In een niet al te grijs verleden kon de manager zich nog verschuilen achter een strikte hiërarchie binnen de onderneming en autoritair gedrag dat daarmee samenhing werd geaccepteerd. Afstanden zijn nu kleiner geworden en interactie is daarmee frequenter en directer. Het moderne managen stelt weer wat andere eisen aan de manager. Hieronder volgen een aantal belangrijke tips voor managers, waarvan een aantal misschien erg voor de hand liggend lijken, maar toch zaken betreffen die vaak over het hoofd gezien worden.
Een zeer belangrijk onderdeel van het managen is het personeelsbeleid. Hieraan is een separate tippagina gewijd: Tips Voor Personeelsbeleid . Op de Tippagina worden trouwens meer tips gegeven over onderwerpen, die voor de manager van belang zijn, zoals marketing, concurrentiebestrijding ect..
Dat het moderne managen nu een stuk informeler is geworden, wil niet zeggen dat de manager er niet voor moet zorgen, dat een duidelijke gezagsverhouding in stand gehouden wordt. Naast kennis en ervaring, dient de manager evenwichtig te zijn en zelfvertrouwen uit te stralen. De lichaamstaal is daarbij zeker van belang. Simpele zaken als goed rechtop staan of zitten, geen handen in de zakken maar bijvoorbeeld gekruist achter de rug ter verbetering van de houding, oogcontact maken, stevige handdruk, glimlachen, goed verzorgd eruitzien en een zelfverzekerde tred kunnen veel bijdragen.
Verschuil je niet de hele dag in het kantoor. Bezoek het personeel regelmatig en laat ze weten dat de deur altijd openstaat voor vragen.
Kritiek kan soms pijnlijk zijn en niet ieder zit daar op te wachten. Constructieve kritiek zou echter altijd verwelkomd dienen te worden, net als iedere andere manier om van fouten te leren en verbeteringen aan te brengen. Flexibel zijn en openstaan voor feedback wordt in ieder geval zeer gewaardeerd.
Management brengt verantwoordelijkheid met zich mee, niet alleen voor zelf gemaakte fouten, maar ook voor fouten gemaakt door medewerkers.
Ook al verlopen de zaken gladjes, wees altijd alert en blijf zoeken naar manieren om het nog beter te doen. Verbeter ook jezelf en realiseer je dat het leerproces nooit ten einde is.
Betrek het personeel zoveel mogelijk bij de planning en maak duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Dat het taalgebruik daarbij zo helder mogelijk dient te zijn zou vanzelfsprekend moeten zijn. Vermijd te gecompliceerd vakjargon.
Niemand kan overal tegelijk zijn en het is daarom ook belangrijk nee te kunnen zeggen tegen taken die op dat moment redelijkerwijs niet uitgevoerd kunnen worden.
Op het moment dat een manager een bepaalde taak op zich neemt, moet hij kunnen inschatten of hij redelijkerwijs die taak kan uitoefenen binnen de termijn die wordt afgesproken. Daarvoor dient hij een duidelijk omlijnd plan te ontwikkelen met heldere doelstellingen en toetsingsmomenten. Hij stelt vervolgens een team samen waaraan hij de uitvoering van het plan delegeert. Ieder teamlid is berekend voor zijn taak, kent zijn verantwoordelijkheden en zorgt voor regelmatige feedback. Duidelijkheid en realistische doelstellingen houden de stress beperkt.
Stel prioriteiten en werk de zaken naar gelang de mate van noodzakelijkheid af. Haal daarbij een psychologische overwinning op jezelf door onplezierige taken eerst af te werken. De voldoening dat achter de rug te hebben verhoogt de kans op een productieve dag aanzienlijk.
Wees punctueel. Laat niemand onnodig wachten.
Creëer een rustgevende werkomgeving, vrij van onnodige rompslomp en afleiding. Maak de werkomgeving aantrekkelijk door planten, uitzicht, geur, comfortabele stoelen en voor de liefhebbers speel rustige muziek of plaats een werkend fonteintje. Dit alles vermindert stress en verhoogt de productiviteit. Zie voor meer anti-stress tips Tips Voor Gestresste Ondernemers
Probeer volgens bepaalde schema's en routines te werken. Identificeer je meest productieve momenten in de dag en plan de belangrijkste taken gedurende die tijd. Voer ook een "niet storen" moment in voor taken die grote concentratie vergen. Dat bespaart tijd en energie. Hulp hierbij is het Pareto principe, zie het blogartikel van 09-04-2011: Spaar tijd en geld met het 80/20 principe Focus je energie hoofdzakelijk op de 20% vitale zaken.
Werk correspondentie snel en adequaat af. Laat niets te lang liggen en streef ernaar een document (email ect) maar één keer te bekijken en daarna gelijk af te handelen.
Groepeer vergelijkbare taken en werk ze in één ruk af.
Zijn projecten zeer gecompliceerd, probeer deze dan in hapklare brokken op te delen en concentreer je vervolgens op één deeltaak per keer.
Probeer aan het eind van de werkdag de eerste taak voor de volgende dag te identificeren en bereidt die dan al zo goed mogelijk voor en pak de volgende dag de draad daar weer onmiddellijk op.
Beloon jezelf regelmatig voor taken die snel tot een goed einde zijn gebracht. Denk daarbij aan een lekker etentje, een bezoek aan een theater, een wandeling in een mooi park.
Bereid vergadering goed voor en gebruik waar nodig onconventionele technieken om tot snelle resultaten te komen. ( zie Tips Voor Vergaderaars)
Identificeer de ongewenste tijdrovers. Probeer te ontdekken waardoor je ongewenst wordt afgeleid en probeer dat te elimineren. Vermijd hoe dan ook zoveel mogelijk trivialiteiten. Zie voor twee time management technieken: Tips voor ondernemers in tijdnood.
In Tips Voor Ondernemingsplannen wordt gewezen op de noodzakelijkheid van een soliede ondernemingsplan, dat regelmatig wordt geactualiseerd. De veronderstellingen die ten grondslag liggen aan het plan dienen realistisch te zijn. Ongefundeerd optimisme leidt al te vaak tot teleurstellingen, die ook demotiverend werken bij het personeel.
Met zuinigheid wordt niet bedoeld dat personeel onderbetaald wordt, of bij investeringen voor prijs in plaats van kwaliteit en duurzaamheid gekozen wordt, of noodzakelijke updates achterwege gelaten worden. Dat zijn voorbeelden van verkeerde contra-productieve zuinigheid. Wees wel bedacht op nodeloze verspilling, voorbarige investeringen, onnodig dure kredieten ( zie Tips Voor Kredietaanvragen ) ect..
Wees attent op het feit dat een onderneming vele stakeholders heeft. Niet alleen eigenaren of aandeelhouders zijn stakeholders. Ook het personeel, de gemeenschap en het milieu zijn stakeholders. Sociaal verantwoord ondernemer met oog voor lange termijndoelstellingen is steeds meer gemeengoed aan het worden.
Geconfronteerd met stevige problemen dient de manager zijn emoties te controleren en evenwichtig te zijn. Verzamel eerst de feiten voordat een oordeel gegeven wordt. Maak het niet persoonlijk, maar houd het nuchter en zakelijk. Los eerst het probleem op en kijk later naar oorzaken.
Kijk ook eens op ons Blog, waar vele interessante onderwerpen aan bod komen. Heeft u nog vragen, neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.
