Tips voor debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering. Sneller betalen en minder afschrijven op debiteuren bevorderen de liquiditeitspositie van de onderneming. Daardoor verminderen tevens de kredietbehoefte en rentelasten én wordt bovendien een kostbaar en tijdrovend incassotraject vermeden.
Hieronder volgen een aantal tips die essentieel zijn voor een goed debiteurenbeheer:
- Een goed gestructureerd debiteurenbeheer vergt duidelijkheid. Er moet een persoon zijn die daarvoor verantwoordelijk is met duidelijke regels. Goede structurering voorkomt lastige beslissingen en onnodige vertragingen.
- Screen uw klanten vooraf. Het is natuurlijk altijd fijn een nieuwe klant binnen te halen en in de euforie wordt kredietwaardigheidscheck nog weleens vergeten. Natuurlijk is het ook van belang te weten of de klant wel tekeningsbevoegd is, dan wel het bedrijf niet failliet is of in surseance van betaling verkeert. Die informatie is te verkrijgen bij het Handelsregister en bedrijven als Dun & Bradstreet en Graydon (zij beheren uitgebreide (internationale) databases met bedrijfsgegevens, zoals jaar- en omzetcijfers en betalingsgedrag).
- Zorg voor een degelijke administratie. Het communicatietraject in debiteurenbeheer begint met de factuur.
- Een factuur moet aan duidelijkheid niets te wensen overlaten. Factuurnummer, datum, betalingsmogelijkheden, betalingstermijn en omschrijving van het geleverde mogen nooit ontbreken. Maak de betalingstermijn kort (14 dagen) en geef eventueel een korting bij vooruitbetaling.
- Zorg ervoor dat de factuur bij de juiste persoon terecht komt.
- Een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden kan uw positie versterken: wat kan de debiteur verwachten bij wanbetaling?
- De factuur moet tijdig worden verstuurd. Hoe later de factuur wordt verstuurd, hoe later wordt betaald. Goed voorbeeld doet goed volgen.
- Een goede debiteurenanalyse mag niet ontbreken:een overzicht van de openstaande bedragen, hoe lang staan die open, welke klanten wel en welke nog niet betaald hebben.
- Maak vooraf afspraken over de betalingstermijn.
Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf schriftelijk vast. Dat kan al in offerte, maar zeker in de opdracht- of orderbevestiging. Ook dient het in de Algemene Voorwaarden te worden vastgelegd.
- Bel uw klant op bij overschrijden van de betalingstermijn.
Aan de telefoon krijgt u vaak sneller resultaat dan met een brief. Helpt dat niet? Stuur dan zo snel mogelijk een aanmaning: een sommatiebrief, waarin u een uiterste datum aangeeft waarop het geld op uw rekening moet zijn bijgeschreven. Bijvoorbeeld 2 weken na dagtekening van de brief. Gaat het om wat grotere bedragen, stuur deze dan zowel aangetekend met ontvangstbevestiging als per gewone post. Dat voorkomt discussies over het wel of niet aankomen van de brief en bent u juridisch gedekt. Wordt er dan nog niet betaald, dan wordt het tijd om een deurwaarder of incassobureau in te schakelen. Alle contacten die u heeft houdt u bij in een overzicht: brieven, telefoontjes, toezeggingen (om te betalen of terug te bellen). Neem geen nieuwe opdrachten aan voordat de oude betaald is.
- Er zijn nog andere juridische middelen die ingezet kunnen worden:
- eigendomsvoorbehoud: een niet ongebruikelijk beding in algemene voorwaarden, dat ervoor zorgt dat u de eigenaar van een geleverd product blijft totdat de klant heeft betaald.
- recht van retentie: een schuldeiser mag een zaak van zijn schuldenaar onder zich houden totdat de schuldenaar de met die zaak corresponderende vordering van de schuldeiser heeft voldaan.
- stil pandrecht: uw klant kan niet gelijk betalen, maar heeft wel een vordering op een derde. Uw klant kan zijn vordering aan u overdragen. Dit kan zonder dat de derde partij op de hoogte is van de verpanding van de vordering: de stille verpanding. Als uw klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt, kunt u de derde rechtstreeks aanspreken op betaling van diens schuld. Dit pandrecht vindt plaats door middel van een authentieke notariële akte of geregistreerde onderhandse akte. De onderhandse akte moet bij de Belastingdienst worden geregistreerd.
- recht van reclame: een wettelijke bepaling waarmee u geleverde goederen kunt terugvorderen als uw klant niet betaalt. Dit kan ook bij surseance of faillissement. Zorg er wel voor dat u uw goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betaaltermijn terugvordert.
- betalingsregeling: een praktische benadering om onnodige kosten te besparen en wellicht een klant te behouden. Spreek een betalingsregeling af om een tijdelijk liquiditeitsprobleem bij uw klant op te lossen. Doe dat wel schriftelijk en spreek af dat de regeling vervalt als uw klant er zich niet aan houdt.
- Factoring: uw facturen worden voorgefinancierd
Heeft u een groot debiteurenbestand en grote bedragen uitstaan, dan dreigt een liquiditeitstekort. Een factoringmaatschappij is - uiteraard onder bepaalde voorwaarden - bereid uw vorderingen over te nemen. De factoringmaatschappij betaalt u een voorschot op de uitstaande facturen. Ze vraagt daar een bepaald percentage van het aan u uitbetaalde bedrag voor terug. In de praktijk is factoring pas interessant bij flinke bedragen.
- Vraag de BTW over de niet betaalde factuur terug.
Is er geen verhaal meer en u bent uitgeprocedeerd of procederen heeft geen zin, dan zult u zich moeten neerleggen bij het omzetverlies. Het kan zijn dat uw debiteur verdwenen is, dat hij zijn activiteiten in een andere onderneming heeft ondergebracht of op het punt staat failliet te gaan. Het omzetverlies kunt u gewoon afboeken in uw administratie. Voor de al afgedragen btw kunt u een verzoek tot teruggaaf indienen bij de aangifte van uw omzetbelasting.
- Besteed het debiteurenbeheer eventueel uit.
Uw geld achterna jagen is geen leuke bezigheid. Het kost energie en brengt ergernis met zich mee. Externe specialisten inschakelen houdt emoties buiten de deur en heeft bovendien als voordeel dat vreemde ogen vaak toch meer gezag uitoefenen. Vooral dienstverleners (geen tastbaar product!) moeten actief debiteurenbeheer voeren om eventuele klachten direct te kunnen vernemen en daardoor betwistingen gelijk de kop in te kunnen drukken.
Voor meer nuttige tips kunt u terecht op onze Tippagina's en voor interessante artikelen op ons Blog.
Categorie Financieel Advies
