden – De verschillende operationele eenheden van een organisatie die zich bezighouden met de dagelijkse taken en processen.
  • Systeem 2: Coördinatie en Stabilisatie – Het mechanisme dat zorgt voor de coördinatie tussen verschillende eenheden om conflicten en chaos te voorkomen.
  • Systeem 3: Beheer en Regelgeving – Het systeem dat verantwoordelijk is voor de beheersing en regelgeving van de operationele eenheden.
  • Systeem 4: Toekomstige Oriëntatie en Verkenning – Het systeem dat zorgt voor strategische planning en de voorbereiding van de organisatie op toekomstige veranderingen en uitdagingen.
  • Systeem 5: Identiteit en Beleid – Het systeem dat zorgt voor de overkoepelende identiteit van de organisatie en het beleid dat de richting bepaalt.

Het VSM is gericht om de capaciteiten van organisaties te verbeteren om complexiteit te beheren en zichzelf effectief te besturen. Een uitvoerige beschrijving van het model en de toepassingsmogelijkheden staat in ‘Organisaties ontwarren’.

Zelforganisatie

systemenKern is zelforganisatie. Zelforganisatie in organisaties betekent dat een organisatie in staat is om zichzelf te vernieuwen, aan te passen en te reageren op interne en externe veranderingen zonder van buitenaf gestuurd te worden. Het proces heeft als doel organisaties minder afhankelijk te maken van externe interventies en ze meer wendbaar te maken om zelf beslissingen te nemen die hun lange termijn doelen ondersteunen.

Organisaties moeten systemen creëren waarbij medewerkers op alle niveaus in staat zijn om zelfstandig beslissingen te nemen, mits ze binnen de breed gedefinieerde kaders van de bedrijfsdoelen en waarden opereren. Het gaat er daarbij niet om de complexiteit te verminderen, maar om effectieve mechanismen te ontwikkelen die de complexiteit kunnen aansteken zonder de prestaties van de organisatie te verminderen.

Dit kan bijvoorbeeld door verschillende systemen binnen een organisatie te creëren die autonomer kunnen functioneren, maar die alsnog sterk met elkaar zijn verbonden, zodat informatie en beslissingen effectief gedeeld kunnen worden. Dit proces van het beheren van complexiteit zorgt ervoor dat de organisatie als geheel veerkrachtig blijft, zelfs als delen van de organisatie worstelen met verandering of externe invloeden. Binnen dit kader kan leiderschap op meerdere niveaus en in verschillende vormen plaatsvinden. De organisatie wordt sterker als gebruik gemaakt wordt van de cyclus tussen reflectie, feedback en aanpassing om daarmee hun zelfbestuur en veerkracht te verbeteren.

Literatuur

Beer, S. (1985). Diagnosing the system for organizations. John Wiley
Espinosa, A. (2022). Sustainable self-governance in business and society: the Viable System Model in action. Routledge
Woldendorp, H. en A. Jeninga. (2018). Organisaties ontwarren. Systemisch kijken, denken en doen binnen de gezondheidszorg. SWP