Voor ondernemers in tijdnood, die zich constant opgejaagd voelen, voor wie de grens tussen werk en privéleven steeds meer begint te vervagen, voor wie het werk zich maar blijft opstapelen en het gevoel hebben nooit genoeg tijd te hebben is strak time management de enige uitweg.
In Tips voor managers is al uitgebreid ter sprake gekomen wat de manager/ondernemer kan doen om zo efficiënt mogelijk te werken. Voor diegenen die ondanks deze algemene richtlijnen toch nog in tijdnood komen, volgen hier nog twee bekende time management technieken:
Dit schema stelt de manager in staat structuur aan te brengen in de te verrichten taken en geeft houvast bij het verwerken ervan. Elke taak moet beoordeeld worden op basis van urgentie en belangrijkheid. Het schema dat hieruit volgt maakt de te nemen stappen direct inzichtelijk.
| Belangrijk | Niet Belangrijk | |
| Urgent | 1. Belangrijk en urgent
Zelf doen! |
2. Urgent maar niet belangrijk
Delegeren, kort tijd aan besteden! |
| Niet Urgent | 3. Plannen en bewaken
Wel belangrijk maar niet urgent betekent plannen. |
4. Niet urgent en niet belangrijk
Lost zichzelf op! |
Voorbeelden van dit soort taken zijn de klachten van belangrijke klanten, staking van het personeel, liquiditeitsproblemen enz.
Deze taken vergen persoonlijke aandacht en met spoed.
Door de hoge prioriteit is delegering van deze vaak praktisch niet mogelijk.
Evalueer de achtergronden van deze taken, is er iets over het hoofd gezien, was een eerdere ingreep mogelijk geweest?
Voorbeelden van dit soort taken zijn stoorzenders als telefoontjes, emails, post, onverwacht bezoek e.d.
Dit soort taken lenen zich vaak wel voor delegering.
Indien delegering onmogelijk is, probeer dan in ieder geval zo min mogelijk tijd aan te besteden.
Denk bij dit soort taken aan strategische samenwerking, lange termijnplanning en innovatieve projecten.
Zorgvuldige inplanning in de agenda is hier vereist, zodat deze taken niet op de lange baan geschoven worden.
Hoe meer taken zo ingeplanned staan des te beter functioneert kennelijk het time management. Ontspanning valt hier ook onder!
Dit soort taken belanden bijna automatisch onderaan de stapel.
Door niets te doen lossen veel van dit soort taken zich vaak vanzelf op!
Is er nog voldoende tijd over, kijk er dan eens in de zoveel tijd nog eens naar en dun de stapel uit.
Dit is een zeer krachtige time management techniek en lijkt op het oog bijzonder eenvoudig. Elke week dienen de 4 belangrijkste taken voor de volgende week geïdentificeerd en opgeschreven te worden. Het betreft hier taken, die in ieder geval in die week nog afgemaakt dienen te worden.
Hetzelfde moet gedaan worden met de 4 belangrijkste taken voor de volgende dag. De taken dienen in volgorde van belangrijkheid gezet te worden en elke dag moet de belangrijkste taak afgemaakt worden, voordat er ook maar iets anders gedaan wordt! Niets werkt zo motiverend en bevrijdend als het snel voltooien van een moeilijke en belangrijke taak.
Zoals al gezegd, deze techniek lijkt eenvoudig, maar vergt een behoorlijk strenge discipline van onze ondernemers in tijdnood. Zodra men echter de voordelen van deze techniek ervaart, wordt de discipline al snel een vanzelfsprekendheid.
Voor meer nuttige tips kunt u terecht op onze Tippagina's en voor interessante artikelen op ons Blog.
